12 . Іс номенклатурасын құрастыру және пайдаланудың әдістерін анықтаңыз.

Мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың (заңды тұлғалардың) іс-әрекеті процесінде көптеген түрлі, әр қилы сипаттағы, мазмұндағы және мақсаттағы құжаттар пайда болады. Олардың барлығы ақпарат тасылмалдаушы болып табылады және басқарма аппаратының қызметінде пайдаланылады.

Пайдаланылып болған соң құжаттар белгілі бір сұраққа қатысты немесе мекеме әрекетінің қандай да бір учаскесіне қатысты құжаттар жинағы ретінде істерге топтастырылады.

Құжаттарды істерге дұрыс топтастыру орындалған құжаттардың түрлері және мазмұны бойынша тез табуды қамтамасыз етеді. Құжаттарды жан-жақты пайдалануға іс жүргізудегі арнайы классификациялық анықтамаларда – істер номенклатурасында бекітілген барынша маңызды ұқсастық және айырмашылық белгілері бойынша ғылыми негізделген алғашқы топтастыру көмегімен қол жеткізіледі.

Істер номенклатурасы – бұл ұйымда басталған сақталу мерзімі көрсетілген, бекітілген тәртіпте хатталған істердің жүйелі тізбесі. Істер номенклатурасы құжаттардың мекеме ішіндегі негізделе отырып, таралуы және қалыптастырылуы, құжаттарды табуды қамтамасыз ету және істерді есепке алу мақсатында жасалады. Істер номенклатурасының көздегені орындалған құжаттарды іске топтастыру, істерді жүйелендіру, істерді индекстеу және сақталу мерзімін тағайындау, сонымен қатар істер номенклатурасы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау істерінің тізімдемелерін жасауға негіз және іс жүргізудегі негізгі есептік құжат болып табылады.

Үш түрлі істер номенклатурасы болады: тұрпатты, үлгі және ұйымның (нақты) істер номенклатурасы.

Тұрпатты номенклатура әрекетінің сипаты және ұйым құрылымы бойынша бір тектес ұйымдар үшін жасалады. Ол саладағы бір индекстеу жүйесіндегі істердің тұрпатты құрамын анықтайды және нормативтік құжат болып табылады.

Істердің үлгі номенклатурасы әрекетінің сипаты бойынша бір тектес, бірақ ұйымның құрылымы бойынша әр құрылымның индексі көрстілген істерінің үлгі ретіндегі құрамын анықтайды және кеңес беруші сипатта болады.

Ұйымның істер номенклатурасы – бұл белгі күнпарақ жылына ұйымның іс жүргізуінде басталуы көзделген істердің нақты атауларының жүйеге келтірілген тізбесі.

Ұйымның істер номенклатурасы ұйымның әрекеті барысында пайда болған құжаттардың мазмұны мен санын, құжаттар құрамын зерделеу негізінде жасалады.

Ұйымның істер номенклатурасын жасағанда ұйымның жарғысын немесе ережесін, штаттық кестесін, ұйым жұмысы туралы жоспарлар мен есептерді, тұрпатты және үлгі істер номенклатурасын, сақталу мерзімі көрсетілген тұрпатты және ведомствалық тізбені, Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін (М., 1986), алдыңғы жылдардың істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша сақталатын істер тізімдемелерін басшылыққа алған жөн.

2. Атаулар және істер номенклатурасында оларды құрастыру

Номенклатурада жұмыстың барлық құжаттандырылатын учаскесін бейнелейтін құжаттарды топтастыруға арналған істер атаулары, оның ішінде қоғамдық ұйымдар (кәсіподақтар, ерікті қоғамдар) әрекеті барысында пайда болған және қоғамдық бастамамен әрекет ететін (комитеттер, комиссиялар, Кеңестер) құжаттарын топтастыру үшін іс атаулары қарастырылуы керек.

Істер номенклатурасына «Қызмет бабында пайдалану үшін» (ДСП) белгісі бар құжаттарды топтастыруға арналған атаулар, анықтамалық және бақылау картотекалары, істер номенклатурасы, жеке істер, «ДСП» белгісі бар құжаттарды есепке алу журналы енгізіледі.

Бір жыл ішінде шешілмеген мәселелер бойынша істердің атауы ауыспалы болып табылады және сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ауысады.

Істер номенклатурасына құқықтық мұрагері ұйым болып табылатын, жойылған ұйымдардың іс жүргізуінде аяқталмаған істердің атауы енгізіледі.

Істер номенклатурасына баспа басылымдарының (кітапшалардың, анықтамалықтардың, бюллетеньдердің және т.б.) атаулары кіргізілмейді.

