2.1 1940-1990 Жж. Қазақстандағы іс жүргізу

Кеңестік мемлекеттік басқару жүйесі қалыптасқанан кейін кеңестік басқару аппаратының жұмысына екі факутор әсер етті. Бірінші фактор, ескі патша шенеуніктерінің орнына Кеңес өкіметіне берілген сауатты, бірақ бюрократиялық аппараттың жұмысынан хабары жоқ жұмысшылар мен солдаттар келді. Бұл өзгеріс аппарат жұмысы мәдениетінің күрт құлдырауына әкелді. Екінші фактор, әміршіл-әкімшіл жүйе бірден орнықты және онай жүйеде мәселеге қатысты шешімді кім дайындаса да, қалай әзірлесе де құжат басшының атынан жолданатын дәстүр қалыптасты. Нәтижесінде іс жүргізу таза техникалық сарынды жұмыс ретінде қабылданып, оны қосалқы қызмет түрі деп тану орын алды.

ҚазКСР Министрлер Кеңесінің «ҚазКСР министрліктері мен ведомстваларында мұрағат материалдарын сақтауды жақсарту шаралары туралы» 1940 жылғы 10 қазашадағы қаулысында «Министрлер Кеңесі Мұрағат басқармасының тексеру мәліметтері бойынша бірқатар министрліктер, ведмстваларда және олардың ведмствоға қарасты жергілікті органдарында ағамдық іс жүргізу мен мұрағат материалдарын сақтау жағдайы қанағаттанарлықсыз. Әсіресе әлеуметтік қамсыздандыру, ауыл шаруашылығы, сауда министрліктерінде, «Расткаучук» республикалық кеңсесінде, ДОСАРМ Орталық комитетінде, Солтүстік Қазақстан, Оңтүстік Қазақстан, Семей ауыл шаруашылығы облыстық басқармаларында, «Сельхозумка» трестінің Ақтөбе, Солтүстік Қазақстан зауыт басқармасында, Семей облыстық денсаулық сақтау бөлімінде іс жүргізу мен мұрағат материалдарын сақтау нашар, дұрыс жолға қойылмағандығы» сөз болып, осы жайттар негізінде Министрлер Кеңесі төмендегідей қаулы шығарады: «Министрліктерде, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда іс жүргізу қатаң түрде әзірленген істер номенклатурасы бойынша жүргізілсін. Істер номенклатурасы мекеме басшысы бекіткен, Ішкі істер министрлігінің мұрағат органдарымен клісілген болуы тиіс» делінген [67, 116 б.].

Іс жүргізу саласындағы біріңғай әдістемелік орталықтың жоқтығы мекемелер мен ведомсволардың қызметтерінде құжаттанудың келісілген түрде ұйымдасуына кері әсер етті. Көптеген жерде кездесіп жатқан олқылықтар жалпы мемлекеттік деңгейде ғылыми күштерді шоғырландырудың қажеттігін көрсетіп берді. Нәтижесінде 1941 жылы ұйымдастыру техникасы бойынша Бірінші салааралық кеңес өтеді. Кеңеске қатысушылар ұсынған бағдарламаның жобасына іс жүргізу мәселелері айқын көрсетілді. Олардың негізгі ірі мәселелері мыналар:

-іс жүргізу ісіне басшылық ететін ұйымдық-әдістемелік орталық құру;

-іс жүргізу қызметтері жұмысының нормативтік базасын жасау;

-кеңсе қызметкерлерінің еңбегін механизациялау;

-басқару құжаттарын бір ізге түсіруді жүргізу:

-іс жүргізу қызметкерлерін даярлау және қайта даярлаудың біріңғай жүйесін бегілеу;

-құжаттамамен қамтамасыз етудің проблемаларымен кешенді түрде айналысатын бүкілодақтық ғылыми-зерттеу институтын құру.

Мұның өзі іс жүзінде қираған жүйені қалпына келтіру қажеттігін қайта ұсыну болатын. Алайда, екінші дүниежүзілік соғыстың басталуы бұл ұсыныстардың іске асуын біраз уақытқа кейінге шегерді. Мемлекеттік іс жүргізу саласында жоғарыда көрсетілгендей, 1960-шы жылдарға дейін кідіріктеу кезеңі орын алды. Дегенмен де, республика көемінде біраз уақыттық тығырықтан кейін Министрлер Кеңесін Д. Қонаевтың басқару кезінде қазақша іс жүргізу мәселесі күн тәртібіне қайта қойылды. 1958 жылы 12 ақпанда «Республиканың мемлекеттік аппараттарында, қоғамдық және копперативтік ұйымдарында қазақ тілінде іс жүргізуді жақсарту шаралары туралы» қаулысы қабылданды. Онда: «Министрлер Кеңесінде, министрліктерінде, ведомстволарында, еңбекші депутаттар кеңестерінің облыстық, қалалық және аудандық аткомдарында соңғы жылдары қазақ тіліндегі іс жүргізуге аз ден қоятын болды», - деп көрсетілген.

Бірқатар министрліктерде, республикалық, облыстық мекемелерде, ұйымдарда жергілікті мекемелермен, ұйымдармен, кеңестік және ұжымдық шаруашылықтармен, кәсіпорындармен, сондай-ақ жеке адамдармсен қос тілде немесе тек қазақ тілінде жауап беру қажет болса да, олар қатынасты жазба түрде тек орыс тілінде жүргізіп отырды. Қазақ халқының басым бөлігімен қатынасы бар Мәдениет және Ауыл шаруашылық министрліктері, қазақ тұтынушылар Одағы және өзге де министрліктер мен ведомстволар және олардың жергілікті органдары жазбаша нұсқаулықтарды, бұйрықтарды, азаматтардың хаттарына жауаптарын олардың ана тілінде емес, орыс тілінде беретіні анықталды.

