2.Телефонные переговоры.

Телефонное общение преследует современного человека повсюду. Начало рабочего дня - это уже телефонные звонки. Рабочим инструментом становится голос и говорить нужно так, чтобы вас увидели.

Разговор по телефону осуществляется в случае нецелесообразности личных контактов и требует предельной лаконичности. Поэтому всегда, прежде чем звонить, следует лишний раз подумать, есть ли в этом необходимость.

Продолжительность телефонного разговора в идеале не должна превышать 5-6 мин (0,5мин- приветствие, представление и объяснение цели звонка; 1 мин - введение в суть дела; 2-4мин - обсуждение проблемы; 0,5мин - прощание).

При звонках трубку нужно снимать сразу, но не позже четвёртого звонка (либо просто выключить телефон); дежурный должен снимать трубку сразу. При ответе на звонок в служебной обстановке принято называть свою фамилию (возможно - должность и организацию).

В комнатах, где сидят несколько человек, обычно телефон ставится на стол старшего по должности менеджера. Но тогда это лицо может превратиться в секретаря своих подчинённых. Поэтому опытный менеджер такого не допускает, но доверяет телефон всем по очереди. Кроме прочего это создаёт налёт демократизма, а старшему менеджеру поможет быстрее осознать тот факт, что нужен отдельный телефон для менеджера.

Опытные менеджеры активно используют такую форму делового общения с подчинёнными, как приём по личным вопросам. Изучение психологами проблем, с которыми обращаются работники к менеджеру, показывают, что под личными вопросами почти всегда кроются явления, касающиеся всей организации. Человек, который пришёл на приём или обратился с вопросом, так или иначе выражает отношение коллектива к тем вопросам, которые он излагает. За личными проблемами можно увидеть такие общественные явления, как настроение служащих, их нужды, желания, мнение о мероприятиях, проводимых руководством. Всё это может позволить внести коррективы в проводимые мероприятия, в свой стиль работы и самооценку. Кроме того, на приеме, и это не последнее, есть возможность ближе познакомиться с людьми, лучше узнать их.

3.Основные условия достижения добровольного исполнения распоряжений руководителя

Условия взаимопонимания. Можно выделить пять условий, от которых зависит, будут ли люди понимать то, что вы им говорите:

Единство профессионального языка.

Учет уровня интеллекта.

Полнота информации.

Логичность изложения.

Сконцентрированность внимания.

Для достижения взаимопонимания необходимо использовать единый профессиональный язык - понятные тем, с кем вы общаетесь, термины, словосочетания и т. п.

Понимание также зависит от уровня общей культуры, от общего интеллектуального развития подчиненных.

Полнота информации. Необходимо выдавать информацию в таком объеме, который обеспечит четкое и ясное понимание сути излагаемых мыслей.

Логичность изложения. Понимание слов собеседника зависит от того, насколько последовательно или логично люди излагают свои мысли.

Еще одно условие, от выполнения которого зависит понимание подчиненными ваших слов, вашего распоряжения - сконцентрированность внимания.

При соблюдении вышеуказанных условий, подчиненный скорее всего, поймет Ваши мысли или распоряжения. Достаточно ли этого, чтобы он их выполнил?

Для эффективного выполнения поручений необходимо, чтобы подчиненный еще и захотел их выполнять.