3.3 Отандық және шетелдік іс жүргізу: салыстырмалы талдау

Іс жүргізудің нормативтік құқықтық және әдістемелік негізінің қалыптасуы, дамуы және жайы талдауға алынады. Іс жүргізудің нормативтік құқықтық және әдістемелік негізін ұйымның ағымдық қызметінде құжаттарды жасау, өңдеу, сақтау және пайдалану технологияларын, сондай-ақ іс жүргізу қызметінің жұмысын реттейтін нормативтік құқықтық актілер мен әдістемелік құжаттардың жиынтығы құрайды.

Тәуелсіз Қазақстанның мемлекеттік билік пен басқару жүйесіндегі өзгерістері іс жүргізу саласында да құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жаңа ережелерін әзірлеуді талап етті. Алғаш 1992 ж. «Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандардағы бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелері мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттама басқарудың негізгі ережелері» бекітілді. Негізгі ережелер барлық мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда басшылыққа алынды. Ол ресми құжаттарды жасау және олармен жұмыс істеуді ұйымдастыру, олардың ішінде есептеу техникасы мен репрография құралдары жасайтын құжаттар үшін міндетті ортақ талаптарды белгілеп, тұңғыш рет құжаттарды қазақ және орыс тілдерінде әзірлеуді бекітті.

1998 ж. 22 желтоқсанда осы уақытқа дейін жүргізілген жұмыстар нәтижесінде іс жүргізу мен мұрағат ісі тарихында алғашқы ҚР «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар» Заңы қабылданды. Заңның 4-бабына сәйкес іс жүргізуде қалыптасатын ресми құжаттармен бірге өзге де құжаттар Ұлттық мұрағат қорының құрамына кірді. Заң мұрағат пен іс жүргізу органдарының біртұтас жүйесін айқындап берді. Әлі де іс жүргізу саласын нормативтік құқықтық реттеуді жетілдіру шаралары мардымсыз еді. Заңда белгіленген мұрағат саласында мемлекеттік саясатты іске асыруда алғаш рет 2001 ж. іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі саласындағы бірыңғай терминологияның мемлекеттік стандарты бекітілді. Бұл іс жүргізудің және мұрағаттың қазақша терминдерін біріздеу жолындағы алғашқы игі бастама еді.

2003 ж. «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» әзірленді. Оны тек мемлекеттік ұйымдар ғана қызметінде басшылыққа алды. Барлық меншік түрлерін қамтитын құжаттау мен құжаттаманы басқару мәселелері ортақ заңның жоқтығынан түпкілікті мәселелерді шешіп бере алмады. Бұған тек 2009 ж. ғана қол жеткізіліп, «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 18-бабы 1-тармағының 17) тармақшасына сәйкес Тұрпатты ережелердің жаңа редакциясы әзірленді. Нәтижесінде барлық ұйымдар біріншіден, құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың ведомстволық (салалық) ережесін әзірлеуге және оны уәкілетті органмен келісе отырып бекітуге; екіншіден, мемлекеттік ұйымдардағы құжаттаудың ережелері мен басқарушылық құжаттарды, сонымен қатар, ұйымдардағы мемлекет меншігіне жататын акциялардың бақылау пакеттерін әзірлеуге қол жеткізді.

Елімізде электрондық құжаттарды жасау және пайдалануда қоғамдық қатынастарды реттеу мақсатында 2003 ж. ҚР-ның «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңы қабылданды. Заңның логикалық жалғасы ретінде «ҚР мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережелері» әзірленді. Ереже электрондық құжатты қағаз құжатпен заң жүзінде теңестіріп, электрондық цифрлық қолтаңбаны жазбаша қолтаңбамен бір деңгейге қойды. Алайда ережелер электрондық құжат айналымын іске асырудың барлық механизмдерін қамтамасыз ете алмағандықтан ол дұрыс жұмыс істемеді. 2008 ж. осы ережелер өзгерістерімен толықтырылып, «ҚР мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережелері» жаңа редакциясында күшіне енді. Сонымен бірге құжаттама қызметі үшін маңызды 2007 ж. «Ақпараттандыру туралы», «Жеке және заңды тұлғалар өтініштерін қарау тәртібі туралы» заңдары қабылданды.

