3.2 Іс жүргізудегі автоматтандыру және оның ерекшеліктері

Өткен ғасырдың екінші жартысында ақпараттық революция дәуірі ақпараттық технологиялардың дамуының жаңа кезеңімен әйгілі болды. 1950-ші жылдардың басында АҚШ. Ұлыбритания және КСРО-да бір уақытта алғашқы электронды есептеу машиналары іске қосылды. Машинамен жұмыс істеуге бейімдеу өндіргіш күшке айналып, жасанды ойлау жүйесі ғылыми-техникалық прогресті ілгері жылжытты. Мұның барлығы дәстүрлі құжаттарды жаңа тасымалдаушыларда жеткізу, сақтау, пайдалануына мүмкіндік беріп, машинамен оқылатын құжаттар, яғни электронды құжаттардың пайда болуына әкелді. Олар мекеме қызметін жақсартып, құжаттарды өңдеу сапсымен жылдамдығын арттыруға ықпал етті. Құжаттың формасын емес, ақпарат мазмұнын өңдеуге баса назар аударылды. Бұл кезең жаңа «электрондық» немесе «компьютерлік»технология дәуірінің, сондай-ақ басқарудың автоматтандырылған жүйелерін пайдалану концепциясының қалыптаса бастаған кезі еді. Осындай жаңалықпен бірге құжаттың жаңа түрі – машина тасымалдаушыдағы құжаттар пайда болды. Стандартта берілген анықтамасы бойынша машина тасымалдаушыдағы құжат дегеніміз «ақпаратты тасымалдаушысы есептеу техникасы құралдарына пайдалануға жарайтын құжат» [67, 265 б.].

Электронды есептеу машиналарының және ақпараттық технологиялардың кейінгі уақытта қарқынды дамуымен электрондық құжаттардың жаңа түрлері пайда болды. Әдетте олар үш топқа бөлінеді: цифрленген электрондық құжаттар, заманауи электрондық құжаттар, түрлі қағазсыз технологиялардың өнімдері саналатын электрондық құжаттар (электрондық пошта, цифрлық суреттер, электрондық жазба кітапшалары, электрондық газеттер т.б.) [67, 266 б.].

Цифрленген құжаттар қағаз немесе тенотронды құжаттардың цифрлы формаға конверсиялануы нітижесінде алынған құжаттар. Осы әдіспен конверциялау цифрлеу деп аталады. Цифрлеу құжатты өзіне тән формасынан цифрлық (компьютерлік) формаға түрлендіруді білдіреді. Компьютерде цифрленген құжат файл түрінде болады. Цифрлеудің ең кеңінен тараған технологиясы сканерлеу болып табылады. Ол иллюстрациялық, кескінді құжаттарды, суреттерді электронды түрге, яғни файылдарға ауыстыруға мүмкіндік береді. Бүгінде бұл технологияның жетістігін жеке компьютер көмегімен де пайдалануға болады.

Заманауи электрондық құжаттарға тек цифрлы түрдегі құжаттар жатады. Мұндай құжаттар соңғы ақпараттық технологиялардың, яғни Интернет-технологиясы, WWW-технологиясы, мультимедиа жетістіктерінің өнімдері болып саналады. Заманави электрондық құжаттар жалпы вербальды ақпараттың, фотоның, видеоүзінділердің, дыбыстық, анимацияның, графиканың бірыңғай құжатқа интеграциялануын білдіреді. Оның ерекшелігі көпфайылды түрінде болуы. Бұл Интернеттегі Веб-парақтарға тән. Демек, заманауи электрондық құжаттардың көлемі ауқымды және өзін сақтау үшін үлкен көлемді тасымалдаушыларды қажет етеді.

Қағазсыз технологиялардың өнімдері ішінде кең тарағаны – телекоммуникациялық каналдар бойынша файылдар түрінде хабарламалар жолдайтын электрондық пошта. Файл алдын-ала цифрленген хабарламаны (хатты, мақаланы), суретті, фотосуретті, сондай-ақ деректер базасын қамтиды. Электрондық пошта Интернет желісінде кең қолданылатын қызмет түріне жатады. Онан кейін цифрлық, фотографиялау да аса танымал. Ол JPEG форматында жазылады.

