3.2.3. Организация закупок и управление запасами

На выбор способа закупки влияют следующие факторы:

• масштаб потребления ресурса (большой, средний, в небольших количествах);

• стабильность потребления ресурса (постоянное, периодическое, сезонное, разовое);

• число потребителей ресурса на предприятии (большое, ограниченное).

Ресурсы, потребляемые стабильно и в больших масштабах, закупаются у постоянных поставщиков на основе долгосрочных договоров (транзитная форма снабжения). Ресурсы, потребляемые периодически в средних объемах, закупаются по мере необходимости. Закуп производится у производителей либо посредников-оптовиков. Последние представляют более широкий выбор, поскольку приобретают ресурсы у разных производителей. Форма снабжения со склада посредника называется складской.

Наряду с централизованной закупкой ресурсов службой МТС, возможен децентрализованный закуп. Такая форма применяется к ресурсам, потребляемым в небольших количествах ограниченным числом подразделений предприятия, а также тем, которые поступают в потребление минуя центральные склады (например, заправка горючим на АЗС). Децентрализованный закуп производится отдельными работниками, участками.

Следующий вопрос – выбор поставщиков. При его решении служба МТС учитывает следующее:

• наличие потенциальных поставщиков. Для этого изучаются торговые справочники, рекламные издания, составляется информационный банк данных. По каждому поставщику должны быть определены почтовый, телеграфный адрес, телефон, факс, расчетный счет, условия поставки, транспортировки, оплаты, цена, скидки и доплаты, особые условия;

• надежность поставщика. Учитывается аккуратность поставок. Предприятие должно закреплять связи с надежными поставщиками;

• качество поставляемых ресурсов;

• необходимость иметь несколько поставщиков (в т.ч. резервных). Учитывается расстояние от поставщика: чем он ближе, тем, во-первых, меньше транспортные расходы, во-вторых, оперативнее осуществление поставок;

• предложения технологических служб по новым видам ресурсов, обладающих преимуществами по сравнению с ранее закупавшимися;

• оплата за полученные ресурсы (данные бухгалтерии). Своевременность оплаты – гарантия своевременности поставок новых партий ресурсов.

Актуальное значение в работе службы МТС имеет управление запасами. Различают четыре вида запасов: текущий, страховой, подготовительный, сезонный. На рис. 3.2 приведена схема формирования запасов.

Количество

ресурсов

В

Д

Текущий

запас

A Е^ С

Страховой и

подготови-

тельный

запасы F E H

Время

t_п

Рис. 3.2. Схема формирования запасов:

АВ – величина партии текущей поставки; АС (FH) – интервал текущей поставки (равен t_п); Е – точка заказа; Е^*С – время, необходимое для закупки и доставки очередной партии ресурса; Д Е^* – минимальный текущий остаток ресурса на складе предприятия, при котором необходимо осуществить очередной заказ на поставку; АF – страховой + подготовительный запасы ресурса

Текущий запас представляет переменную величину, изменяясь от максимума АВ, равного партии поставки Q, до 0 в момент времени Н. Страховой и подготовительные запасы постоянны. Сезонный запас создается и расходуется периодически.

Задача управления запасами материально-технических ресурсов является оптимизационной. Критерии оптимизации: 1) надежность обеспечения предприятия ресурсами; 2) минимум оборотных средств, вложенных в запасы; 3) минимум затрат на обслуживание запасов (заготовка, транспортировка, хранение). Решение данной задачи детально изучалось в курсе "Исследование операций" (раздел "Методы оптимального управления запасами")¹. Здесь дается ее конспективное изложение.

Расчет и оптимизация величины запасов ведется только по позициям ресурсов стабильного потребления, связанных с большими объемами и расходами. Это сырье, отдельные позиции основных материалов, технологическое топливо, ГСМ и некоторые другие. Практически не более 15-20 % позиций (несколько десятков наименований) материально-технических ресурсов, составляющих до 80-85 % стоимости потребляемых предприятием ресурсов. По остальным позициям закуп производится на основе информации складов о необходимости пополнения запасов (точка заказа на рис. 3.2).

Оптимальная партия текущей поставки ресурса Q_опт определяется по формуле Уилсона:

, (3.5)

где D – затраты на оформление одной партии ресурса (без учета транспортных расходов), ден. един.;

Р – годовой объем потребления ресурса, натур. един.;

s – затраты на складирование, хранение, ущерб от порчи в расчете на одну натуральную единицу ресурса. Определяются сметным расчетом;

C – цена единицы ресурса. (В данной модели предполагается незави­симость цены от объема партии), ден. един.;

α – затраты на страхование, в процентах от стоимости единицы ресурса;

i – годовой банковский депозитный процент. Учитывает затраты, вызванные отвлечением оборотных средств в запасах.

Пример расчета оптимальной партии: Р = 8000 т, D = 1000 руб. за партию, s = 150 руб./т, С = 3000 руб./т, α = 3 %, i = 6 %. Тогда Q_опт = 195 т.