Республикада іс жүргізуді жетілдіру шараларын мемлекеттік деңгейде реттеу қолға алынып, құжаттама жүйесін 2009 жылға дейін дамыту бағыттары «Қазақстан Республикасының мұрағат ісі мен құжаттама жүйесін дамытудың 2007-2009 жылдарға арналған бағдарламасында» белгіленді. Іс жүргізудің нормативтік құқықтық базасының салмақтылығы әлі де оны жетілдіре түсуді қажет етті. Өйткені қолданыстағы нормативтік құқықтық базаның кемшілігі оның тек мемлекеттік құрылымдарға ғана бағытталғандығы. 2009 ж. «Қазақстан Республикасының кейбір заң актілеріне құжаттаманы қамтамасыз ету мәселелері бойынша өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» Заңының қабылдануы іс жүргізу саласында орын алып келген бірқатар олқылықтарды жоюға мүмкіндік берді.

Іс жүргізудің нормативтік құқықтық және әдістемелік негізінің заман талаптарына сай болуы бірқатар іс-шаралардың орындалуының жоғарғы сапалық деңгейін қамтамасыз етеді. Электрондық құжаттармен жұмыстың нормативтік реттелуі болашақта азаматтардың әлі де электрондық ақпаратты алуының ортақ құқықтарын белгілейтін құқықтық база жасауға, электрондық ақпаратқа қолжетімділіктің бірыңғай тәртібі мен принциптерін айқындауға мүмкіндік береді. Әлі де қолданыстағы заңдарда ақпараттың конфиденциалды құпия, қызметтік құпия, т.б. тәрізді түрлерін нормативтік реттеу өзекті болып отыр.

Әлемдік тәжірибеде кеңінен қолданылатын «құжаттаманы басқару» ұғымы АҚШ-та құжаттаманы басқару мәселесімен айналысатын ұйым Ұлттық мұрағат және құжаттаманы басқару (NARA) ұғымында кездеседі. Неміс тіліндегі «Shriftgutverwaltung» ұғымы «жазба құжаттарды басқару» мағынасын білдіреді. Ағылшын тіліндегі «Recurds Managment» ұғымы да осы мағынада қолданылады.

«Құжаттаманы басқару» ұғымы мәні жағынан іс жүргізуді немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді де білдірмейді. Қазақстанның «электронды үкімет» бағдарламасы аясында жүзеге асып жатқан шаралардың электрондық құжат айналымы жүйесін мемлекеттік органдарға ендіруі осы ұйымдардың мағынасын оң түсініп, дұрыс қолдана білуді қажет етеді. Сонымен «іс жүргізу» ұғымы «іс қағаздарын жүргізу, істң жүргізу» құжаттарды жасау және олармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыруды қамтитын қызмет түрі. Бірнеше ғасырлық тарихы мен дәстүрі бар іс жүргізу саласы әлі де өз мағынасында жиі қолданылады.

Өткен ғасырдың 90-шы жылдарының ортасынан бастап экономикасы жоғары дамыған елдерде құжаттаманы басқару әдістеріне едәуір көңіл бөле бастады. Өйткені құжатталған ақпарат құқықтық реттеу құралы ретінде де, экономикалық фактор ретінде де айырықша маңызға ие болды. Қандайда өндірістік үдеріс болмасын, құжатталған ақпарат көмегімен ғана іске асады және оның барысы тек құжатта көрініс табады. Міне осыдан келіп дәстүрлі іс жүргізудің технологиясы қайта қарастырылып, оны жалпы басқару жүйесінде анағұрлым жоғары тимді ету шаралары қолға алынды. Осымен бірге, барлық құжаттық-ақпараттық ресурсты басқарудың технологиясын жетілдіру міндетін шешу де маңызды шара деп қабылданды. Мұның өзі осы мәселелерді шешуге бағытталған зерттеулердің өзектілігі айқын екенін көрсетті.

ХХІ ғасырда әлемде басқару жүйесін тимді ету мақсатында құжаттаманы басқаруды, тұтастай алғанда, басқару жүйесін автоматтандыру, яғни «электронды үкіметті» қалыптастыру барлық жағынан ұтымды әдіс ретінде танылды. Бұл мәселеде құжаттаманы басқарудың автоматтандырылған жүйесін таңдап алу методологиясына басты назар аударылды. Ол құжаттаманы басқарудың автоматтандырылған жүйесін дұрыс таңдап алу, оны табысты жүзеге асыру басқару жүйесінің тимділігін арттыруға оң ықпал етеді. Сонымен, құжаттаманы басқаруды автоматтандырудың басты мақсаты да осы бағытта, яғни басқару тимділігін арттыру болып саналады. Қазіргі жағдайда бұл мәселе тек мемлекеттік сектор үшін ғана емес, мемлекеттік емес ұйымдар үшін де маңызды мәселеге айналды.

