1. 2. Құжаттарды жарыққа шығару көздерін анықтау

Құжаттарды іздеп табу көздерінің аясы жеке тектік қорлар мен қор жасаушының тарихына, өмірбаянына қатысты басқа да мұрағаттық қорлармен шектеледі. Дереккөздердің аясын қалыптастыру әдебиетті, ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін, қор жасаушының тарихын, жеке тектік қорлардың толықтырылу тарихын, олардың сақталуын, құжаттардың баспасөзде пайдаланылу деңгейін білуді қажет етеді.

ҚР ПМ әзірлеп, енгізген «Мұрағаттық қор», «Қазақстан Республикасы Президентінің актілері», «Мұрағаттың толықтырушы көздері – мекемелер», «ҚР ПМ жеке тектік құжаттармен толықтыру көздері», «Партия комитеттерінің шешімдері», «Жеке істер», «Жеке тектік құжаттардың атаулы каталогы», «Жеке тектік құжаттардың атаулы картотекасы» сияқты автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру деректер базаларын Жеке тектік қорлар басқармасы өз жұмыс тәжірибесі барысында кеңінен қоладанады.

1. 3. Проспект-жоспар құрастыру

Дереккөздер аясын қалыптастыру мен әдебиетті зерттеудің негізінде басшылыққа арналған басылымды дайындау барысы туралы бағдар беретін проспект-жоспар дайындалады, бұл жерде тізімдемелердегі жеке тектік қорлардың құжаттарының жүйелену сызбасы пайдаланылады.

Құжатты жинақтардың проспект-жоспары – құжатты жинақта көрсетілетін мәселелер мен оқиғалар кеңінен таратыла көрсетілетін, іздеп табу әдістемесінің, құжаттарды іріктеу, беру және археографиялық рәсімделуінің өзіндік ерекшеліктері айтылатын, дереккөздерді жүйелеу, ғылыми анықтамалық аппаратты дайындау тәсілдері анықталатын, жарияланым бойынша жұмыстардың библиографиясы көрсетілетін құжат.

Жұмыс барысында проспект-жоспар түзетіледі және толықтырылады.

Проспект-жоспар мен оны дайындау бағдарламасын құжаттарды іздеп табу жөніндегі жұмыстар басталар алдында редакциялық алқа құрастырып, бекітеді.

Проспект-жоспарда негіздеме, мақсаттылық, тақырыптың маңыздылығы, жинақты басылымға дайындаудың мақсаты мен міндеттері, оқиғаның хронологиялық шегі, мұрағат қорларының аясы, жинақтың құрылымдық үлгісі көрсетілуі тиіс.

1. 4. Құжаттарды іздеп табу

Құжаттарды іздеп табу аталған жарияланым үшін анықталған тарихи дереккөздердің аясына, ғылыми-көпшілік басылым міндеттеріне сәйкес жан-жақты және толық болуы керек.

Мысалы: белгілі ҚР мемлекет және қоғам қайраткері М. Т. Оспановтың 60 жылдығына арналған құжаттар жинағына ҚР ПМ-ға сақтауға алынған оның жеке қорының, Қазақстан КП ОК-інің, Республикалық саяси «Отан» партиясының, Ақтөбе облыстық мемлекеттік мұрағатынан, ҚР Парламенті Мәжілісінің Астана қаласындағы ведомстволық мұрағатынан жарыққа шығарылған Қазақстан КП Ақтөбе облыстық, қалалық партия комитеттерінің, Ақтөбе мемлекеттік медицина институтының, ҚР Парламенті Мәжілісінің мұрағаттық қорларының құжаттары енгізілді.

2. Кинофотофоноқұжаттарды іздеп табу

Жарияланымға арналған суреттер басқа қорлардан, мұрағаттардан, топтамалардан жарыққа шығарылуы мүмкін.

Фоноқұжаттар (аудио, бейнекассеталар), лазерлік дискілер аталған тұлғаның өмірінің кейбір маңызды сәттерін көрсету үшін пайдаланылуы мүмкін.

Басылымға жариялау үшін суреттер жеке тектік қорлардың істерінен сонымен қатар «ҚР ПМ жеке тектік құжаттармен толықтыру көздері», «Жеке істер», «Жеке тектік құжаттардың атаулы каталогы», «Жеке тектік құжаттардың атаулы картотекасы» сияқты автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру деректер базаларынан іздеп табылады.

Мысалы: жоғарыда аталған М. Т. Оспановтың құжаттар жинағында оның анасының аудииокассетаға жазылып алынып, тізімдемені құрастырушының қағазға түсірген әңгімесі пайдаланылды.

«Даниял Керимбаев. Государственный и общественный деятель. К 100-летию со дня рождения (30 марта 1899 г. – 6 января 1982 г.): Сборник воспоминаний и документов. \Отв. редактор З. С. Айдарбеков. Алматы: Print Exspress, 2009. – 192 с.» атты құжаттар мен естеліктер жинағында 92 құжат енгізілді, оның ішінде Д. Керімбаевтың жеке, отбасылық және достарымен, әріптестерімен, мәдениет қайраткерлерімен бірге түскен 58 суреті пайдаланылды.