5. Ұйымның істер номенклатурасын жасау және бекіту тәртібі

Құрамдас бөлімшелердің істер номенклатурасы соңғы тоқсанда жасалады және онған бөлімше бастығы қол қояды (2 қосымша).

Құрамдас бөлімшелердің істер номенклатурасы негізінде құжаттаманы басқару қызметі ұйымның жиынтық істер номенклатурасын жасайды. Ұйымның жиынтық істер номенклатурасына оны пайдалану бойынша нұсқаулар жасалады (№2 қосымша).

Ұйымның істер номенклатурасына ведомствалық мұрағат (егер ол бар болса) виза қояды, құжаттама басқару қызметінің басшысы қол қойғаннан кейін Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар басқармасының сараптау-тексеру комиссиясының келісіуне ұсынылады, келісілгеннен соң ұйым басшысы бекітеді.

Жиынтық істер номенклатурасы күнпарақ жылының 1 қаңтарында іске қосылады және 5 жыл бойы жарамды болады. Ол тек ұйымның (немесе оның құрамдас бөлімшесінің) функциясы мен құрылымы түбегейлі өзгергенде ғана қайта жасалып, қайта бекітуге ұсынылады. Бұндай өзгерістер болмаған жағдайда әр жылдың соңында ол туралы анықталады, қажет болған жағдайда толықтырып, түзетіп келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап іске қосады. Егер ұйымның әрекеті маусымдық сипатта болса (іс жүргізу жылы сезондық қызметке байланысты басталып, аяқталатын экспедициялар, театрлар, оқу орындары және т.б.) келесі жылдың істер номенклатурасы адлыңғы маусымның алдында жасалады.

Істер номенклатурасы қажеттінше дана санымен жасалады. Бірінші данасы іске салынып, құжаттама басқару қызметінде сақталады, екіншісін құжаттама басқару қызметі жұмыс барысында пайдаланады, үшінші данасы ведомствалық мұрағатта есептік құжат ретінде сақталады, төртінші данасы келісілген соң мемлекеттік мұрағатта қалады, бесінші данасы үзінді қалпында ұйымның қажетті құрамдас бөлімшелеріне жұмыста пайдалану үшін беріледі.

Құжаттарын мемлекеттік сақтауға өткізбейтін ұйымдар істер номенклатурасын жоғары тұрған органның сараптау комиссиясымен келіседі.

Істер номенклатурасын жасау бойынша әдістемелік құрал мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың (заңды тұлғаларадың) құжаттама басқару қызметінің қызметкерлеріне арналған.

Құжаттардың түрлері және олардың жіктелуі

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізуі барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни, ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс - әрекеттері бойынша жалпы құжаттарды ұйымның барлық құрылымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші – ол басқару функциялары бойынша құжаттар. Бұл құжаттарды қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функционалдық бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілері бойынша жіктеледі:

Құжат түрінің атаулары бойынша – қызметтік хаттар, бұйрықтар, хаттамалар, актілер, баяндау хаттар, шарттар және т.б. Бұл құжаттардың безендірулері бір ізге келтірілген және олардың әрқайсысының өзіндік үлгі – формулярлары бар.

Шығу немесе жасалу орындарына қарай ішкі құжаттар (ұйым қызметкерлері жасаған құжаттар) және сыртқы (басқа ұйымдардан немесе жеке тұлғалардан келіп түскен құжаттар) құжаттар.

Құжаттар қойылған мәселе, берілген сұрақтардың көлеміне қарай – жай (бір сұрақтан тұратын) және күрделі (бірнеше сұрақтан тұратын) құжаттар болып бөлінеді.

Нысана түрлеріне қарай – жеке құжат (мысалы, баяндау хат), трафареттік (бұл құжаттың бір бөлігі басылып дайындалған, қалған бөлігі құрастыру негізінде топтастырылады) және бір текті кәсіпорындар үшін жасалған типтік құжаттар.

Орындау уақыттарына қарай – жедел, яғни құжаттың орындалуының белгілі аралықта талап ететін және жедел емес – орындалу уақыты шартты түрде белгіленген.

Пайда болуларына қарай – ұйым немесе қызығушының тарапына байланысты қызметтік және нақты тұлғаларға қатысты жеке құжаттар.

Жазылу орталықтары бойынша жазбаша, графиктік, фотокино құжаттар.

Көркемделу түрлері бойынша

Түпнұсқа құжат – автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат.

Құжаттың түпнұсқасы – ресми құжаттың алғашқы немесе жалғыз нұсқасы.

Төлқұжат – құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы.

Құжат көшірмесі – түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат.

Құжаттың куәландырылған көшірмесі – заңдық күш беретін, белгіленген тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі.

11.