Қазақстанда осы мәселеге айырықша көңіл бөлудің өзіндік себептері бар. Еліміздің әлемдік қауымдастыққа интеграциялануы, жаңа ақпараттық технологияларды қоғамдық қызметтің сан салаларына ендіруі, құжаттармен жұмысты автоматтандыруға бағытталған нақты шаралардың жүзеге асуы осы тақырып аясында бірқатар мәселелерді, атап айтқанда, олардың ішінде құжаттаманы басқаруды автоматтандырудың шетелдік тәжірибесіне салыстырмалы талдау жасауды талап етеді. Сондай-ақ елімізде іс жүргізу мен құжаттанудың теориялық, әдістемелік негіздерін құжаттармен жұмыстың жаңашыл технологиялары талаптарына жауап бере алмайтын себебі де осы мәселені жіті қарастыруды қажет етті.

Құжаттаманы басқару ісінде құжаттамамен орындалатын технологиялық үдерістер жекелей де, кешенді түрде де автоматтандырыла алады және үшін жеке бағдарламалық қамтамасыз ету қажет. Елімізде «электрондық үкіметті» қалыптастыру мемлекеттік бағдарламасы аясында мемлекеттік органдардың Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесінде алдымен құжаттарды тіркеу, олардың орындалуын бақылау автоматтандырылып, сонан кейін өзге де үдерістер жүйеге қосылды.

Құжаттаманы басқаруды автоматтандыру немесе ЭҚАБЖ-де электрондық құжаттармен дұрыс жұмыс істеуде халқаралық стандарт талаптары басшылыққа алынады. Халықаралық Стандарттау Ұйымы (ISO – International Organization For Standartization) – ұлттық стандарттау органдарының, яғни ұйымға қатысушы – органдардың бүкіл әлемдік федерациясы. Халықаралық стандаттарды әзірлеу жұмыстарын ұйымның Техникалық комитеттері жүргізеді. Әр қатысушы – орган тақырыпқа қызығушылық танытса, сол Комитеттің мүшесі бола алады. Техникалық комитеттің басты міндеті – халықаралық стандарттарды әзірлеу. Халықаралық стандарттың жобалары қатысушы – органға жобаны келісу үшін таратылады. Халықаралық стандарт ретінде жобаға қатысушы - органдардың кемінде 75 пайызы дауыс берген жағдайда жарияланады.

1997 жылы Халықаралық Стандарттау Ұйымының қарамағында ақпараттық жүйелер саласында стандарттарды жасау жөніндегі Кіші комитет құрылды. Ол мына міндеттерді шешеді:

-жеке жүйені сипаттауды біріздеу;

-жүйелер арасында ақпаратпен алмасу үшін интерфеисті анықтау;

-түрлі ақпараттық жүйелер арасында мәліметтермен алмасуды біріздеу;

-жүйелердің байланысы үшін техникалық кедергілерді жою.Осының нәтижесінде өзара байланысты ашық жүйелер моледі жасалынды [67, 206 б.].

ISO/TC 46 Техникакалық комитеті халықаралық ISO 15489-1 стандртын әзірледі. Стандарт ISO-ға қатысушы-елдердің іскерлік құжаттаманы басқарудағы халықаралық тәжірибені стандарттау жөніндегі шешім негізінде жасалды. Ол Австралиялық AS 4390 стандарты негізінде жасалынды. Бұл стандарттың мақсаты іскерлік құжаттаманы басқару болып табылады.

ISO 15489-1 халықаралық стандрты екі бөлімнен тұрды. Біріншісі «Жалпы мұрағаттар» бөлімі мемлекеттік немесе жеке ұйымдардың іскерлік құжаттамасын басқару жөніндегі басшылықты қамтиды. Екінші бөлімі «Практикалық басшылық» деп аталады.

