2.3 Рекомендации по организации мероприятий в сфере pr

Задачи специальных PR-акций сводятся к двум важным моментам: обеспечение постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле и дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции или услугам. PR-специалисты руководствуются простой истиной: «природа не терпит пустоты». Если продукт или услуга перестают быть в центре общественного внимания, их место немедленно будет занято конкурентами. Чтобы этого не произошло, используются различные креативные разработки и оригинальные технологии, разрабатываемые агентствами или консалтинговыми фирмами.

Правильное планирование - залог успешной деятельности, будь то организация и проведение мероприятия или работа компании на квартал. Поэтому сегодня данному вопросу уделяется немало внимания в специализированной литературе, создаются методики планирования, разрабатывается программное обеспечение, например MS Project Manager - программа, отлично знакомая каждому руководителю подразделения предприятия. Планирование - часть сложного, но увлекательного процесса управления проектами или проектного менеджмента. Не обязательно вдаваться в программное обеспечение и подробные инструменты планирования, однако, их изучение может существенно облегчить работу руководителя проекта.

В процессе подготовки мероприятия участвует множество различных специалистов и служб. В ходе подготовки предстоит работать с подрядчиками, спонсорами, партнерами, средствами массовой коммуникации. Следует обратить внимание, что при работе в данном направлении основное качество, которым должен обладать event-менеджер - навыки коммуникативного общения, ведения переговоров, работы с возражениями и пр. Это довольно сложные задачи, поэтому их необходимо включать отдельными пунктами в план системы корпоративного обучения компании.

Подрядчики - это компании, предоставляющие необходимые для организации мероприятия товары и услуги. Первоначально в работе с подрядчиками необходимо понять, какие это будут компании. Для этого нужно соизмерить ресурсы, которые есть у компании, с тем, что обязательно понадобиться и без чего мероприятие будет неполноценным. Кроме того, подрядчики - это все те компании, помощь которых понадобиться в сам день проведения мероприятия: гостиницы, конференц-залы, службы кейтеринга, рестораны, экскурсионные компании, трансферные службы и пр.

Процесс работы с подрядчиками включает: мониторинг потенциальных подрядчиков и составление базы данных, поиск наиболее приемлемых вариантов для сотрудничества, написание спонсорского (партнерского) предложения, переговоры и принятие решения о варианте сотрудничества, разработка и ведение необходимой документациями.

Более серьезных коммуникативных навыков требует работа со спонсорами, ведь в данном случае речь идет не о взаимозачете «услуги-реклама», а о конкретных и соизмеримых финансах.

Специфика работы со спонсором заключается в многообразии предоставляемых услуг. Необходимо определиться с различными категориями спонсорства и подготовить пакетное предложение для каждой из этих категорий. Можно придумать и ввести собственную систему градации спонсоров: генеральный, официальный, спонсор, спонсор сессии; платиновый, золотой, серебряный, бронзовый спонсор; генеральный партнер, официальный партнер, партнер и т.д. Вариаций может быть множество, суть от этого не изменится. Каждая категория спонсорства должна быть четко регламентирована пакетным предложением и стоимостью данного пакета, т.е. размером спонсорского вложения.

Если говорить конкретно о премии «Серебряный лучник, то отметим следующее, в России «Серебряный Лучник» по всем рейтингам - самая известная и упоминаемая в средствах массовой информации премия в области общественных коммуникаций. Опытные специалисты в области общественных связей, студенты, сотрудники корпораций и государственных структур о премии знают, потому что именно «Серебряный Лучник» по крупицам собирает примеры наилучших практик, представляет решения различных социальных и бизнес-задач, устраивает открытые презентации проектов и выпускает книги.

Значение премии «Серебряный Лучник» не только в том, чтобы определить лучших в профессии, а чтобы организовать площадку для коммуникаций. Как ни странно, специалисты по коммуникациям далеко не всегда способны наладить коммуникации между собой даже в рамках одного города.

Главная заслуга «Серебряного Лучника» в том, что за четыре года он смог создать эту коммуникационную площадку, на которой PR-специалисты могут общаться между собой. И совершенно неважно, кто побеждает и кто проигрывает. Важно, что началось взаимодействие друг с другом.

В результате данной премии можно реализовать очень важные и эффективные проекты с практически нулевым бюджетом. А хорошая идея и правильно построенная информационная кампания может быть эффективнее, чем многомиллионный бюджет. Бюджет не является критерием успешности или еще чего-либо в данном случае.

Проведенное исследование продвижения мероприятий в сфере PR показывает, что любая идея, которая хоть насколько-то может быть людям интересна, должна быть представлена на «Серебряном Лучнике».