Республиканың министрліктерінде, ведомстволарында, кеңес халық шаруашылықтарында, облыстық, қалалық, кеңестік шаруашылық, копперативтік, қоғамдық ұйымдары мен мекемелерде іс жүргізу екі мемлекеттік тілде – қазақ және орыс тілдерінде жүргізілуі тиіс.

Осы мақсатта төмендегі міндеттер шегеленіп, олардың жүзеге асуы қадағаланды:

а) республикалық, облыстық, қалалық, аудандық ұйымдар қаулы, шешім, бұйрықтарын және өзге де нұсқаулықтарын халықтың ұлттық құрамына қарай қазақ немесе орыс тілінде немесе бірдей екі тілде жолдауы тиіс;

б) еңбекші депутаттар кеңестерінің сессиялары, конференциялары, мәжілістері, кеңестері аралас қатысушылар болса екі тілде, бір тілдегі қатысушылар болса тиісті тілде өткізілсін;

в) шағымдарға, өтініштерге, сұрауларға жауап жазылған тілде берілуі тиіс;

г) ұйымдардың, мекемелердің хаттарына жауап солар жазған тілде берілуі тиіс;

д) басым көпшілігін аз ұлт өкілдері құрайтын аудандарда іс жүргізу сол халықтың тілінде жүргізілуі тиіс;

е) барлық бланкілер, есеп беру формалары, кеңсе кітаптары, материалдар және өзге де көпшілікке арналған құжаттар екі мемлекеттік тілде қатар әзірленеді немесе жарияланады;

ж) мекемелерде, кәсіпорындарда тақтайшалар, көше, темір және шойын жолдарда, кеме, айлақтарда, әуежайларда, қоғамдық орындарда, тақтайшалар мен бағыт белгілері, жарнама плакат, хабарламалар міндетті түрде екі мемлекеттік тілде ілінуі тиіс;

з) республикада өндірілетін өнеркәсіп және азық-түлік тауарларының этикеткалары, жапсырмалары екі мемлекеттік тілде белгіленуі тиіс.

Бұл шараларды толық іске асыру үшін министрліктер, ведомстволар, халық шаруашылығы кеңестері басшылары, облыстық, қалалық және аудандық аткомдар төрағалары 1959 жылға арналған іс жүргізудің жаңа тәртібін толығымен іске асыруды қамтамасыз ететін дайындық жұмыстарын қолға алу міндеттелді. Республика көлемінде пошта, телеграф қатынастарын, жөнелтулердіқазақ тілінде қабылдау шараларын бір ай мерзімінде атқаруды ҚазКСР Байланыс министрлігі Носковқа жүктейді [67, 117 б.].

Қазақша іс жүргізуді ұйымдастыру жекелеген салаларды емес, басқарудың барлық салаларын бір деңгейде толық қамтыды. Жоғарыдағы министрліктерден төменгі деңгейдегі аудандық аткомдардың барлығы жұмылдырылды. Алайда бұл шаралар сөз жүзінде қалды. 1961 жылы 6 желтоқсандағы ҚазКСР Министрлер Кеңесі қарамағындағы Мұрағат басқармасы туралы ереженің 3-бабының 2-тармағы бойынша «мұрағат ісі, археография және ағымдық іс жүргізудің құжаттық бөлігі салаларындағы отандық және шетелдік мекемелердің жұмысының озық тәжірибесінің үйрену, қртындылау және тарату» делінген. Іс жүргізу саласын басқару мұрағат ісімен қоса, ҚазКСР Министрлер Кеңесі қарамағындағы Мұрағат басқармасына жүктелді [67, 117 б.]. Осыдан кейін іс жүргізуді жақсарту жөнінде келесі қаулы «ҚазКСР-нда мұрағат ісін ары қарай жақсарту туралы» ҚазКСР Министрлер Кеңесінің 1964 жылғы 6 қаңтардағы №25 қаулысы қабылданды. Оған сәйкес, жетістіктер мен техниканы пайдаланып, іс жүргізуді жақсартудың қажетті шараларын қолға алу, 1964 жылы мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда ведомстволық мұрағаттар мен іс жүргізудің жолға қойылу жайының республикалық байқауын ұйымдастырып өткізу, сондай-ақ, «ҚазКСР Министрлер Кеңесі қарамағындағы Мұрағаттар басқармасына осы Мұрағаттар басқармасында іс жүргізу апараты мен ведомствалық мқрағаттар қызметкерлерінің біліктілігін көрсету бойынша кешкі ақылы курстарын ұйымдастыру» шаралары көзделді [67, 118 б.].

Құжаттану білімінің аясы кеңейіп, бүгінде құрылымы күрделене түсті әрі теориялық мәселелері жеке қарастырылып, методологиялық негізі беки түсті. Нәтижесінде құжаттанудың ұғымдар жүйесі қалыптасты, зерттеу әдістері нақтыланды. Құжаттану қоғам туралы ғылымдар жүйесіне кіреді және олардың басым көпшілігімен тығыз байланысты әрі өзара әрекеттес. Құжаттардың пайда болуы және дамуы қоғамның дамуымен байланысы болуы жағынан ол тарих ғылымымен тығыз байланысты. Сол себепті жеке құжаттың, құжаттар жиынтығының, тіпті құжаттар жүйесінің қалыптасуын әлеуметтік-экономикалық, саяси тарих, мәдениет тарихы білімінсіз түсіну қиын. Құжаттану тарихи зерттеулердің деректік базасын қалыптастыруға мүмкіндік береді. Осы жағынан ол деректануға да жақын. Құжаттану ақпарат теориясының, мұрағаттану мен деректанудың түйісетін нүктесі ретінде қарастырылды.