Мемлекеттік органдардың қызметін басқаруда электрондық құжаттарды пайдаланудың болашағы және Қазақстанның нормативтік құқықтық базасын жетілдіру бағыттарын анықтауда шет елдердің осы саладағы тәжірибесін талдау аса маңызды. Көптеген елдерде электрондық құжаттармен жұмысты ұйымдастыру «электрондық үкімет» жобасымен тікелей байланысты болды. Қазіргі таңда «электронды үкімет» құру және дамыту мәселелерімен әлемнің көптеген мемлекеттері айналысады. Осы саладағы көшбасшы мемлекеттер: АҚШ, Оңтүстік Корея, Ұлыбритания, Франция, Австралия. Оладың тәжірибесі Қазақстан Республикасының жағдайына бейім келуі мүмкін болатындай талдау жүргізілді. «Электрондық үкімет» жобасы міндеттерін шешудің шетелдік тәжірибесі белгілі концептуалдық бағыттар жиынтығынан тұрады.

Алғашқы еуропалық алдыңғы қатарлы Германияның құжаттаманы басқару, атап айтқанда, электрондық құжаттарды басқару тәжірибесімен таныссақ, Германияда федералды басқару құрылымдарында электронды іс жүргізуді ендіру концепциясы үш кезеңде жүзеге асады. Бірінші кезеңде жүйеде тек құжаттардың анықтамалық мәліметтері тіркеуге алынады; екінші кезеңде тіркеу мәліметтеріне сканирленген құжаттардың алғашқы ақпаратының мазмұны тіркеледі; үшінші кезеңде барлық құжаттар мен істер толықтай электронды түрде өңделеді және өзге жұмыстар жүргізіледі [67, 208-209 бб.]. Демек, құжаттаманы басқаруды автоматтандыруда тек технологиялық мәселелер ғана емес, адами ресурстар мәселесі және онымен тығыз байланысты өзге де мәселелер кешенді түрде шешімін табады.

Германияда немістік «DOMEA концепциясы» жүзеге асырылды. Онда электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу мәселелерін тпкілікті тұрғыда қарастырады. Алғашында DOMEA концепциясы (Dokumenyenmanagment und elektronische Archivierung im IT-gestitzten Geschiftsgang – құжаттаманы басқару және IT-жүйелерде электрондық архивация) құрылды. Мұнда мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымына көшуінің негізгі принциптері көрсетілген.

DOMEA-ның негізгі «Деректерді қорғау», «Архивтеу», «Скнирлеу» тәрізді бірнеше қосымшалардан және кейейтпелердің қосымша модульдерінен тұратын «Ұйымдастырушы концепциясы» құрайды [67, 209 б.].

Ұйымдастырушы концепциясына және қосымшаларға электрондық құжат айналымы жүйелерінің техникалық талаптарын анықтайтын, маңызы бойынша екінші құжат – «Талаптар» негізделген. Осы құжатта бағдарламалық қамтамасыз етуге қойылатын функционалдық талаптар берілген. Бағдарламалық өнімдердің осы талаптарға сәйкестігі тексеріліп, сертификация жүргізіледі.

«Талаптарды» пайдалана отырып, ведомствалар бағдарламалық өкімдерді дайндаушы компанияларға нақты өз ұсыныстарын бере алады. Жалпы бұл талаптардың арасынан ұйымның мүддесіне сай келетін анағұрлым маңыздысын таңдап алуға болады. Бірақ мына нәрсені ескеру қажет. Талаптар ұйымға сәйкес келетін жүйені таңдап алудың дайын өнімін ұсынбайды, тек ұсыныс түрінде кеңес береді. Демек, қандай мәселелерге назар аудару керектігін және бағдарламалық өнімнің қандай шешімдерді ұсынатынын көрсетеді.

Талаптар электрондық құжаттарды басқаруға қойылатын 400-ге жуық талаптардан тұратын Еуропалық стандарт MoRoq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) негізінде дайындалған. Бүгінгі әлемге кеңінен танымал MoRoq-ті халықаралық стандартпен шатстырмаған жөн. Ол таза техникалық талаптарды қамтиды. Германиядағы DOMEA концепциясында электрондық құжаттар, олардың қағаздағы нұсқалары сияқты «іскерлік әрекеттердегі куәлік» функциясын орындайды. Қазіргі мемлекеттік құжат айналымының барлық мәселелері ұйымдастырушы концепциясында қарастырылған. Онда құжаттармен орындалатын операциялар (құжаттың келіп түсуі, поштамен жіберу, басқару және архивтеу) орындалу реті бойынша көрсетілген. Осы аталған операциялардың әр қайсысына төрт бөліктен тұратын жеке тараулар берілген.

1. Мемлекеттік ұйымдардың күнделікті жайын сипаттау.