Электрондық құжаттық ақпараттық табиғатына тән басты ерекшелігі оның қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ мерзімде сақталатындығы және оған қарағанда сенімдірек. Десе де, электрондық құжаттардың шешімін таппаған мәселелері бар. Біріншіден, электрондық құжаттармен жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді. Екіншіден, атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттармен жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әртектілігі. Үшіншіден, басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әртүрлілігі. Төртіншіден, құжаттарды басқару мен құжаттарды мұрағаттық сақтаудың автоматтандырылған жүйелерінің ортақ үйлесімділікте болмауы [67, 267 б]. Демек бүгінгі таңда осы проблемаларды зерттеуде өзекті. Өйткені бұлар әлемдік деңгейде шешімін таппаған өткір мәселелер болып табылады.

Электрондық құжаттардың ерекшелігі оларда ақпарат электрондық-цифрлық түрде беріледі. Оны адам тек арнайы техникалық және бағдарламалық құралдар көмегімен ғана оқи алады. Мұнда басты ерекшелігіне қарамастан электрондық құжаттық «дәстүрлі қағаз» құжаттан еш айырмашылығы жоқ. Мәселен, дәстүрлі құжатты сканерлеуарқылы электрондық құжатқа түрлендіруге болатыны белгілі. Бірақ оны сканер техникалық құралынсыз және арнайы бағдарламасыз жүзеге асыру мүмкін емес және керісінше электрондық құжатты осы құралдар көмегінсіз «дәстүрлі» формада оқу мүмкін емес.

Электронды құжаттарды зерттеуде оның пайда болуына негіз болған жәйіттарды анықтауға көңіл бөлінеді. Ұйымда жасалатын электрондық құжаттардың бірқатар артықшылықтары оны жасаудың, қолданудың нормативтік құқықтық базасын әзірлеуді талап етеді. Ұйымда құжаттар екі нұсқасында, қағаз және электрондық түрінде пайдаланылады. Құжаттардың әлі күнге дейін екі нұсқада пайдаланылуына мына жәйіттар ықпал етіп отыр. Біріншіден, «қағазсыз басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің» прогрессивті жүйесінде электрондық құжатпен жұмыс істеу қажет болса; екіншіден, басшылар мен орындаушылардың электрондық құжатқа деген толық сенімінің жоқтығы. Бұл проблемалар республикалық мемлекеттік органдарда электрондық құжаттармен жұмыста да көрініс алып отыр.

Қазір еліміздегі электрондық құжаттармен жұмыс тіртібі дәстүрлі схемамен жүреді. Алайда анағұрлым жетілген формасында құжаттардың жылдам қозғалысын қамтамасыз етеді.

Электрондық құжат мәселесі (жасау, сақтау, пайдалану т.б.) іс жүргізу мен мұрағат ісіне ортақ мәселе. Қазірде мұрағаттарды электрондық құжаттарды қабылдауға еш проблемасыз бейімдеу үшін іс жүргізу мен мұрағат технологиялары бір-бірімен тығыз ынтымақтастырылған. Осы жайыттар электрондық құжаттармен жұмыстың аса маңызды бағыттарын анықтауға мүмкіндік берді. Олар:

-құжаттаманы басқару мен ұйым ішіндегі құжаттар ағындарының біріңғай жүйесін жетілдіру;

-іс жүргізуде дәстүрлі және электрондық құжаттарды интеграциялау;

-мекеме, ұйымдарда электрондық іс жүргізу жүйесін құру және ендіру барысында мұрағаттардың белсенді рөлін қамтамасыз ету;

-электрондық құжаттардың құқықтық мәселелерін шешу.

Еліміздегі ең өзекті мәселе электрондық құжат айналымы мен мемлекеттік мұрағаттардың қызметінің құқықтық базасын жетілдіру болатын. Қабылданған нормативтік құқықтық актілер «электрондық құжат», «электрондық іс жүргізу», «электрондық құжат айналымының» қазіргі түсініктеріне негізделді. Нормативтік құқықтық актілердің «Жалпы ережелер» бөлімінде берілген түсініктерге тоқталайық.

«Электрондық құжат және электрондық-цифрлық қолтаңба туралы» заңында «электрондық құжат – өзіндегі ақпаратты электрондық-цифрлық нысанда табыс етілген және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат» делінген [319, 1-баб.]. Демек, электрондық құжаттың басты ерекшелігі оның электронды цифрлы формада болуы.