Құжаттану мәселелері басқару мәселелерімен тығыз байланысты. Құжатсыз бір де бір тиімді басқару шешімін қабылдау мүмкін емес. Осы жағынан оны ресейлік ғалымдар ақпараттық менеджментпен тығыз байланыстырады. Жаңа ақпараттық технологиялардың құжаттық операцияларды анағұрлым жылдам, ұтымды, тиімді етуі құжаттанудың техникалық, технологиялық аспектілеріне көбірек көңіл бөлуін қажет етеді. Құжаттанудың пәнаралық байланыстары оның әлі де көп аспектілі мәселелерін шешуді оңтайландыруға мүмкіндік береді.

Қазақстанда 1960-шы жылдары іс жүргізу құжаттарында, әсіресе, жоспарлау шараларында аса көңіл бөлінген. Мәселен, Партиялық-мемлекеттік бақылау Комитетінің көрсетуінше, Мемлекеттік жоспарлауда жоспарларды өзгерту жиі орын алады. Бұл кейде қажеттіліктен емес, жоспарларды жасауда оны шала құру салдарынан орын алып отырған. Осындай себептер мен өзгерістердің басым көпшілігі құрылыс материалдары өнеркәсібі бөлімінде (Малай), машина құрылыс өнеркәсібі бөлімінде (Вензовский), жеңіл өнеркәсіп бөлімінде (Климов) жіберілген. Барлық бөлімдер қажетті деңгейде кешенді жоспарлаумен және салалар бойынша экономикалық көрсеткіштерді талдаумен айналыспады (яғни еңбек өнімділігі, өнімнің өз құны, рентабельділігі, пайда т.б.), салалық жоспарлауда методологиялық басшылық мәселелерін ескермейді [67, 118 б.]. Аппаратта жеке тапсырмаларды орындауды кешіктіру жағдайлары жиі кездеседі, әсіресе көлік және байланыс бөлімінде барлық тапсырманың 33 пайызы, ауыл шаруашылық бөлімінде барлық тапсырманың 25 пайызы мерзімінен кешігіп орындалады. Артық хат алмасудың орын алуы жалғасуда, көп жағдайда хаттар бөлімдердің кәсіпорындарға жолдаған сұрауларын құрайды. Маңызды құжаттардың сарсаңға түсіруі, мәселенің мәні бойынша жауап бермеу жайыттары да кездеседі.

Істер басқармасы (Полищук) аппаратқа қызмет көрсету бойынша өз жұмысын іс жүргізу мен машинажазба жұмыстарын орталықтандырумен байланысты өте баяу бейімдеп отыр. Құжаттардың орындалуын бақылау тек орындау мерзімдері бойынша жүзеге асырылады, оның үстіне тек фактілер ғана көрсетіліп, олардың орындалу ескертілмейді. Есептеу және ұйымдастыру техника құралдары әлсіз ендірілуде. Бөлім мамандары өздеріне қатысты емес жұмыстармен, яғни арнайы есептеуді қажет етпейтін құжаттарды әзірлеумен, құжаттарды іздеумен, тәбіл жүргізумен айналысады. Машина бюросы біліктігі шамалы аз штат, сапасы төмен материалдардың есебінен құжаттарды басып беру мерзімдерін бұзады, қателіктер мен қайта жасауларға жол береді.

Баяндалған осы жайыттар 1965 жылы 14 қаңтарда ҚазКСР Мемлекеттік жоспарлау комиссиясының №2 «Қазақ КСР Мемлекеттік жоспарлау комиссиясы аппаратында жұмыс стилі мен әдістерін ары қарай жетілдіру туралы» қаулысын шығаруға түрткі болды [67, 118 б]. Бұл бір ғана ведомстводағы жағдай еді. Ал республика көлемінде Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің 11 қаңтардағы 1966 жылғы «ҚазКСР Министрлер Кеңесінің 1964 жылы 6 қаңтардағы №25 «Қазақ КСР-нда мұрағат ісін ары қарай жақсарту жөнінде» қаулысының орындалу барысы туралы» қаулысы шығады.

Қаулыда құрылыс, коммуналды шаруашылық, әлеуметтік қамсыздандыру министрліктерінде, Қазақ темір жол басқармасында, Жоғарғы Сотта ведомстволық мұрағаттар ретке келтіріліп, ағымдық іс жүргізу жақсартылғаны; мұрағат мекемелері кәсіпорындар мен ұйымдарға іс жүргізуді дұрыс жолға қоюға тәжірибелік көмек кқрсетілетіні; министрліктер мен водомстволар өздеріне қарасты кәсіпорындар мен ұйымдарға іс жүргізуді дұрыс жолға қоюды және оның жағдайын аз қадағалайды, нәтижесінде олардың басым көпшілігіндегі мұрағаттар қараусыз қалған, ал іс жүргізуі ретке келтірілмегені айтылады.

Осы жайыттарды ескере отырып, Министрлер Кеңесі аталған қаулының 2-тармағында «Қазақ КСР министрліктері мен ведомстволары 1966 жылы өздеріне қарасты кәсіпорындары мен ұйымдарын іс жүргізу жөніндегі нұсқаулығын және істер номенклатурасын әзірлеуге, бекітуге міндеттелсін». Министрліктер, ведомстволар ведомствоға қарасты ұйымдардың аппаратын, шаруашылық қызметін тексеру барысында міндетті түрде сондағы іс жүргізу жағдайы мен мұрағат ісінің қойылуын тексеруі тиіс» деп көрсетеді. Сонымен бірге 1966 жылдан бастап, мұрағат бөлімдері қарамағында қызметкерлерге өндірістен қол үзбей семинарлар ұйымдастыруға, Мұрағат басқармасына 1967 жылы министрліктерде, ведмстволарда, кәсіпорындарда іс жүргізу мен мұрағаттар жағдайының айлық байқауын өткізуге рұқсат беріледі [67, 119 б.].

