Тема 3. Система управления базой данных Microsoft Access. Теоретические сведения

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, наполнения, редактирования, хранения базы данных, а также отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием.

Структура базы данных включает в себя поля и записи. Большинство баз данных имеют табличную структуру. Поля – это столбцы таблицы, а записи – строки.

Поля определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных:

• имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой данных (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

• тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

• размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

• формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках данного поля;

• маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

• подпись – определяет заголовок столбца таблицы данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка используется свойство Имя поля);

• значение по умолчанию – значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

• условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (как правило используется для данных числового, денежного типа или типа дата);

• сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

• обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля;

• пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (относится к типам данных: текстовый, поле Memo)

• индексированное поле – свойство, которое используется для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Если в таблице одно ключевое поле, то MS Access автоматически устанавливает его индексированным полем. Поля типа MEMO, логические и поле объекта OLE не могут быть индексированными. Однако индексы замедляют изменение, ввод и удаление данных, поэтому не рекомендуется создавать избыточные индексы.

• смарт-теги – применяются для автоматизации операций, связанных с обработкой данных других программ, это значки, при щелчке на которых динамически отображаются некоторые сведения, например, полученные из Интернета.

Типы данных

Текстовый - тип данных, используемый для хранения текста или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номера телефонов или почтовые индексы (до 255 символов).

Поле МЕМО - тип данных, используемый для хранения длинного текст или чисел, например, примечания или описания (до 65 536 символов).

Числовой - тип данных, содержащий значения, с которыми можно выполнять математические операции. Рассмотрим некоторые свойства данного типа поля: свойство Размер поля для числовых полей определяет, является ли число целым или десятичным, а также максимальное и минимальное допустимое значение поля:

Значение свойства «Размер поля»	Целое или десятичное	Диапазон значений
Байт	Целое	От 0 до 255
Целое	Целое	От -32 768 до 32 767
Длинное целое	Целое	От -2 147 483 648 до 2 147 483 648
Одинарное с плавающей точкой	Десятичное, до 7 значащих цифр (по обе стороны десятичного разделителя)	От -3,4×1038 до +3,4×1038
Двойное с плавающей точкой	Десятичное, до 15 значащих цифр	От -1,797×10 308 до +1,797×10 308
Код репликации	Глобальный уникальный идентификатор (GUID)
Действительное	Десятичное, с заданным количеством значащих цифр	От -1028 до +1028

Свойство Точность определяет максимальное хранимое в базе суммарное количество знаков в целой и дробной части.

Свойство Шкала – максимальное количество знаков в дробной части

Дата/время - тип данных, используемый для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных, используемый для хранения денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений.

Счетчик - автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

Логический - данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Значения Null не допускаются.

Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, таких как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате, созданные в других программах, использующих протокол OLE.

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, что данные выбираются из списка.

Объекты базы данных.

Таблицы – основные объекты любой базы данных. Хранят данные и структуру базы данных.

Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде, сортировку и фильтрацию отобранных данных. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления.

Запросы берут данные из базовых таблиц и на их основе создают временную результирующую таблицу, которая не имеет аналога на жестком диске, поэтому работа с ней, происходит гораздо быстрее и эффективнее, чем с основной таблицей.

Формы – это средства ввода и просмотра данных. С помощью форм можно закрыть некоторые поля для несанкционированного ввода, можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. При необходимости ввода данных с заполненных бланков, можно представить форму с помощью графических средств так, чтобы она повторяла оформление бланка, что значительно упрощает набор данных.

Отчеты предназначены для вывода данных на печатающее устройство. В связи с этим в отчетах используются специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (колонтитулы, номера страниц, время и дата создания отчета).

Страницы. Этот объект позволяет создать Web-страницы, компоненты которых осуществляют связь с базой данных. Web-страницу можно передать клиенту, сама же база будет располагаться на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базой данных. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД.

Модули предназначены для создания новых функций путем программирования, при этом используются средства внешнего языка программирования.

Лабораторная работа №1. Создание базы данных.

1. Создайте базу данных, состоящую из трех таблиц:

Таблица Страны. Общие сведения.

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Страна	Текстовый	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
Столица	Текстовый	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
Площадь	Числовой	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Население	Числовой	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да Индексированное поле: Да (совпадения допускаются)
Форма правления	Текстовый	Пустые строки: нет Обязательное поле: да Поле подстановки
Продолжительность жизни	Числовой	Размер поля: действительное Формат поля: основнойазрядов Точность: 18 Шкала: 4 Значение по умолчанию: 0 Число десятичных знаков: 2 Обязательное поле: да Индексированное поле: нет

Значком отмечено ключевое поле.

Таблица Экономические характеристики стран

Имя поля	Тип данных	Длина поля	Описание поля
Страна	Текстовый	30	Обязательное поле: да Пустые строки: нет
ВВП на душу населения, долл. США	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Внешний долг, долл. США	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Рабочая сила	Числовой	10	Размер поля: длинное целое Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да
Уровень безработицы	Числовой	20	Размер поля: действительное Формат поля: с разделителями разрядов Обязательное поле: да

Значком отмечено ключевое поле.

Таблица Форма правления.

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Форма правления	Текстовый	Обязательное поле: да Пустые строки: нет

Значком отмечено ключевое поле.

2. Установите связь между таблицами.

Таблица		Таблица
Страны. Общие сведения		Экономическая характеристика страны
Страна		Страна
Форма правления

Таблица

Форма правления

Форма правления

3. Измените структуру таблицы Страны. Общие сведения. Данные для поля Форма правления должны выбираться из одноименного поля таблицы Форма правления, для поля Форма правления используйте тип поля Мастер подстановок.

1. Заполните таблицы, используя исходные данные. Заполнение начинайте с таблицы Форма правления.