Іс атауы істегі құжаттардың негізгі мазмұнын және құрамын анық бейнелеуі қажет.

Іс атаулары келесі ретпен орналасқан элементтерден тұрады:

- құжат түрінің атауы (бұйрықтар, хаттамалар, т.б.), басталған істің тегі (хат алмасу, құжаттар, істер);

- құжат авторы (ұйымның немесе құрамдас бөлімшенің атауы);

- хат алушы және хат жіберуші (хат-хабар жіберлген ұйымның және хат-хабарды алатын ұйымның атауы);

- іс құжатының қысқаша мазмұны;

- істегі құжаттың мазмұнына қатысты мекеннің (аумақтың) атауы;

- істегі құжаттың датасы (кезеңі);

- істегі құжаттың көшімесінің бар-жоғы туралы.

Іс атауында нақты емес мәліметтерді көрсетуге жол берілмейді («әр түрлі материалдар», «жалпы хат алмасу», «кірісі құжаттары», «шығыс құжаттары» және т.б.).

Іс атауында құжат атауы жеке немесе көпше түрде көрсетіледі (бір аттас құжаттарды іске топтастырғанда), мысалы:

«Диплом беруді есепке алу журналы».

«Кәсіпорын акционерлері жиналысының хаттамалары».

«Құжаттарды орынуды бақылау бойынша мәліметтер».

Істе бірнеше атауы бар құжат болған жағдайда олар атауда тізіліп жазылады, мысалы:

« . . . жіберілген ғылыми жұмыстарға пікірлер және қорытынды»

« . . . ғылыми кеңес мәжілістерінің стенограммалары мен хаттамалары».

Бір сұрақ бойынша, бірақ іс жүргізуде реттік тәртіптегі байланысы жоқ құжаттары бар іс атауында іс түрі ретінде «құжаттар» термині қолданылады, ал атау соңында құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі.

Мысалы: «Сала аралық және салалық тақырыптық көрмелерді өткізу бойынша құжаттар (жоспарлар, тізімдемер, бяндамалар, экспонаттар сипаттамалары).

«Құжатар» термині бір құжатқа қосымша-құжаттары бар істер атауында қолданылады.

Мысалы: «Әдістемелік кеңес мәжілісінің хаттамаларына қосымша құжаттар».

Құжат авторы ретінде ұйымның атауы қысқа болып көрсетіледі немесе ортақ түрлік атауы беріледі.

Мысалы: «Институттың ғылыми кеңесі мәжілісінің хаттамалары».

Хат алмасулар кіргізілген істер атауларында оның кіммен және қандай сұрақтармен жүргізілгені көрсетіледі.

Егер хат алмасу бір тектес хат алушылармен бір сұрақ жөнінде жүргізілсе, онда іс атауында нақты атау көрсетілмейді, олардың жалпы атауы беріледі:

«Аудандық мұрағаттармен ғылыми-практикалық конференциялар өткізу туралы хаттар»

«Трестермен құрылыс жұмыстарын механикаландыру туралы хаттар».

Егер хаттарды әр тектес хат алушылармен бір сұрақ бойынша жазысса, онда оны іс атауында тізіп жазбауға болады.

Мысалы: «Ғылыми-ұйымдастыру сұрақтары бойынша хат алмасу».

Егер тек бір хат алушымен хат жазылу жүргізілсе, іс атауында тек бір нақты хат алушы көрсетіледі.

Мысалы: «Топаз» өндірістік бірлестігімен шикізатпен қамтамасыз ету бойынша келісім шартты орындау туралы хат алмасу».

Іс атауында қажет болса құжаттың көшірмесі бар-жоғы көрсетіледі.

Мысалы: «Ректордың жеке құрамды жинақтау және өзгерту бойынша бұйрықтар. Көшірме».

Жоспарлық немесе есептік құжаттамалары бар істер атауында жоспардың (есептің) жасалған кезеңі (айы, тоқсаны, жылы) көрсетіледі.

Егер іске белгі бір формадағы статистикалық есеп көрсетілсе, іс атауында оның формасы, оның номері немесе шартты белгісі (шифрі) көрсетіледі. Форманың номері негізгі элемент ретінде емес, атауға қосымша ретінде жақшаның ішінде көрсетіледі.

Мысалы: «Еңбек және қызметкерлердің жұмыстан шығуы туралы болжау бойынша тоқсандық және айлық статистикалық есептер (ф. 1-ТВ)».

Егер іс бірнеше томнан немесе бөлімнен тұратын болса, онда істің жалпы атауы жасалады, содан соң қажетінше ортақ атаудың мазмұнын нақтыландырушы болып табылатын әр томның (бөлімнің) өз атауы жасалады.