Республикадағы іс жүргізуге жауапты барлық облысты мұрағат бөлімдері Қазақ Бас мұрағат басқармасына осы қаулының орындалу барысы туралы есепберіп отырады. Осы мәселе бойынша Орталық мемлекеттік мұрағат 06.06.1967 жылы жолдаған №2/147 анықтамасында осы қуалының орындалғанын және №1 тізім бойынша 314 мекеменің бәрінде істер номенклатурасы барын жеткізеді. Мекемелердегі іс жүргізу жағдайын жақсарту жөнінде мына мәліметтер беріледі «...іс жүргізу мен мұрағатқа жауапты адамдармен семинар-кеңестер өткізіледі. Тамақ өнеркәсібі, Жеңіл, Нан тағамдары (өнімдері) мен Жем-шөп өнеркәсібі (комбикорм) министрліктерінде, Мемлекеттік құрылыс секілді төрт жүйенің 150 адамын қамтыды. Бас жүйедегі, яғни Тұрмыстық қызмет көрсету министрлігі, Нан өнімдері мен комбикорм өнеркәсібі министрлігі, Министрлер Кеңесінің Бас жабдықтау мекемесінде, «Казчермет» бірлестігі мен Қазақстанның жазушылар Одағы үшін іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірленді.

Іс жүргізу саласын жақсарту шаралары мұрағаттарды реттеу ісімен қатар жүргізілді. Бұл міндет министрліктер, ведомстволар, бас мекемелерге жүктеліп, олар өз ведомствасына қарасты мекемелердегі іс жүргізу мен мұрағаттарды жақсарту шаралары туралы Қазақ бас мұрағат басқармасына хабарлап отырды. Жай қадағалау мұрағат мекемелері тарапынан айтарлықтай нәтиже бермегендіктен, олар мекемелерге әдістемелік көмекпен ұйымдық, тәжірибелік көмек көрсете бастады. Жаңа әдістер, яғни құжаттардың құндылығын сараптау, оларды реттеу, істер номенклатурасын нақтылау немесе әзірлеу, мекеме қызметкерлерімен тәжірибелік сабақтары қамтылған семинарлар өткізуге көбірек көңіл бөле бастады. Осындай ұйымдастырылған семинарлар саны 1966 жылы екі жүзге жуыққа жетіп, оларға бес мыңнан аса адам қатысты.

Іс жүргізуді жақсарту ісінде 1966 жылы 11 қаңтардағы қаулының мәні үлкен. Осы қаулының орындалу барысы туралы барлық облыстық мұрағат бөлімдері ақпаратты жүйелі Қазақ мұрағат басқармасына беріп отырды. Алайда құжаттарын жүйелеп, ретке келтірмеген мекемелерде кездеседі.

Іс жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде негізгі бөлігін құрайтын Ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарының да орны ерекше. Оларды ендіру бойынша қарқынды жұмыс 1974-75 жж. жүргізілді.

Одақ көлемінде көзделген Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі КСРО Министрлер Кеңесінің Ғылым және техника жөніндегі мемлекеттік Комитетінің 04.09.1973 ж. №435 қаулысымен мақұлданды. Осы жылдрдың қазан айында ҚазКСР Министрлер Кеңесінің ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарын ендіру туралы өкімі шықты. Министрлер Кеңесіминистрліктерді, ведомстволарды, мекемелерді, ұйымдар мен кәсіпорындарды 1975 жылы 1 маусымға дейін ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарын ендіруді қамтамасыз етуге міндеттелді. Қазақ Бас мұрағат басқармасы Іс жүргізудің Тұрпатты ережелерін қажетті өзгерістер енгізе отырып әзірлеп, оны ҚазКСР Министрлер Кеңесінің бекітуіне беруі тиіс.

Республика бойынша Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендіруде барлық жергілікті органдар тиісті шешім немесе өкім шығарып, мекемемекеме басшыларымен осы құжаттардың орындалуы жөнінде кеңестер өткізіп айтарлықтай көмек көрсетті.Кеңеске мұрағат мекемелері де тартылды. Министрліктер мен ведомстволар да өз апараттарында ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарын ендіру туралы бұйырық шығарып, олардың орындалуын қадағалап отырды. Сонымен бірге Энергетика және элнктрификация, Геология, Заі министрліктері «құжаттарды әзірлеу ережелері», «Машинисткаларға арналған ескертпе» және трафаретті хаттардың жеке түрлеріне арналған әдістемелік құжаттар әзірледі [67, 124 б.].

Республикамыздың министрліктері мен водомстволарында Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелерін ендіру барысы туралы ҚазКСР Министрлер Кеңесі жанындағы Бас мұрағат басқармасының Толықтыру, Іс жүргізу және ведмстволық мұрағаттар бөлімінің 1979 жыл басында әзірленген шолуына тоқталайық [67, 124 б.]. Шолуда берілген мәліметтер КСРО Мұрағат басқармасына берілген мәліметтерге қарағанда толығырақ.

