2. Типовими для ділових текстів є дієприкметникові та дієприслівникові звороти.

Вони дають змогу чітко виявити логічне підпорядкування частини висловлюваної думки, а водночас і економніше висловлювати її, беручи на себе функції підрядного речення.

· Тому дієприслівникові та дієприкметникові звороти ставляться на початок речення: Зважаючи на викладене вище, хочемо...

· Для передачі часового, причинового, умовного значення дієприслівникові звороти замінюють підрядним реченням: Як вказувалося (говорилося) вище, треба...

· Не бажано розпочинати кожне речення чи абзац документа дієприслівниковим зворотом. Їх варто заміняти підрядним реченням: Будучи директором фірми... – Як директор фірми...

3. При укладанні документів слід звернути увагу на присудок.

· У документах присудок переважно має форму теперішнього часу: Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... згідно з умовами договору.

· Поширені пасивні конструкції із дієсловами на -ться, які вказують на позачасовість дії: виплати нараховуються, проект обговорюється, відділ підпорядковується, ректорат клопочеться.

· У ролі присудка досить часто вживаються інфінітивні конструкції: зробити, включити, сприяти, відзначити, затвердити, зобов'язати, затвердити, попередити.

· Вживається також і наказова форма дієслів: наказую, пропоную оголосити застосовується лише в першій особі однини в тих документах, які показують принцип єдиноначальності.

4. Документ лише тоді логічно бездоганний, коли в ньому витримано ієрархію підпорядкування понять.

Тому до однорідних членів речення в ньому ставляться досить жорстокі вимоги.

· У ролі однорідних не виступають слова, що виражають родові (ширші) та видові (вужчі) поняття. Наприклад: У цьому році було посіяно зернових 500 га, ячменю 30 га, кукурудзи 400. Треба було б: у цьому році було посіяно зернових 500 га, у тому числі ячменю 30га, кукурудзи 400.

· Не можна будувати однорідного ряду зі слів, близьких за значенням або тотожних: Інфляція, знецінення грошей призвели до скрутних наслідків в економіці.

· Не слід вживати як однорідні ті слова, що виражають різнопланові, тематично не пов'язані поняття: У резолюції висловлені висновки і побажання, які ми повинні врахувати. Побажання можна висловити, висновки – зробити. Моє враження від цієї особи і ставлення до неї...

· Якщо при однорідних членах є узагальнююче слово, то воно повинне стояти у тому ж відмінку, що й однорідні члени речення. Порівняймо: База одержала такі товари (кого, що?): паперову тару, кольорову фарбу – На базу надійшли такі товари: паперова тара, кольорова фарба; У надрах України є багато корисних копалин: кам'яного вугілля, залізної руди, кам'яної солі – Україна багата корисними копалинами: кам'яним вугіллям, залізною рудою, кам'яною сіллю.

Синтаксичні структури діловодства.

У діловому мовленні складне речення, як і просте, обслуговує потреби мовного спілкування (як усного, так і письмового). Різні типи синтаксичних структур дають надзвичайно багаті можливості для якнайточнішого вираження змісту ділових паперів та передачі різноманітних логічних відношень.

Складні синтаксичні структури відрізняються від простих речень своєю будовою: членами простого речення є слова або словосполучення, а членами складних конструкцій є кілька моделей речень (прості речення поєднуються і стають частинами складних речень).

Одна з основних вимог до речень будь-якого типу у діловому мовленні є вимога чітко й містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і зв'язків. Синтаксичні зв'язки у реченнях називають за функцією залежного члена речення: означальні (між означенням і підметом, додатком, обставиною), обставинні (між присудком і обставинами), додаткові (між присудком і додатком), присудкові (між підметом і присудком).

У діловій документації переважає розповідна форма викладу.Присудок ставиться здебільшого у формі теперішнього часу, перевага надається пасивним конструкціям {прибуток — одержується, система освіти — перебудовується та ін.). Синтаксис ділових паперів характерний вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати та ін.), дієприслівникових і дієприкметникових зворотів; використанням серед дієслівних форм першої особи множини теперішнього і майбутнього часу (розглянемо, пропонуємо, звернемося та ін.), розщепленого присудка (виявити увагу, вести переговори та ін.).

Серед синтаксичних структур складних речень у ділових паперах широко вживаються сполучники /, але, а, зв'язки між простими реченнями в межах складного синтаксичного цілого здійснюються за допомогою сполучників через те що, перш ніж, після того як та ін., а для позначення складних логічних зв'язків використовуються багатослівні сполучники типу відповідно до того, у зв'язку з тим та ін.