Мемлекеттік басқарудың тимділігін арттыруға кедергі жасайтын мәселелерді талдау. Мәселен, «құжаттардың келіп түсуі» тарауында құжаттардың келіп түсуіне байланысты туындайтын мәселелер сипатталған:

- алдыңғы дәстүрлі қағаз құжаттар мен электрондық құжаттарды қатар пайдаланып, араластыру салдары қиындықтарды көбейтеді.

- электрондық құжаттар және қағаз құжаттар бөлек бағыттарда жүреді және басқарылады.

2. Концепцияны сәтті ендіру үшін қажетті ұйымдастырушылық әрекеттері сипатталған.

3. Электрондық құжат айналымын ұйымдастыруда бағдарламалық өнімдердің техникалық мүмкіндіктері сипатталған. «Талаптардың» екінші 1.2 нұсқасына өзгерістер енгізіліп, 2003 жылы баспадан шықты. Онда іскерлік үдерістер ретімен сипатталған:

1. Ендіруді дайындау (Eingangsbehandlung);

2. Өңдеу (Bearbeitung);

3. Поштаны жіберу (Postausgang);

4. Құжаттаманы басқару және архивтеу (Schriftgutverwaltung und Archivierung);

5. Эргономикалық талаптар (Softwareergonomie);

6. Техникалық талаптар (Technische Anforderungen);

7. Кәсіби әкімшілендіру (Fachliche Administration);

8. Техникалық әкімшілендіру [67, 210 б.].

Бағдарламалық қамтамасыз етуге қойылатын талаптардың тізіміне алғаш рет ең жоғарғы ыңғайлылық талаптардың орындалуы сертификациялау кезінде тексеріледі. Болашақта бұл талаптар қатаңдатылады.

Бұл көрсетілген жәйіттің барлығы Германиядағы электрондық құжаттармен жұмыстарға қойылатын талаптарға қатысты болып отыр. Айта кетері, DOMEA-ның тағы да бір ерекшелігі қағаз құжаттарды электрондық құжат айналымына енгізу механизмдерінің талаптарда көрсетілуінде. Мұның өзі кез келген уақытта қағаз құжаттарын электрондық формаға көшіру мүмкіндігінің болатынында.

Америка Құрама штанының тәжірибесіне келсек, онда құжаттаманы бақарудың нормативтік құқықтық базасын қалыптастыруда Мұрағаттар мен құжаттаманы Ұлттық басқарудың (NARA) ерекше рөл атқаратыны белгілі.

Ұлттық мұрағаттың федералдық мекемелердің құжаттармен жұмыс істеуіне қоятын негізгі талаптары АҚШ-тың заңдар жинағының 44-ші тарауында және федералды үкіметтің нормативтік актілер жинағының 36-шы тарауында көрсетілген. Федералды үкіметтің нормативтік актілер жинағының 36-шы тарауының 1234-ші бөлігінде тіркелген нормалар федералдық құжаттардың, соның ішінде электрондық пошта бағдарламасы арқылы жасалатын құжаттарды жасау, сақтау, пайдалану және орналастыруды қамтиды [67, 210 б.].

«Қағаз құжат айналымын азайту туралы» заңының ережелерін дамыту үшін 1995 жылы «үкіметтік мекемелерде қағаз құжат айналымын алып тастау» заң қабылданды. Ол әкімшілік-бюджеттік басқарманы федералдық реттеуші органдарға ақпаратты қамтамасыз етуді және оны ашуды қағаз құжат орнына электрондық түрде беруге міндеттейді. Мұның артықшылығы қағаз басылық жұмыстан ең алдымен мекеме қызметкерлерін босатуында.

Мұрағаттар мен құжаттаманы Ұлттық басқарудың қызметі бағыттарының бірі құжаттаманы басқару, соның ішінде электрондық құжаттарды басқару болып табылады. Мәселен, Уильяь Джефферсон Клинтонның президенттік басқаруына байланысты материалдар коллекциясында қағаз құжаттармен бірге Ақ Үйдің ресми сайтының мұрағат мәліметтері де сақталған. Ұлттық мұрағаттың электрондық құжаттар қорында жалпы саны төрт миллионға жуық жазбалар енгізілген [67, 211 б.].