Шолуда 1979 жылы 135 мекемеде Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін тәжірибелік пайдалану бойынша сауалнама жүргізілгені туралы мәлімет берілген. Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі құжаттармен жұмысты ұтымды ғылыми негізде ұйымдастыруды реттейтін негізгі құжат екені әрі осы жүйенің іс жүзінде барлық салада, сондай-ақ ғылым мен мәдениет саласында пайдаланылатыны айтылады [67, 124 б.].

Кейбір мекемелерде Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендіру шараларын өткізуге еңбекті ғылыми ұйымдастыру, конструкторлық бөлімдер және стандарттау бөлімдері тартылған. Мәселен, Балхаш тау-металлургия комбинаты КСРО түсті металлургия министрлігінің Еңбекті ғылыми ұйымдастыру бөлімімен осы шараны өткізу жөнінде шарт жасасқан. Бұл мекеменің іс жүргізу қызметкерлерінің саны жалпы қызметкерлер санының он екі пайызын құрайды. Заі министрлігінде де көрсеткіш осындай. Демек, мекеме басшылығы іс жүргізуге дұрыс ден қойып, оған жауапты бөлім Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелерінің 8.2.1. тармағына сәйкес мекеме басшысына бағынатын болған [67, 124 б.].

Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін жетілдіруде жүйенің ережелерін басқарудың дәстүрлі әдістерін пайдалануда және Басқарудың автоматтандырылған жүйелері жағдайында дифференциялау қажет пе деген сауал туындады. Алайда бұл сауалға көптеген мекемелер нақты жауап бере алмаған. Бір мекемелер Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі құжаттармен жұмыстың дәстүрлі формасына ғана қатысты болуы керек десе, кейбір мекемелер қызықты ұсыныстарын білдірді. Дифференциялау емес, құжаттарды интеграциялау, яғни машинамен өңдеуге де болатын және басқарудың дәстүрлі әдістеріне негізделген құжаттардың біріңғай жүйесі жасалуы қажет. Әрине, бұл ұсынысқа мамандардың құлақ асқаны жөн. Расында, 1980-шы жылдары қолға алынған құжаттардың бірізделген жүйелерін жасауды осы ұсыныстардың нәтижесі деп қараған дұрыс [67, 124 б.].

Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірудің экономикалық тимділігі жөнінде нақты пікір білдіру оңай болмады. Себебі осы мәселеге қатысты тек Балқаш тау-металлургия комбинатында ғана құжаттарды айналмалы жеткізу орнына пошта тарату әдісін ендіру нәтижесінде жылына 6000 сом үнемделген [67, 124 б.]. Әрине барлық мекемелер бұл мәселеде арнайы әдістеменің жоқтығынан Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендіру тимділігін анықтай алмаған.

1978 жылы 1 наурызда Қазақ Бас мұрағат басқармасының бастығы Б.Рамазанованың қолы қойылған ВНИИКИ директорының орынбасары А.А. Саковқа №4-5/153 хат жолданады [67, 125 б.]. Хат ПГ 603-28-77 және ПГ603-29-77 мемлекеттік стандарттары жобаларын жетілдіру мәселесіне арналған. ПГ603-28-77 «Құжаттардың бірізді жүйесі. Ұйымдық-өкімдік құжаттама жүйесі. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» және ПГ603-29-77 «Құжаттардың бірізді жүйесі. Ұйымдық-өкімдік құжаттама жұйесі. Формуляр үлгі» мемлекеттік стандарттарының алғашқы редакциясымен танысып шығып, пікірлерін білдірген. Мемлекеттік стандарттарда көрсетілген құжаттарды ресімдеу процедуралары мен техникасын біріздеу алдыңғы уақытта Басқарудыі автоматтандырылған жүйесінің және құжаттармен жұмыстың дәстүрлі әдістерінің ақпараттық базасы ретінде Ұйымдық-өкімдік құжаттарды пайдаланудың негізгі көзі болмақ [67, 125 б.].

ПГ603-28-77 және ПГ 603-29-77 мемлекеттік стандарттары ГОСТ6.38.-72 және 6.39-72 стандарттарының кемшіліктерін түзетіп, құжаттарды ресімдеу тәртібін нақтылай түскенін көрсете отырып, Қазақ Бас мұрағат басқармасы Ұйымдық-өкімдік құжаттардың стандарттары жобаларына қатысты жекелеген ескертулері мен ұсыныстарын білдіреді. Соларды жіті қарастырайық:

1. Стандарттар КСРО, одақтық және автономиялы республикалар Жоғарғы Кеңестері, КСРО және одақтық республикалар Министрлер Кеңесі құжаттарын қамтымайды. Бұл оның маңызын төмендетеді. Министрліктер мен ведомстволардың және оларға бағынатын мекемелердің іс жүргізуіне бақылау орнату жұмысының тәжірибесі осы мекемелердің құжаттарын ресімдеуде жоғары тұрған мекемелерден келіп түсетін құжаттарды негізге алатыны әрі оның орынды екенін айтады. Осыған орай Ұйымдық-өкімдік құжаттар стандарттары барлық мекемелер мен ұйымдарға, олардың ішінде ұжымдық шаруашылықтарға, кооперативтік, кәсіподақтық, қоғамдық ұйымдарға, халықтық бақылау, сот, мемлекеттік арбитраж, прокуратура органдарына, жергілікті атқарушы және билік органдарына ортақ болуы тиіс.

Аталған мекемелердің барлығы қызметтерінде бір-бірімен тығыз байланысты, өзара хат алмасады, бірлесіп мәселелер талқылап шешімдер мен бұйрықтар шығарады, ереже, нұсқаулық, әдістемелік құралдар әзірлеп, күшіне ендіреді. Мәселен, хат, бұйрық, шешім және т.б. құжаттар қай жерде жасалғанына, кімге жолданғанына қарамастан оларды ресімдеу талаптарын сәйкестендіру қажет. Себебі мекемелер мен ұйымдардың бір бөлігі қос бағыныштылыққа, яғни атқарушы комитеттерге және министрліктерге бағынады.