Отандық заң бойынша электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған құжат қана электрондық құжат бола алады. Ал заңға сәйкес «электрондық цифрлық қолтаңба дегеніміз электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның цифрлық нышандар терімі». Олай болса электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану үшін заңда белгіленген негізгі үш шарт орындалуы тиіс.

Біріншіден, тіркеу куәлігі бар ашық кілттің көмегімен электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығы куәландырылады; екіншіден, электрондық құжатқа қол қойған тұлға электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтіне заңды түрде иелік етеді; үшіншіден, электрондық цифрлық қолтаңба тіркеу куәлігінде аталған мәліметтерге сәйкес пайдаланылғанда электрондық цифрлық қолтаңба қол қоюшы тұлғаның өзі қойған қолымен тең болып есептеледі [79, 10-бап.]. Заңда белгіленгендей, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттері оларды иеленуші тұлғалардың меншігі болып табылады және саны шектеусіз болуы мүмкін, әрі кілттерді иелерінің келісімінсіз өзге адамдарға беруге болмайды. Алайда, электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану үшін кез келген адам заңға сәйкес өз өкіліне өкілеттік бере алады. Электрондық цифрлық қолтаңба құпия ақпараттарға қолданылмайды. Электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдары заңды түрде сертификатталуға тиіс. Мұндай тәжірибе әлемінің бірқатар елдерінде кездеседі, Мәселен, Америка Құрама Штаттарында.

Электрондық құжат айналымы жүйесі қатысушылары арасындағы қатынастар осы Заңмен және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерімен реттелетін электрондық құжаттар алмасу жүйесін білдіреді.

Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 11 қаңтардағы №217 «Ақпараттандыру туралы» Заңына сәйкес «құжатталған ақпарат – материалдық тасымалдағышта тіркелген, өзін сәйкестендіруге мүмкіндік беретін реквизиттері бар ақпарат». Осы заңда ақпараттандырудың объектілері және субъектілері айқын көрсетілді. Заңның үшінші бабында «электрондық ақпараттық ресурстар, ақпараттық жүйелер, ақпараттық жұмыстар мен электрондық қызметтер көрсету ақпараттандыру объектілері, ал Қазақстан Республикасының аумағында ақпараттандыру саласындағы қызметті жүзеге асыратын немесе құқықтық қатынастарға қатысатын мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар ақпараттандыру субъектілері болып табылады» делінген.

Заңның 6-бабында электрондық құжат айналымының үш принципі мен тәртібі белгіленді. Электрондық құжат айналымы мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде келесі принциптер негізінде жүзеге асады:

1) Электрондық құжат айналымының түрлі жүйелерінің жұмыс істеуі;

2) Деректер жасау, өңдеу, сақтау және беру үшін ақпараттық технологиялар қолданылатын қызметтің кез келген салаларында электрондық құжаттарды пайдалану;

3) Кез келген ақпараттық жүйелерді пайдалана отырып, электрондық құжаттарды беру принциптері негізінде мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде жүзеге асырылады. Ал электрондық құжат айналымының тәртібі бойынша осы Заңның талаптарына сәйкес келетін электрондық құжат қағаз құжатқа теңестірілген [79, 6-бап.].

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісінде электрондық технологияларды қолдану мүмкіндіктері мен жағдайын зерттеп, құжаттаманы басқарудың күрделі жүйесінің нормаларын, әдістемесін, осы жүйесінң құрылымы мен қызмет етуін жасау міндетті жұмыс. Қазақстанда ИСО 1549 «Ақпарат және құжаттама. Құжаттаманы басқару» халықаралық стандарты негізінде дәстүрлі және электрондық құжаттармен жұмыс істеудің шетелдік тәжірибелері талдауға алынып қарастырылып, зерттелді. Іс жүргізуде электрондық технологияларды қолдану мақсатында ұйымдарда электрондық құжаттарды дайындау және сақтау әдістемесі жасалды. Электрондық құжаттардың қоғамның барлық салаларында маңызды рөлге ие болуы оларды зерттеуді қажет етеді. Бүгінде бүкіл әлемде электрондық құжаттардың қоғамның барлық салаларын басқару жүйесін жетілдіруге бағытталғаны айқын. Сондықтан электрондық құжаттарды зерттеудің негізгі бағыттарын қарастыруда электрондық құжаттармен жұмыс жұргізудің түрлі мәселелері әлемнің көптеген елдерінде кеңінен зерттеліп, айтарлықтай тәжірибе жинақталды.

