1. 19.Система планирования личного труда.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить следующим образом: как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня.

Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40– планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Планирование, как это уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.

Существует ряд преимуществ письменной формы планирования.

-Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

-Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

-В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

-Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (их переносят на следующий день).

-За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

-Последовательное планирование дня обуславливает совершенствование Вашей личной методики работы.

-Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, «а что, собственно, сделано?», то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

• Долгосрочные (перспективные) цели– планы на всю жизнь или на несколько лет;

• Среднесрочные цели – годовые планы;

• Текущие цели – месячные, декадные, еженедельные планы.

В связи с этим выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в т.ч. Оперативное – неделя, день).

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода. Их следует учитывать для корректировки планов на последующий период.

20.Техника планирования личного времени.

К навыкам, полезным в деле управления временем, относятся навыки печати слепым десятипальцевым методом, навыки ведения переговоров и совещаний (в том числе телефонных), методы обращения с документацией и бумагами, методы быстрого чтения и многие другие. Г. Архангельский пишет о том, что при обращении с бумагами также действует правило Парето: 80% полезной информации можно получить из 20% документов. Следовательно, к ним необходимо применять те же правила расстановки приоритетов.

А. Лакейн рекомендует не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса А, с делами класса В. На столе стоит закрепить особое место для дел А.

На входящую документацию лучше реагировать немедленно, потому что если реакция отложена во времени, бумагу придется читать как минимум еще один раз. Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана.

Относительно обучения скорочтению Лакейн настроен довольно скептически. Его метод предполагает ограничение объема чтения, во-первых, за счет менее важных книг и, во-вторых, тех, чтение которых не представляется срочным. Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас: все равно вы забудете многое из прочитанного. Но самое главное, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими словами: постарайтесь избавиться от чтения, не приносящего ни удовлетворения, ни актуальной информации (класс В). Таким путем вы сможете оставить больше времени и энергии для чтения класса А, сохраняя при этом вашу нормальную скорость.

Неклассические подходы к организации времени

Критика классических концепций. Если отбросить замечания в адрес традиционных систем управления временем, связанные с указанием на их высокую трудоемкость, низкую эффективность и т.д., можно выделить несколько направлений в целом обоснованной критики.

1. Традиционные системы превращают человека в агрессивного рационализатора, лишенного здоровой спонтанности, не использующего возможности интуиции и мало интересующегося жизнью близких. Например, Даниил Гранин в книге "Эта странная жизнь" пишет о том, что Любищев вел запись затрат времени затрат даже во время разговора с дочерьми. В одном из его годовых отчетов содержится сожаление по поводу того, что пришлось отложить написание научной статьи из-за болезни дочерей.

А. Лакейн описывает три одиозные фигуры, представляющие собой результат крайнего увлечения тайм-менеджментом. Сверхорганизованный и сверхактивный человек, который постоянно составляет списки, оказывается настолько занят делами, что ему уже не хватает времени на то, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы. Внимание человека, помешанного на хронометраже, постоянно поглощено циферблатом часов.

2. Большинство методик организации времени рассчитаны на определенный тип личности: упорядоченный, аналитичный и т.д. Такое положение не является нормальным и создает предубеждение, что есть люди, предрасположенные к организации собственного времени и не предрасположенные.

3. Классические техники планирования не учитывают такие факторы, как ограничения человеческой памяти, ума, мотивации; преувеличивают возможности контроля и планирования событий. Проблема мотивации занимает, пожалуй, наиболее важную позицию: люди склонны откладывать важные и несрочные дела ради менее важных, поскольку:

– они требуют значительных затрат времени и сил;

– достаточно велика вероятности неудачи и высока ее цена, что ставит под угрозу самооценку.

4. Классические подходы слабо учитывают специфику апериодичных и неустойчивых видов работ, число которых постоянно растет в условиях новой экономики и предпринимательского отношения к управлению.

Личные техники планирования времени

Борьба с недостатком мотивации: техники работы с промедлением.

Одной из причин нехватки времени является склонность или привычка откладывать дела, поступки, действия до какого-нибудь срока, который чаще всего неонределен. Промедление приносит беспокойство по двум причинам. Во-первых, откладывание дел приводит к внешним последствиям. Во-вторых, промедлитель страдает от внутренних последствий, испытывая различные негативные чувства от легкой раздражительности и сожаления до отчаяния. Техники преодоления промедления довольно подробно описаны в работе Лакейна. Упомянем некоторые, наиболее интересные из них.

Метод "швейцарского сыра".

Лакейн пишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело А-1 – это проделать в нем "дырки". Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода швейцарского сыра является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким: чем легче, тем лучше, и при этом связано с делом А-1. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела А-1. Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения, прежде чем дело А-1 наберет инерцию движения.

Представление о сложности.

Исследования показали, что люди, которые надеялись (и пытались) добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся и ожидал провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с более легким. Лакейн пишет, что такое впечатление рождено чувствами, а не фактами. Поскольку вы, как правило, не знаете наверняка, – считает он, – насколько трудным окажется то или иное дело, вам лучше исходить из предположения о том, что оно не трудное и вы легко с ним справитесь.

На это Лакейну можно возразить, что субъективную трудность задачи большинство людей, скорее всего, оценивает для себя правильно. Один из главных постулатов НЛП гласит, например, что все принятые человеком решения были по определению наилучшими с учетом его личной ситуации и имевшейся у него информации. Так что вполне возможно, что тем, кому свой кусок достался тяжелее, действительно не хватало способностей или ресурсов, и они это знали.