Қазақстанда ГОСТ 6.38-72 және ГОСТ 6.39-72 мемлекеттік стандарттарын ендіру жұмысының тәжірибесі оларды пайдалануға болатынын негізді деп, әр мемлекеттік мекеме, ұйымға, кооперативтік, кәсіподақ ұйымдарында ендірілді. Жер-жерде жергілікті атқарушы органдар өз аппараттарынан бастап облыстың барлық мекеме, ұйымдарында Ұйымдық-өкімдік құжаттар стандарттарын ендіру мәселелерін шешті.

2. Кез келген мемлекеттік стандарт еш ауытқусыз және басқа да бір нұсқаусыз біріңғай талаптар мен принциптерді белгіленуі тиіс. Осыған орай бланктердің «бұрыштай» орналасқан түрі ұсынылады. ГОСТ 6.38-72 және ГОСТ6.39-72 мемлекеттік стандарттары бойынша ендірілген бланктің «көлденең» және «бұрыштай» екі түрі құжаттарды ресімдеуде әр түрлілікке әкелді. Сондықтан бланктің деректемелері «бұрыштай» орналасқан біріңғай формуляр-ұлгісін ендіру құжат айналымын ұйымдастыруда қолданылатын техникалық құралдарды да біріздеуге мүмкіндік береді. Осымен бірге еі маңыздысыодақтық және автономиялы республикалар мекмелерінің бланкілерінде тұрақты деректемелерді қос (ұлттық және орыс) тілінде ресімдеу жағын ойластыруды ұсынады. Деректемелерді қос тілде көлденең орналасқан бланкіде «келісу белгісі», «бекіту белгісі», «алушы», «бұрыштама» сөздеріне арналған орын өлшемдері шектеулі болады. Мөртабанда көрсетілетін деректемелер жиынтығы сатандартта қарастырылмаған.

3. Хаттаманың күні оның мәтініне қойылған күні емес, мәжіліс, жиналыс, алқалы органның кеңесі өткен күні болуы тиіс. Бұрыштама көрсету үшін жеке парақ қана емес, құжаттың бірінші парағының арты да пайдаланылуы әрі бұл жөнінде тиісті мәлімет болуы керек. Стандарт бойынша осындай ұсыныстарын білдіре отырып, ГОСТ 6.38-72 және 6.39-72 мемлекеттік стандарттарынан гөрі тиражын көбірек шығаруды және насихаттау мен ендіруді мұрағат және Мемлекеттік стандарт мекемелерінен өзге осы стандарттарды пайдаланатын салалардың барлық орталық және бас мекемелеріне жүктеу қажет деген ұсынысымен аяқтайды [67, 126 б.].

Қазақ Бас мұрағат басқармасының 1978 жылы 28 маусымда Бас мұрағат басқармасы аппаратында іс жүргізуді жақсарту туралы №41 бұйрығы шығады [288, 55-56 п.]. Осы мақсатта бөлім бастықтарына іс жүргізуді Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің негізгі ережелері, Ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттары, ҚазКСР Министрлер Кеңесі бекіткене Тұрпатты нұсқаулық тараптарына сәйкес жүргізу, құжаттардың және басқарма бастығы тапсырмаларының орындалуына жедел бақылауды күшейтуді бұйырады.

1978 жылы 4-5 шілдеде «Басқарудың автоматтандырылған жүйесі және басқарудың дәстүрлі әдістерін пайдалану жағдайында Ұйымдық-өкімдік құжаттардың бірізделген жүйесін ендіру» тақырыбында семинар өткізіледі. Семинар қазКСР Мемлекеттік жоспарлау комиссиясы жанындағы ғылыми техникалық ақпарат және тахникалық экономикалық зерттеулердің қазақ ғылыми-зерттеу институты, ҚазКСР Министрлер Кеңесі жанындағы Бас мұрағат басқармасы, Ғылыми техникалық қамтамасыз етудің Алматы облыстық кеңесі ұйымдастыруымен өтті [67, 126 б.].

Республикада Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірген мекемелердің басым бөлігі бұл жүйеге оң баға берді. Іс жүргізуді Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің принциптеріне көшіру көптеген мекемелердің дәстүрлерін өзгертті. Бұл дәстүрлерден бас тарту белгілі қиындықтарды туғызды. Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелерін ендірудегі басты қиындықтар – кадрлар дайындығының болмауы және материалдық-техникалық базаның жоқтығы. Сонымен бірге Іс жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде басқарудың автоматтандырылған жүйесі жағдайында құжаттармен жұмыс істеуге қойылатын талаптар толық ескерілмегені де айтылады. Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелерінің ұсынысы ретінде берілуі оны ендіруді тежеп отыр. Бұған бірқатар мекемелерде әлі де Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің талаптарына сай келмейтін іс жүргізу нұсқаулықтары пайдаланылатыны дәлел болды [67, 127 б.].

Зерттеу жұмысында Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің негізгі ережелерін, Ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарын, Іс жүргізу жөніндегі Тұрпатты және ведомстволық нұсқаулықтарын мекемелер мен ұйымдар жұмысына ендіруге қатысты жер-жерден келіп түскен ақпараттарға кеңінен жүйелі талдау жасалынды.