классификаторларды құру 2 кезеннен тұрады. 1. ақпарат классификациясы 2. бөлу, ажырату (кодирование) Құжаттарды классификарлауды арнайы мамандар жасауы тиіс. Егер де құжаттарды кассификаторлау кезінде қателік кетсее, ол үлкен қиыншылыққа әкеп туғызады (прктика жүзіне жоқ). Кейбір қателері типтік болып келеді және ол кез-келген мекемеде орын алады. Классификаторларды дайындау үшін міндетті түрде құжаттардың жинақтамасы, жиынтығы (комплект) қажет. Алғашқыда барлық құжаттар топтарға (шығаррылған күнінен) бастап жіктейді. Классификаторларды құру процессі келесідей жұмыстаран тұрады: классификатор формаларының жоспарын, жоюға арналған тізімдені дайындау, стандарттау және басқа да жетекші материалдардың тізімдемесін дайындау, құжаттарды кодтау, классификатор мазмұның дайыдау, нақтылау және көбейту мәселелері, классификаторларды практикалық талдау жұмыстарына пайдалануға беру. Классификаторларды дайынау барысында 10-дық индекстар қолданады. Классификаторларды дайындау барысында барлық бөлімдері (детали) көлемі бойынша жүйеленеді. Олар құжаттардың қалыпты жағдайында (нормализация) әкеледі. Классификаторларды дайындамастан бұрын, ең алдымен мынадай жайттарды ескеру қажет: егер дайындалайын деп жатқан классификаторлар жалпымемлекеттік (ел аумағында бірдей) және өспелі болса. Содан кейін локальды кодтауға болады. Классификаторларда мінездеме (характеристика) көрсетілмейд

9 .

вопрос 9 Іс жүргізудегі құжаттық материалдарды ғылыми жіктеу (классификация) құжаттарды сипатына, мазмұнына, функциясына қарай біріктіру дегенді білдіреді. Топтау мәселесі іс жүргізуде мемлекеттік мәселе болып табылады. Сондықтан жіктеуді жоғарғы ұйымдар орындап отырды. Құжаттар осылай болып жіктелді. 1) Ұйымдастыру мәселелері 2)Кадрлар 3)Техникалық насихаттау 4)Насихаттау 5) Нақтыландыру Классификация - Кеңестік кезеңде іс жүргізудің ішкі құрамын ретке келтіру, және сыртқы белгілері бойынша ажырату. Классификацияның 4 түрі: 1) жекелеген мекеме үшін 2)Ведомства үшін 3)Ұлттық масшта 4)Халықаралық комитет Классификация әр топтағы құжаттардың белгілі бір әдістерін және іс жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру үшін мүмкіндік береді. Классификацияның іс жүргізудегі маңызы зор. Іс жүргізуде құжаттардың жіктелуі, орындалуы істердің тез орындалуына әсерін тигізеді. Халықаралық Библиография Институты өздерінің классификациясын ұсынды. Негізінен құжаттың түріне қарай жүргізді. Бұл ұсынылған классификацияны салыстыра отырып Кеңес Одағы өз классификациясын ұсынды. 1923 жылы Халықаралық Библиография Институты ұсынған классификация бойынша негізделген 1)жалпы мәселелер 2)мемлекеттік ресурстар 3)үлкен топтың атауы (мемлекеттік бюджет) 4)Саяси экономикалық мәселе 1939 жылы КСРО Халық Комиссарлар кеңесі 29 қарашадағы қаулысымен классификацияны заңдастыру және ретке келтіру үшін Басқару Техникалық Институт жаңа түрін ашты. Осыған сәйкес комиссия классификацияның пәндік және 10 саннан тұратын индекстерге сәйкес бүкіл Кеңес Одағын қамтитын түрін қабылдады. Классификацияның жаңа түрі 0. Мемлекеттік құрам 1. Халық шаруашылығы 2. Өнеркәсіп 3. Ауыл шаруашылығы 4. Қамтамасыз ету және тауар 5. Комуналдық, тұрғын үй шаруашылығы 6. Көлік және байланыс 7. Қаржы 8. Еңбек 9. Әлеуметтік Сәйкесінше 9 пункт өзінше жіктелді. 00. Кеңестердің конституция және кеңестік сайлау 01. Аумақ 02. Орталық 1939 жылы КСРО Ғылым Академиясы «Систематическое таблица научной и деловой документаций», «Ғылыми құжаттардың жүйелік кестесі» деген классификация енгізді. Ғылым Академиясы Классификация құрған кесте бойынша барлық ұйымдарға берілуі тиіс болды. Соғыстан кейін 1953 жылы осы құрылған классификацияға сәйкес бланктердің типтік, көбінесе комуналдық шаруашылық түрлері көбейді. Осы уақытқа дейін осы жасалған классификация сақталмады. Осыған сәйкес архивтерде және ұйымдарда екі түрлі анықтама 1) классификатор 2) істің номенклатурасы пайда болды. Осы екі анықтама күні бүгінге дейін іс жүргізуде пайдаланылып келеді.