Республикада электрондық құжат айналымының жұмыстарына жауапты «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АҚ мемлекеттік органдарда ендірілген Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесіндегі электрондық құжаттардың бірқатар артықшылықтарын айқындады:

1) Электрондық құжаттарды іздеуге сағат емес, секунд не минут қана жұмсалады. Құжаттарға кімнің қол жетімділік құқы болса, уақыт өткізбей-ақ барлық қызметкерлер бір уақытта қол жеткізе алады;

2) Ұйымның құрылымдары арасында құжаттарды жеткізу үшін де уақыт жұмсамаймыз. Құжаттар карточкасымен файылдары да қол жетімділік құқы бар қызметкерлер үшін еш қиындық туғызбайды;

3) Құжат жобасын әзірлеу және келісу үшін қызметкер артық уақыт шығындамайды. Бір құжатты өңдеу уақыты 75 пайыздан аса төмендейді;

4) Құжаттарды сақтайтын орынға жұмсалатын шығын көлемі айтарлықтайазаяды. Мәліметтерді сақтаудың электронды жүйесінің құны үнемі арзандап, ал көлемі өсіп отырады;

5) Электрондық құжаттарды жеткізу уақыты аптамен емес, минут, секундпен өлшенеді;

6) Құжаттарды ксеркс арқылы көшірмелеу қажетсіз болады;

7) ЭҚАБЖ-нің деректер базасында құжаттарды мазмұндық критериі бойынша іздеу мүмкіндігі туады [67, 274 б.].

Расында да, дәстүрлі қағаздармен жұмыс бұл артықшылықтарды қамтамасыз ете алмайды. Дегенмен таяу жылдары дәстүрлі қағаз құжат айналымы өз маңызын да жоғалтпайды. Әлі де маңызды құжаттар жарияланады, бекітіледі және қағаз түрінде жеткізіліп отырады. Елімізде ұйымдардың басым бөлігінде аралас қағаз-электрондық технология қолданылады және мұндай жүйеде құжаттар электронды түрде жіберілгенімен, қағаз көшірмесі дәстүрлі жолмен жіберіледі. Жұмыс құжаттың электронды көшірмесімен жүргізіледі.

Электрондық құжаттарды зерттеу оның мәселелерінің электрондық құжат айналымымен және электрондық мұрағатпен тығыз байланыстылығын көрсетіп отыр. Оперативті қызметін атқарған электрондық құжаттарды ары қарай сақтау мәселесінде оларды тасымалдаушылардың мәселесі шығады. Әлі де электрондық құжаттарды тасымалдаушылардың көнеруі жан-жақты зерттеуді қажет ететін күрделі мәселе. Бұл мәселе электрондық құжат айналымы мен электронды мұрағат үшін ортақ мәселе болғандықтан, кеңінен қарастырған жөн.

Осы кезде электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін жасаудағы жұмыстың жаңа сатысына көтерілу үшін электрондық цифрлық қолтаңба жасауды сертификатталған құралдармен жабдықтау, әрі электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтауға байланысты бірқатар маңызды мәселелерді шешу қажет болды. Бұл мәселеде электрондық құжаттар үшін мұрағаттық сақтаудың мемлекеттік жүйесін немесе электрондық құжаттар мұрағатын құру өте маңызды еді. Өйткені мұрағаттардың болмауы электрондық цифрлық қолтаңба қолданылатын біріңғай жүйеге көшу ісін тежеуі мүмкін болатын. Елімізде аса мән берілген осы мәселе қысқа мерзім ішінде шешімін тапты деуге болады. Электрондық құжат айналымының ведомстволық жүйесі мен мұрағаттық сақтаудың мемлекеттік жүйесі Электрондық құжат айналымы біріңғай жүйесінің ажырамас бөліктеріне айналды. Бүгінде бұл жүйе жетілдірілген мемлекеттік басқару аппаратын түгел қамтып отыр.

Ұйымдардың қызметінде қағаз құжаттардың рөлі қандай болса, электрондық құжаттарда осындай салмаққа ие болды. Электрондық құжат айналымында электрондық құжаттардың мәселесі ары қарай электрондық мұрағат мәселесімен байланыста шешіледі. Қай салада болмасын құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге қойылатын талаптар бірңғайланып, мемлекеттік стандартпен бекітілген.