2000 жылы 24 қаңтарда Конгрес Халықаралық және мемлекеттік сауда қатынастарындағы электрондық қолтаңба туралы Заңы қабылданды. Заңға сәйкес электрондық құжатқа мынадай анықтама берілді. «электрондық құралдар негезінде жасалған, сақталған, түрленген, алынған немесе берілген құжат». Заң қағаз құжаттары мен жеке қолы бар электрондық қолтаңбаның бірдей маңыздылығын көрсетеді.

Австралияның осы саладағы тәжірибесіне тоқталсақ, Ұлттық мұрағаты Мұрағаттар туралы заңға (1983 ж.) сәйкес үкіметтік мекемелерде құжаттаманы басқаруда басқарушы функцияны орындайды және құжаттаманы басқару мен мұрағат ісі саласында нормативтік құжаттар шығарады. 1996 жылы Австралия әлемде алғаш рет қағаз түріндегі дәстүрлі құжаттармен және жаңа электрондық құжаттармен жұмыс істеу туралы нұсқаулардан тұратын Құжаттаманы басқарудың ұлттық стандартын қабылдады.

Өзге мемлекеттермен салыстырғанда Австралияның тәжірибесінің ұтымды жақтары басым.

Австралия Одағының мұрағат ресурстарын сақтау міндеті Австралия мұрағатына жүктелген. Ол 1983 жылы Мұрағаттар туралы заңға сәйкес құрылған және 1998 жылдан Австралияның Ұлттық мұрағаты болып аталады. Мұрағатар туралы заң құжаттардың жасалған уақытынан 30 жыл асқан соң азаматтарға мемлекеттік құжаттарға қол жеткізуіне мүмкіндік береді, яғни ақпарат еркіндігі туралы заңға сійкес (Freedom of Information act, 1982) – мемлекеттік органдардың құжаттарын пайдалану еркіндігі мәселесі шешімін тапқан. Ақпараттың жекелеген жағдайлардағы жеке өміріне байланысты құпиялығына сәйкес (Privacy Act, 1988) – жеке адамның құжаттарын мемлекеттік органдар қызметінде қолдану заңдылығын, сонымен қатар азаматтарға онымен танысуын қамтамасыз етеді [67, 212 б.].

Құжаттаманы басқару ісі жоғарыда аталған заңдардан өзге сот куәгерлігі (Evidence Act, 1995) және электрондық келісімдер (Electronic Transaction Act, 1999) туралы заңдарға негізделген. Сондай-ақ, Солтүстік аумақтағы штаттан басқа әр штатта өздерінің құжаттар туралы заңдары қолданылады.

Құжаттаманы басқару туралы мемлекеттік заң – AS 4390 Records Management (1996) негізінде ИСО 154 89-2001 «Ақпарат және құжат – Құжаттаманы басқару» халықаралық стандарты жасалынды. 2002 жылы Австралияда бұл стандартқа балама ретінде құжаттаманы басқарудың ұлттық стандарты, ал 2003 жылы мекемелерде құжатпен жұмыс істеу үдерісін талдау туралы стандарты қабылданды. Бірінші бөлігі, 2004 жылдың мамырында пайда болған ИСО 23081 өндірістік мәліметтер туралы халықаралық стандарт, австралиялық стандарттау және мұрағат мекемелерінің тәжірибелі мамандарының белсенді түрде қатысуы нәтижесінде даярланған.

Ұлттық мұрағат Австралиялық Одақ аумағындағы үкіметтік мекемелер құжаттамасын басқаруда басшы қызмет атқара отырып, құжаттаманы басқарудан және мұрағат ісінен маңызды нормативтік жобаларды басқа екі көшбасшылар – АҚШ-тың Ұлттық мұрағаты және Біріккен Ұлыбритания корольдігі мен Солтүстік Ирландияның Ұлттық банкінен бұрын шығара бастады. Мәселен, 1995 жылдың өзінде Австралияның мұрағаты «Электрондық құжаттарды басқару», ал 1997 жылы «Электронды пошта хабарламаларын құжат ретінде басқару» тәрізді кітаптарын басып шығарды [67, 212 б.].

Австралиялық концепция бойынша «құжаттаманы басқару» (Records Management) – бұл бизнес, мемлекет және қоғамның маңызды қажеттіліктерін қамтамасыз етуге бағытталған пән және құжаттаманы басқарудың ұйымдастырушылық функциясы болып табылады.

