2. Методика проектирования логистических информационных потоков и расчетов риска

2.1. Логистические информационные потоки

Наукой и практикой были выработаны различные методы анализа и проектирования информационных потоков с целью их совершенствования. Существующий в данной области научного исследования методический аппарат характеризуется чрезмерной сложностью, что в значительной степени затрудняет его практическую реализацию. Однако современные информационные технологии позволяют обрабатывать большие объёмы информации за короткие промежутки времени, а в отдельных случаях - моделировать готовые управленческие решения. Это вызвало резкую активизацию использования методов графики и математического моделирования в управлении информационными процессами. Подход к исследованию логистических информационных потоков с учётом специфических черт последних требует первоначальной систематизации существующих методов анализа и проектирования информационных потоков с целью выработки решений по возможности использования их при исследовании именно логистических информационных потоков.

Следует признать, что сама специфика объекта исследования, а именно информационных потоков, делает неизбежным некоторое наличие субъективизма в их оценке, так как творческая составляющая управленческого труда слабо поддаётся формализации. Это не умаляет необходимости проведения такого рода работ. Задача состоит в подборе совокупности методов применительно к определённым условиям и построении на их основе стройной методики анализа и проектирования информационных потоков.

Информационный поток — это совокупность сообщений, циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой, которые необходимы для управления и контроля за выполнением логистических операций.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом поток информации может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

• опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

• вслед за материальным потоком во встречном направлении могут проходить информация о результатах приемки груза, разнообразные претензии или подтверждения.

Информационный поток характеризуется следующими показателями: источником возникновения, направлением движения, скоростью передачи и приема, интенсивностью потока и др.

Управлять информационным потоком можно:

^ изменяя направление потока;

^ изменяя скорость передачи информации;

^ ограничивая или увеличивая объем потока информации.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. Это может быть количество документов или количество единиц информации, измеряемых в байтах.

Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях. Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

• неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

• множественность подразделений — поставщиков информации;

• множественность подразделений — потребителей информации;

• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

• многовариантность оптимизации информационных потоков.

Логистический информационный поток сам по себе достаточно сложная система и делится на ряд составляющих:

• реквизит, представляющий собой элементарную единицу сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности.

Например, реквизиты — наименование организации, наименование товара, цена товара и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных;

• документы, включающие один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию.

Большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя их немалая доля поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций;

• показатель, являющийся результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения, например, сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.;

• массив, представляющий собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты и т.п.), представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Существует 11 методов исследования информационных потоков:

1. Графический предполагает описание потоков информации в виде графической схемы. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде процедуры последовательного преобразования элементов потока (обработки документов). Система координат графика двумерная. В заголовки столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени.

2. Сетевой график - это построение сетевого графика информационных процессов.

Параметры графика:

работа - определённая задача управления;

событие - определённый документ, составленный в ходе выполнения работы (конечное событие) либо использованный в ходе работ (начальное событие).

Анализ и оптимизация сетевой модели производится традиционными методами (критический путь, резервы времени, перераспределение ресурсов).

3. Графоаналитический метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. Вершинами информационного графа служат X? - компоненты потока информации, которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка.

4. Метод описания потоков информации с помощью графов типа «дерево» предполагает построение центрального графа-дерева взаимосвязи показателей и графов расчётов, показывающих потоки и преобразование информации при расчёте отдельных показателей.

5. Метод схем информационных связей предполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления её дальнейшего использования.

6. Метод функционально-операционного анализа предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой для управления каким-либо объектом.

Существо метода заключается в следующем:

выявляются основные функции объекта исследования;

функции расчленяются на элементы;

элементы состоят из операций;

для каждой операции определяются цели, функции, информационные связи; определяются объёмы входной и выходной информации в формах документов.

Всё выше перечисленные процедуры объединяются в логистическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.

7. Метод семиотического анализа предполагает рассмотрение информационного сообщения как языка, т.е. Определённой знаковой системы, обеспечивающей общение функциональных подразделений друг с другом и с внешней средой.

Преимущества и перспективы использования для исследования логистических информационных потоков:

Решение частных задач анализа и проектирования документопотоков в логистических информационных системах.

8. Модуль метод применяется для анализа структуры информационного потока. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному информационному каналу: съем, отображение, передача, переработка, представление информации и выработка решений.

9. Метод реквизитов позволяет анализировать детальный состав информационных потоков с целью их увязки и реализации системного подхода при проектировании информационных систем.

10. Матричное моделирование формализует основные процедуры и операции по обработке материалов анализа существующих потоков информации.

Матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи подразделений организации и её внешнего окружения (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Это модель выявления потоков информации любого подразделения организации, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики.

11. Транспортное моделирование применяется для решения задачи оптимизации документопотоков алгоритма транспортной модели. В качестве критерия оптимальности выбирается суммарная кратность передач документов по маршрутам их движения.