Ұйымға электрондық мұрағат жұйесін ендіру құжаттарды сақтау құрылымын жүйеге келтіріп, қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді. Эалпы ұйымға электронды мұрағатты ендірудің тимділігі мәселесі әлемдік тәжірибені саралап, оның тимді жақтары анықталды. 1990-шы жылдары электрондық құжаттармен мұрағаттық жұмыс жүргізу экспериментті трде жүрді. Әрі әлемдік тәжірибенің түрлілігі мен біртексіздігі стандарттарды айтпағанда, іске қолайлы ұсынымдрды жасауға мүмкіндік бермеді [67, 279 б.]. Бүгінгі ақпараттық коммуникациялық технологияның жедел дамуы бұл мәселелерді оң шешуге едәуір ықпал етіп отыр. Ең алдымен осы жүйе құжаттарды іздеуге жұмсалатын уақытты қысқартады, оларды көбейту және жіберу уақытын үнемдейді.

Нәтижесінде нақты тимділіктерге қол жеткізуге мүмкіндік жасайды:

1. Ақпаратты аса тимді әдістермен басқаруға, нақты құжаттарды түрлі белгілері бойынша жіктеуге, жинауға, құжаттардың санын анағұрлым көбірек мөлшерде өңдеуге, шешімдерді жылдам және дәл қабылдауға, құжаттарды жоғалтпауға;

2. Құжаттың тарихын қарастыруға, құжаттармен жасалған барлық әрекеттерді тексеріп бақылауға;

3. Тұтынушыға сапалы қызмет көрсетуге, электрондық мұрағатта келген сұранысқа жауап беру қағаз құжатпен салыстырғанда аз уақыт алады, демек тұтынушы жауабын қолына тез алып, оның сұранысының қанағаттануы артады;

4. Құжаттарды жоғалтудан және бұзылудан (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты резервті көшірмелерін жасау, құжаттардың жоғалып кетуіне мүмкіндік бермейді), құжаттарға санкциясыз қол жеткізуден (қызметкерлер арасында құқықтарды икемді етіп бөлу және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі) сақтауға;

5. Жоғары басшылықтың ақпаратқа жылдам және уақтылы қол жеткізу және соның негізінде дұрыс шешім қабылдау мүмкіндігі ұйымның бәсекелестік қабілетін арттыруға.

Электрондық мұрағат – бұл құжаттарды өнеркәсіптік сканирлеу; ретроспективті конверсия (қағаз құжаттарды электронды түрге жаппай көшіру); ұйымның ақпараттық ресурстарын құру; мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару процедураларын автоматтандыру тәрізді күрделі жүйені білдіреді. Бұл міндеттерді тек бір ғана ғылыми пәннің аясында шешу күрделі. Бұлардың барлығы ақпараттық технологиялар, мұрағат ісі, құжат айналымы және бизнес-процестерді басқарудың ұштастыруында жатыр. Сондықтан бұл саланы әлемдік ьтәжірибеде қабылданған Eletronic Records Menagement (ERM), яғни «Электрондықмұрағаттарды басқару» деп атаған дұрыс [67, 280 б.].

Елімізде алғаш мемлекеттік органдардың электронды мұрағаттар жүйесі мәселесі электрондық құжат айналымымен бірге Қазақстан Республикасында «электронды үкіметті» қалыптастырудың 2005-2007 жылдарға арналған Мемлекеттік бағдарламасында қарастырылды. Онда Қазақстан Республикасы Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен мемлекеттік органдардың электрондық мұрағаттар жүйесін құру жоспарланды.

Мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесін құрудың және ендірудің негізгі мақсаты:

1. Ақпараттарды электрондық тасымалдаушыда құжаттарды сақтауға қабылдау;

2. Мемлекеттік органдардың қызметінде жасалған қағаз құжаттарды цифрлы форматтағы құжаттарға көшіру;

3. Сақталған құжаттардың құндылығын, сақталуын, есебін және пайдалануын сараптаудың сапасын қамтамасыз ету;

4. Сақталатын құжаттарға және ақпараттарды электрондық тасымалдаушыдағы істерге белгіленген тәртіпте қол жеткізуді қамтамасыз ету;

5. Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органмен белгіленген талаптар мен мерзімдерге сәйкес тұрақты мемлекеттің сақтауына ақпараттарды электрондық тасымалдаушыларда құжаттарды дайындау және беру болып табылады.