Құжаттамамен жұмыс былай бөлінеді:

1) құжаттардың континуумын басқару (құжаттардың континуумы (Records Continuum) – бұл құжаттардың пайда болу мерзімінен бастап (оданда ертерек – құжаттама жұмысын жобалау жүйесін жасау кезінде) сақтау және мұрағат ретінде қолдануға дейінгі құжаттармен сатылы және өзара байланысты жұмысты қамтитын графикалық және теоретикалық модель. Құжаттамамен жұмыс істеу режимі (recordkeeping regime) деп белгілі салада құжаттаманы жасау және сақтаудың ережелері, яғни құжаттамамен жұмыс істеу жүйесін жобалаудан бастап құжаттың өмір сүруін тоқтатқанға дейін;

2) мекемелер мен ондағы ұжымның қажеттіліктерін өтеу және мүдделерін қорғау мақсатында құжаттарды басқару және пайдалану саласында қызмет көрсетуді қамтамасыз ету;

3) мекемелер қызметін ақпарат беретін, толық, нақты, шынайы және іске жарамды құжаттар жасау;

4) құжаттарды құнды мүлік және ақпарат ретінде басқару;

5) сапаны арттыру, құжаттаманы басқаруда, сондай-ақ жалпы мекеме қызметінде ұтымды ұйымдастыруды құжаттармен жұмыс істеудің тәжірибелік жұмысын дұрыс жолға қою арқылы жүзеге асыру.

Құжаттаманы басқарудың австралиялық моделінің мәні құжаттармен тимді жұмыс істеудің бес негізгі функциясын қамтитын CADSS аббревиатурасында анықталған. Олар: бақылау (контроль Control), қол жетімділік (доступ Acces), орналастыру (Disposal), сақтау (Storage) және қолдау (поддержка Sustain). Қол жеткізу дегеніміз ақпарат беретін, ақпаратты анықтауға мүмкіндік беретін, қолдану және іске асыру функциясы болып табылады. Орналастыру – бұл құжаттарды сақтау мерзімі, жою және орнын ауыстыру туралы шешім қабылдау. Қолдау құжаттамамен жұмыс істеудің жүйесін басқаруды білдіреді [67, 213 б.].

Ұлыбритания тәжірибесіне келсек, онда ресми құжат «Мемлекеттік басқаруды модернизациялау» электронды жазбаларды (құжаттарды) басқаруда базалық элемент болып табылады. Үкімет 2004 жылға дейін барлық орталық үкіметтік мекемелер электрондық ортада жұмыс істеу талаптарына сәйкес келу үшін өздерінің ақпараттық қорларын электронды түрде сақтауға және индекстеуге көшіруді мақсат етіп қойды [67, 213 б.]. 2002 жылы Ұлыбританияның мемлекеттік мұрағаты электрондық құжаттарды басқару жүйелеріне қойылатын функционалдық талаптарды әзірледі. Құжаттаманы басқару жүйесін дайындаушы британиялық фирмалар өздерінің бағдарламалық өнімдерінің аталған талаптарға сәйкес бағалануына қызығушылық білдіріп, Ұлттық мұрағатта тестілеуден өтеді. Мұндай бағдарламалық өнімдерді тестілеуден өткізу АҚШ тәжірибесінде де кездеседі.

Қорыта келгенде, шетелдегі іс жүргізу мен құжаттаманы басқаруды автоматтандырудың салыстырмалы талдауы елімізде жүзеге асырылып жатқан электронды құжаттармен жұмыстың мемлекеттің, қоғамның және бизнес пен жеке адамдардың түпкілікті қажеттіліктерін қанағаттандыруға бағытталғанын көрсетеді. Еліміздегі мемлекеттік органдардағы электронды құжат айналымындағы қағаз құжаттар мен электронды құжаттардың, дәстүрлі қол қою мен электрондық цифрлық қолтаңбаның өзара үйлесімділігі шетел тәжірибесіне ұқсас екені белгілі болды. Сонымен бірге құжаттаманы басқарудың шетелдік тәжірибесін басшылыққа ала отырып, болашақта жүйелі зерттеу және оның нәтижелерін Қазақстандағы ұйымдарға тимді пайдалану қажеттігін көрсетті.

Қазақстанның әлемдік қауымдастықтың тұрақты мүшесі ретінде қарқынды дамуы ұйымдардың біріңғай құжатталған ақпараттық кеңістігіне жаңа инновациялық жобаларды енгізуінен көрініп отыр. Әрі құжаттаманы басқарудың халықаралық нормаларын қолдану отандық ұйымдар мен өндірушілердің сапа менеджментін басқару жүйесінде де табысты орын алып отыр.