Ұйымдық-өкімдік құжаттардың стандарттарын ендіру бойынша қарқынды жұмыс 1974-1975 жылдары жүргізілді. Министрліктер мен ведомостволар стандарттарды ендіру жөнінде өз бұйрықтарын шығарып, жаңа бланкілер дайындады. 1976 жылға қарай республикалық барлық министрліктер мен ведомостволар жаңа бланкілермен жұмыс жасауды және құжаттарды стандарт талаптарына сәйкес ресімдеуді бастады. Ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттары Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің негізгі бөлігін құрайтындықтан, Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі Қазақстанда кеңінен қолданысқа ие болды деуге болады [67, 127 б.].

Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі мен ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарының талаптарына сай бірқатар министрліктер мен ведомостволар өз іс жүргізу нұсқаулықтарын әзірледі, осындай он алты құжат Орталық мемлекеттік мұрағаттың қарауына келіп түсті.

Мұрағат мекемелері, олардың қатарында Орталық мемлекеттік мұрағат Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесі мен ұйымдық-өкімдік құжаттардың мемлекеттік стандарттарын ендіруде мекемелерге іс жүргізубойынша кеңес-семинарлар өткізу арқылы көмек көрсетіп отырды. Мысалы, 1974-1978 жылдары 72 кеңес-семинар өткізіп, онда үш мыңға жуық адам қатысты. Автокөлік, Заң, Азық-түлік өнеркәсібі, Азық дайндау, Коммуналдық шаруашылық, Жеңіл өнеркәсіпжәне өзге министрліктерде жыл сайын біліктілігін көрсету курстары ұйымдастырылды. 1973-1978 жылдары ұйымдастырылған осындай елу курстарда іс жүргізу және мұрағат жұмысы бойынша дәрістер оқылып, оларды екі мыңдай адам бітіріп шықты.

Бүкілодақтық құжаттану және мұрағаттану ғылыми-зерттеу институтының тапсырмасы бойынша Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелерінің орнықтылық деңгейін тексеру мақсатында отыз министрлік пен ведомстваның аппаратында оның күнделікті қолдану тәжірибесі бойынша сауалнама жүргізіледі. Сауалнамаға отыз республикалық мекеме қатысады. Құрылыс жұмстарының, Материалдық-техникалық жабдықтау, Кәсіби техникалық білім беру, кинематография, түсті металлургия, Жеңіл өнеркәсіп, Азық-түлік өнеркәсібі, Орман және ағаш өңдеу өнеркәсібі, Ауыл шаруашылық, Орман шаруашылығы, Ауыр индустрия кәсіпорындарының құрылысы, Монтаждау және арнайы құрылыс жұмыстары, Ауыл шаруашылық құрылыс, Автокөлік, Автожолдар, Байланыс, Қаржы, Халыққа қызмет көрсету, Тұрғын үй-коммуналдық шаруашылық, Азық дайындау, Жоғарғы және орта білім, Әлеуметтік қамтамасыз ету, Денсаулық сақтау және Мәдениет министрліктері және Жоғарғы сот.

Сауалнама қорытындысы бойынша Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің ғылым, мәдениет, білім, денсаулық сақтау салаларында қолданысқа ие болғандығын көрсетеді. Мекемелердің басым бөлігінде Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірумен іс жүргізу қызметі кеңсе және мұрағат айналысады. Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің Негізгі ережелеріне сәйкес, кеңсе мекеме басшысына емес, әкімшілік-шаруашылық бөлімдеріне бағынады. Іс жүргізу мамандарының санын пайыздық көрсеткішпен көрсетпегенде, жоғарғы көрсеткіш Заң министрлігінде 12%, ал Монтаждау және арнайы құрылыс жұмыстары министрлігінде 0,015% көрсеткішті құрайды [67, 128 б.]. Жұмыс көлемінің ауқымдылығы және жалақының аздығы іс жүргізу мамандарын іріктеп алу және тағайындауда айтарлықтай кедергілер келтірді. Кадрлардың ұдайы тұрақсыздығы әрине, олардың біліктілігіне үлес қоса алмайды, ал ол өз кезегінде құжаттармен жұмысты ұтымды ғылыми негізде ұйымдастыруға кері әсер етеді. Мұны мекемелерде жүргізілген сауалнамалар да растайды. Мекемелердің басым көпшілігі Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірудегі негізгі кедергі кадрлардың біліктілігінің өз деңгейінде болмауы, кадр жетіспеушілігі және орныққан жұмыс әдістерін жеңу қиындығы деп көрсеткен. Жоғарғы сот пен орман өнеркәсібі министрлігі Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесінің талаптарын күрделі, Ауыр индустрия баспахананың жоқтығы Іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірудегі негізгі қиыншылықтар деп есептейді. Бірқатар мекемелер материалдық-техникалық қиындықтарды кадр мәселесімен қатар қояды [67, 128 б.].

Іс жүргізудің 1980-ші жылдары мен 1990-шы жылдардың басында дамуында құжаттардың бірізді жүйелерін жасау және олармен жұмысты біріңғайлндыру бағытында бірқатар жұмыстар атқарылды. Одақтық деңгейде іс жүргізудің біріңғай мемлекеттік жүйесін ендірубарысында орындалған ғылыми зерттеулер нәтижесінде құжаттар терминдерін біріздеу, құжаттар жүйелерін біріздеу, құжаттарды ресімдеуге қойылатын жаңа талаптар енгізілді. Алғаш 1984 жылы іс жүргізу мен мұрағат ісінің алғашқы 1970 жылғы мемлекеттік стандарты жаңа редакциясында жарық көрді. Ұғымдар жүйесі анағұрлым бірізделіп, стандарттау жолға қойылды [67, 134 б].