Бұл жобаны іске асыру барысына келетін болсақ, мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесін құру жөніндегі жұмыстар 2002 жылы басталды. 2006 жыл бойы мынадай іс-шаралар жүргізілді:

1. «Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық мұрағаттар жүйесінің» техникалық тапсырмасы әзірленді;

2. Мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуі әзірленді, оның қызметі негізгі міндеттерге сәйкес және мемлекеттік органдардың ведомстволық мұрағаттарына тән;

3. Мамандандырылған аппараттық-бағдарламалық қамтамасыз етуін сатп алу жүргізілді;

4. Қазақстан Республикасы Көлік және коммуникация министрлігінде және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Мұрағаттар және ақпараттар комитетінде тәжірибені пайдалану жүргізілді;

5. Мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесін Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағатында мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесін өнеркәсіптік пайдаланылуы енгізілді.

Электрондық мұрағаттар жүйесін құрған кезде пайда болатын проблемалық мәселелерді тимді шешу мақсатында Ақпарат және мұрағат комитеті тқрағасының 2006 жылғы 20 қыркүйектегі №160 бұйырығымен электрондық мұрағаттар жүйесін әзірлеу мәселелері жөніндегі жұмыс тобын құрды. Жқмыс тобының құрамына Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Ақпараттандыру және байланыс агенттігінің, Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатының, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Мұрағаттар және ақпараттар комитетінің және «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АК өкілдері кірді.

2006 жылғы 26 қыркүйекте Алматы қаласында Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатында «Электрондық құжат айналымы және электрондық мұрағаттар» республикалық семинары өтті. Семинарда мемлекеттік органдардың, ұйымдардың және ұлттық компаниялардың, Астана, Алматы қалаларының, облыстардың мемлекеттік мұрағаттарының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің «Банктік сервистік бюро» РМК, «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АК өкілдері қатысты.

Семинарда электрондық құжат айналымының және электрондық мұрағаттың, осы жобалардың нормативтік-құқықтық базасы дамуының ағымдағы жәй-күйі бойынша, қосарланған проблемалар мен ұсыныстардың, олардың шешімі бойынша мұрағатқа саяхат бойынша баяндамаларды, сондай-ақ электронды құжат айналымының біріңғай жүйесімен және электрондық мұрағаттар жүйесін ұштастырудың проблемалық мәселелері бойынша, электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мәселелері қаралды.

Семинардың қортындысы бойынша электрондық мұрағаттар жүйесін әзірлеу мәселесі жөніндегі ұсыным әзірленіп, онда мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуін ары қарай дамыту және жетілдіру бағдарламасымен жұмыс жасау үшін нормативтік және әдістемелік базаны құру қажеттілігі баса айтылды.

Республикалық семинарда талқыланған мәселелердің бірі – мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесімен электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесіндегі электрондық құжат айналымы жүйесін біріктіру болды. Қазақстан Республикасы Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен осы бағытта жұмыстар жүргізілді. Осылайша, 2006 жылы 12 қазанда Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесімен және мемлекеттік органдардың Электрондық мұжаттар жүйесімен біріктірілген механизм көрсетілді. Жалпы осы жобаны іске асыру үшін мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесі дамуы екі бағытта жоспарланды:

1. Мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесі базасында ведомствалық мұрағаттарды құру;

2. Мемлекеттік мұрағаттарды құру.

Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін Электрондық мұрағаттар жүйесімен интеграциялау үшін оның нормативтік базасын дамыту қажет болды. Ол үшін бір қатар маңызды міндеттер шешімін табуы тиіс: электрондық құжаттың стандартын, электрондық құжатта электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдану стандартын әзірлеу, мемлекеттік органның электрондық ұйымдық-өкімдік құжаттарына ЭАҚБЖ-де электрондық цифрлық қолтаңба қою үшін оның деректемелерін айқындау, мемлекеттік органдардың ведомстволық мұрағатта сақтау мерзімі аяқталған қжаттарын мемлекеттік мұрағатқа өткізудің нақты тәртібін белгілеу, электрондық құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау үшін тасымалдаушылардың сенімділігін қамтамасыз ету мақсатында ақпарат тасымалдаушыларына қойылатын талаптарды және мұрағаттарда электрондық құжаттарды сақтау регламенттерін белгілеу. Бұл күрделі де жауапты міндеттерді шешу үшін Ақпарат және мұрағаттар комитеті төрағасының 31.07.2006 жылы №124 «ЭҚАБЖ және электрондық мұрағаттар жүйесі бойынша нормативтік құқықтық актілер мен әдістемелік қжаттарды әзірлеу туралы» бұйрығына сәйкес Комитет және оған қарасты мұрағаттар, ҚР Президенті мұрағаты өкілдерінен жұмыс тобы құрылады.