Оптимальный размер партии должен быть увязан с транспортной нормой, определяемой грузоподъемностью используемых вагонов, автомашин. К примеру, если по расчету Q_опт = 195 т, а грузоподъемность железнодорожной платформы 40 т, оптимальная партия поставки принимается 200 т (пять платформ). Поскольку формула Уилсона в области оптимума достаточно полога, отклонение от Q_опт на 5 … 10 % в любую сторону не влияет заметно на полученное решение.

Если q – средний суточный расход ресурса, то интервал поставки t_п будет составлять

t_п = . (3.6)

Например, q = 22 т/сут. Тогда t_п = = 9 дней.

Страховой запас создается для того, чтобы обеспечить стабильную работу предприятия при нарушении сроков поставки ресурса или при повышенном расходовании ресурса. С получением очередной партии ресурса в первую оче­редь восполняется страховой запас. Оптимальная величина страхового запаса определяется с учетом следующих факторов:

1. вероятности несвоевременной поставки ресурса;

2. экономических и технологических последствий для предприятия при несвоевременном получении ресурса. Последствиями могут быть выход оборудования из строя (наиболее тяжелый случай), работа на тихом ходу, срыв выполнения заказов.

Необходимая надежность системы Р определяется по формуле

Р = , (3.7)

где h – затраты и потери прибыли, связанные с дефицитом единицы ре­сурса, ден.един./сут;

S – затраты хранения единицы ресурса, ден.един./сут.

Практикум. Рассчитать оптимальный страховой запас R_опт при следую­щих условиях: ресурс поставляется партиями с плановым интервалом t_п = 9 дней. Среднесуточное потребление ресурса q = 22 т. Объем партии поставки 200 т. Затраты хранения тонны ресурса в сутки S равны 420 ден. един./т, затраты и потери прибыли, связанные с дефицитом ресурса, за сутки составляют h = 7000 ден. един. /т.

Согласно отчетным данным (табл. 1.11) за год было получено 40 партий. В 17 случаях имели место опоздания. Установлено (п. 1.5.2), что время поступле­ния партий t распределено по показательному закону с параметром распределе­ния µ = 0,435. Справочно: функция плотности распределения при показатель­ном законе f(t) =  , интегральная функция .

Определим необходимую надежность системы Р = = 0,943.

Условием оптимальности страхового запаса R_опт , обладающего надежностью Р, является равенство интегральной функции распределения F(t) значению Р = 0,943.

Получаем уравнение

= 0,943. (3.8)

Величина t в уравнении – время, на которое работа предприятия обеспечивается за счет страхового запаса. Оно равно . Подставляя это значение вместо t в уравнение (3.8) и решая его относительно R, опреде­ляем оптимальное значение R_опт:

R_опт = 146 т.

Вывод: в связи с высокими убытками, которые может понести предприятие при отсутствии ресурса (7000 ден.един.) при относительно небольших затратах хранения (420 ден.един.) на каждую тонну производимой продукции в сутки, оно должно иметь страховой запас на 146/22 = 6,5 дней работы.

Что касается страхования запасов на случай повышенного расхода ресурса, то здесь возможны две ситуации. Первая – перевыполнение плановых объемов производства продукции. В этом случае нужно пересмотреть объем заказа ресурсов и увязать его с фактическим потреблением. Вторая – нарушения технологии. Тогда нужно налаживать технологию или пересмотреть нормы расхода ресурса, если они необоснованно занижены.

Подготовительный запас учитывает время на выгрузку ресурса, проведение приемочных анализов, очистку от смазки. Некоторые ресурсы требуют время на подготовку к потреблению. Например, на сушку древесины, раскрой и нарезку металлопроката, шихтовку рудного сырья, размораживание сыпучих грузов в зимних условиях.

Необходимая величина подготовительного запаса подсчитывается по формуле

Q_подг = q t_подг , (3.9)

где Q_подг – величина подготовительного запаса;

q – среднее суточное потребление ресурса;

t_подг – длительность подготовки ресурса к потреблению, дни.

Сезонный запас образуется предприятием при перерывах в работе транспорта (к примеру, "северный завоз" в районы Крайнего Севера), сезонном по­треблении ресурса (топливо, сельхозсырье в пищевой промышленности).

Величина сезонного запаса подсчитывается по формуле

Q_сез = U – W t_сез + t_стр , (3.10)

где Q_сез – величина запаса, создаваемого к началу сезона;

U – потребность ресурса на сезон;

W – возможная среднесуточная величина завоза ресурса в сезон;

t_сез – длительность сезона, дни;

t_стр – страховой запас, дни.

Пример: определить необходимый запас топлива на начало зимнего отопительного сезона. Расход топлива за сезон 8000 т, длительность отопительного сезона (октябрь – апрель) 210 дн., возможный завоз топлива зимой в среднем 25 т/сут, страховой запас 15 дн.

Q_сез = 8000 – 25×210 + 15 = 3320 т.