1988 жылы қабылданған ГОСТ6.10.1 – 88 «Құжаттардың бірізді жүйелері. Негізгі ережелер» мемлекеттік стандарты бірізді құжаттар жүйесіндегі мемлекеттік стандарттың және халық шаруашылығының түрлі деңгейіндегі құжаттар формаларын біріздеу жұмыстарын белгілейтін құжаттардың негізі болып саналады. Алғаш осы стандарт құжаттардың бірізді жүйелеріне кіретін мемлекеттік стандарттарды, құжаттар жүйелерін әзірлеуші министрліктердің нормативтік құжаттарын, құжаттардың бірізді формаларын анықтады. Құжаттардың бірізді жүйелерін жасау мақсаты құжаттар формаларының ұтымды құрамын, олардағы өзара байланысты техникалық-экономикалық, әлеуметтік көрсеткіштердің жиынтығын анықтау және бекіту екені көрсетілді [67, 135 б].

Құжаттардың бірізді жүйелерін жасаудың негізгі үш міндеті анықталды. Құжаттардың бірізді формаларын әзірлеу, бекіту және тіркеу тәртібіне біріңғай талаптарды белгілеу; халық шаруашылығында ақпарат ағындарын реттеу, байланыстың, есептеу және ұйымдастыру техникасының жаңашыл құралдарын кең қолдану негізінде мәліметтерді өңдеудің автоматтандырылған жүйелерінің өзара әрекеттесуін қамтамасыз ету; басқару жүйесінің шынайы қажеттілігіне жарамайтын және құжаттар санын азайтуға мүмкіндік бермейтін құжаттар формаларын қысқарту, Сонымен бірге осы стандарттың артықшылығы – лағаш рет құжаттардың бірізді жүйелеріне қатысты терминдер мен ұғымдар анықтамалары, құжаттардың бірізді формаларының санаттары (жалпы одақтық, салалық, республикалық, кәсіпорынның) бекітілуінде.

Стандартта жоспарлау, ұйымдық-өкімдік, алғашқы есеп беру, есеп-статистикалық, есеп айырысу – ақша, қаржы, баға қою, материалдық-техникалық қамту, сауда, сыртқы сауда өнертапқыш және ашулар, еңбек және әлеуметтік мәселелер, көлік елісін жоспарлау және басқару, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету құжаттамаларының бірізді жүйелері бекітілді. Алайда оларды әзірлеуге тек одақтық деңгейдегі мекемелер тағайындалды. Дегенмен бұл жұмыс қысқа мерзімде орындалатын шара емес еді.

1980-ші жылдары іс жүргізудің дамуында бірізді құжаттар жүйелерінің мемлекеттік стандарттарын әзірлеу және оларды іс жүзіне енгізу мәселелері шешімін тапты [67, 135 б]. 1988 ж. басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі жобасы әзірленді [67, 135 б]. Іс жүзінде аталмыш жобаны толығымен жүзеге асыруға мүмкіндік болмады. Кеңестік Одақтың күйреуі, өкінішке орай, бұл жобаның толық жүзеге асуына мүмкіндік бермеді. Алайда, елімізде осы жобаға сәйкес, құжаттама қызметтерінің типтік ережесінде құрылымдық өзгерістер орын алды. Басқару құжаттарын ресімдеуде келісу тәртібін сақтау жүзеге асырылды. Ал құжаттармен жұмысты автоматтандыру мәселесі толық шешімін тауып үлгермеді. 1990 жылы қабылданған ГОСТ 6.38 – 90 стандарты бойынша ұйымдық-өкімдік құжаттаманың жүйесін және оның ресімделуіне қойылатын талаптарды бекітті [67, 135 б].

Қорыта келгенде, Іс жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесін ендіруді Қазақстанда іске асыру қолға алынды. Бүкілодақтық құжаттану және мұрағаттану институтының тапсырмасымен жүйенің Негізгі ережелерінің орнықтылық деңгейін тексеру мақсатында ғылым, мәдениет, білім, денсаулық сақтау салаларында отыз мекемеде оны күнделікті қолдану тәжірибесі бойынша сауалнама жүргізіледі. Сауалнама қорытындысы бойынша мекемелердің бірі іс жүргізу үдерістерін механикаландыру және автоматтандыру, екіншісі, хаттарды құрылымдық бөлімшелерге жеткізуді, конверттерді ашуды автоматтандыру, үшіншісі, поштамен жіберілетін құжаттарды өңдеуді автоматтандыру қажет дегенді айтады. Он сегіз мекеме жүйені іс жүзінде өзін-өзі ақтады деп есептейді. Ал арнайы әдістеменің жоқтығынан жүйені ендіру тиімділігін анықтау мүмкін болмаған. Тек Балқаш 1976 ж. қарай республикалық барлық министрліктер мен ведомстволар жаңа бланкілермен жұмыс жасауды және құжаттарды стандарт талаптарына сәйкес ресімдеуді бастады. 1970-80-ші жж. іс жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінің жасалуы және ендірілуі, құжаттардың бірізді жүйелерінің әзірленуі іс жүргізудің кеңестік кезеңдегі басты жетістіктеріне айналды. Ұйымдастыру, әдістемелік, жаңа технологиялық жағынан негізі мықты жүйе болып қалыптасқан іс жүргізу бюрократиялық басқару жүйесінің талаптарын толық қанағаттандырды. Ал 1980-ші жж. соңында іс жүргізудің дамуында бірізді құжаттар жүйелерінің мемлекеттік стандарттарын әзірлеу және оларды іс жүзіне енгізу мәселелері шешімін тапты 1988 ж. Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі жобасы әзірленді. Іс жүзінде аталмыш жобаны Кеңестік Одақтың күйреуімен толығымен жүзеге асыруға мүмкіндік болмады.