Елімізде электрондық мұрағаттарды құру тәжірибесіне тоқталмас бұрын оның мүмкіндіктерін қарастырсақ, олар бірнешеу: анықтамалықтар жүргізу; тіркеу карточкаларын толтыру арқылы есепке алу объектісі туралы ақпаратты енгізу; құжаттардың қндылығын сараптау; ақпараттық қызмет көрсету үшін сұраныстарды өңдеу; мәліметтерді іздеу (электрондық мұрағатта есепке алу объектілерін іздеу); үстел үсті қолданбалы (Lotus Notes, Vicrosoft Office т.б.) жүйелермен интеграциялау; құжаттың әрекет циклын басқару.

Есепке алу объектілері туралы ақпаратты «электрондық мұрағат» модуліне енгізу тіркеу карточкаларын жасау арқылы жүргізіледі. Тіркеу карточкалары тиісті папкалар бойынша тіркеу журналдарында қамтылады.

Электрондық мұрағатта ақпаратты іздеудің үш әдісі бар:

1. Параметрі бойынша іздеу;

2. Толық мәтін бойынша іздеу (құжаттың ақпараттық мазмұны бойынша табу);

3. Алдыңғы екі іздеу әдісін біріктіретін үйлестіру әдісі бойынша іздеу.

Толық мәтін бойынша іздеуде құжаттың кез келген бөлігінің мәтіні немесе негізгі сөздері бойынша сұрау салу арқылы құжатты табу.

Көрсеткіші және толық мәтін бойынша үйлестіру әдісінде метаданный атрибуттары немесе толық мәтін немесе негізгі сөздер бойынша сұрау салу арқылы құжатты табу.

Алайда, ҚР Президенті мұрағатында ендірілген Электрондық мұрағаттар жүйесін пайдаланумен бірге бірқатар проблемалық мәселелер туындады.

1. Ретроконверция 1 планетарлық сканирде үш қызметкер жасайды. Ал сақтаулы құжаттардың барлық көлемін ретроконверциялау 500 жылды талап етеді. Электрондық мұрағаттар құрудағы ресейлік әріптестердің тәжірибесін зерттеу кезінде осы мәселе бойынша қағаз құжаттарды электрондық түрде бірнеше рет ретроконверция жасауды қолданған өнеркәсіптік технологиясы және электрондық мұрағаттарға осындай қызметтер көрсететін жабдығы бар арнайы ұйымқұру қажет.

2. Электрондық мұрағаттар жүйесінің қолданыстағы конфигурациясы ұзақ мерзімді елу-жүз жылға сынақтан өткен, қайта жазудан қорғалған электрондық тасымалдаушыларда электрондық құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау жағынан толық жасалмаған.

3. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесінен басқа, электрондық құжаттарды мұрағатқа сақтауға автоматты түрде көшіруді қамтамасыз ететін ведомстволық ақпараттық жүйелерді мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесімен интеграциялау туралы мәселені зерттеу қажет.

Айтылған мәселелер шешілген жағдайда Электрондық мұрағаттар жүйесін өзге де мемлекеттік мұрағаттарда дамытудың болашағы болмақ. Мемлекеттік органдардың Электрондық мұрағаттар жүйесін ведомстволық мұрағат ретінде мемлекеттік органдардың біріңғай ақпараттық жүйелерімен интеграциялау мүмкіндігін қамтамасыз ету арқылы іске асыруға болады. Бұл ақпараттық жүйелерде ретроконверция пайдаланылмайтын электрондық құжаттардың ғана қозғалысы болады.

Осы шараларды іске асыру, яғни ведомстволық мұрағаттарды Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесінен басқа ведомстволық жүйелермен интеграциялау қажеттігі қосымша зерттеулерді, ары қарай дамыту концепциясын әзірлеуді, міндеттерді түпкілікті шешу үшін құжаттарды мұрағаттық сақтаудың нормативтік базасын жетілдіруді және айтарлықтай материалдық қажаратты жұмсауды талап етеді. Мұндай деңгейдегі жүйе Қазақстанда алғаш рет іске асырылуда.

Ең бастысы осы жүйе мұрағат ісі мен құжаттама саласында озық ақпараттық технологиялар саласындағы консалтингтік ұйымдармен және мұрағаттардың бағдарламалық қамтамасыз етуін отандық, шетелдік өндірушілерімен тығыз ынтымақтаса отырып іске асырылуы тиіс.

Қазақстанға империялық басқару жүйесінің енгізіліп, асықпай ойластырылған, оң нәтижеге қол жеткізу үшін ұтымды ұйымдастырылған басқару жүйесіндегі іс жүргізудің рөлі анықталды. Мемлекеттік басқару мен іс жүргізу жүйесінің басқару ісімен бір-бірінсіз әрекет ете алмайтын тығыз байланысы жан-жақты көрсетілді.

Қазіргі таңда электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағаттардың нормативтік базасын дамыту ең өзекті мәселеге айналды. Бұл бағытта біраз мәселелер оң шешімін тапты. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесінде электрондық цифрлық қолтаңбаны қою үшін электрондық ұйымдық-өкімдік құжаттың деректемелері тізбесі анықталды. Алайда 1) электрондық құжаттың стандартын, электрондық құжатқа электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдану стандартын әзірлеу; 2) ведмстволық мұрағатта белгіленген сақтау мерзімдері аяқталған электрондық құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа өткізудің нақты тәртібін белгілеу; 3) электрондық құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау үшін тасымалдаушылардың беріктігін қамтамасыз ету мақсатында ақпаратты тасымалдаушыларға талаптарды және мұрағаттарда электрондық құжаттарды сақтау регламенттерін белгілеу мәселелері әлі де түпкілікті шешімін таппады.

Іс жүргізу мен құжаттанудың зерттеу әдістері осы саланың кез келген теориялық және қолданбалы сипаттағы мәселелерін қарастыруда кеңінен қолданылатыны анықталды. Әдістер таным құралы ретінде және нақты нәтижеде де танылған. Егер жекелей алғанда, іс жүргізудің зерттеу әдістері кеңестік дәуірде кемшіліктеріне қарамастан Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендіруде өзін ақтап, осы жобаны жүзеге асыруға мүмкіндік берсе, қазіргі таңда бұл зерттеу әдістерінің тимді қолданылып жүргені белгілі. Сонымен бірге іс жүргізудің зерттеу әдістері осы саланы толық автоматтандыруға да мүмкіндік береді. Қолданбалы зерттеулерде кеңінен қолданылған зерттеу әдістері теориялық зерттеулерді жүргізуде де қолданыла алады. Іс жүргізу мен құжаттанудың зерттеу әдістері жалпы құжаттармен жасалатын жұмыстардың технологиясы өзгеруіне қарай жетілдіріліп отыруы әбден мүмкін және бір-бірін толықтырып, зерттеу нәтижесінің тимділігін қамтамасыз ете алады.

Қорыта келгенде, іс жүргізуде жаңа ақпараттық технологияларды кеңінен пайдалану электрондық құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды және оған қатысты түпкілікті мәселелерді шешуді талап етеді. Бұл мәселеде де элемізде іске асырылып жатқан Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесі мемлекеттік органдар мен азаматтар және бизнес арасындағы қатынастарды жылдамдатып, ең бастысы осы қатынастардың ашықтығына әкелді. Жасалу сәтінен бастап ұйымдастырылу мәселесі шешілетін электрондық құжаттарды пайдалану тимділігі тек басқару жүйесін жетілдірумен шектелмейді. Экономикалық тимділікпен қатар қоғамды демократияландыру принциптерінтолық іске қосатын тетік ретінде электрондық құжаттарды қолдану бағыттарының аясы күннен күнге өсіп келеді. Осыған қарай іс жүргізу мен құжаттанудың кейбір мәселелері қоғамда болатын түрлі өзгерістерге байланысты болашақта жаңа бағыттрда қарастырылуы әбден мүмкін.