2.2 Оценка информационно-технического обеспечения организации. Выводы и рекомендации по усовершенствованию

Рабочее место секретаря оснащено следующими техническими средствами: компьютер, модем (электронная почта), принтер, ксерокс, факс, сканер, телефон (городской и внутренний).

АОЗТ «Алтайские продукты» использует источник информации – Интернет.

В бухгалтерии используются следующие программы: Microsoft Office XP, программы «1С» - «Бухгалтерия», «Торговля и склад» и другие.

Каналы, используемые для передачи информации по горизонтали и вертикали – письменные.

Информационно-техническое обеспечение организации, на наш взгляд, явное недостаточное. В связи с расширением фирмы требуется новый подход к организации и обеспечению внутрифирменной системы информации. Было бы не лишним создать информационную систему, включающую отдел обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документа­ции; хранения и выдачи информационных материалов.

Следует создать центральную службу ведения записей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов за­писей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации.

Эта служба разрабатывает единую внутрифирменную программу совершенство­вания системы записей и оказывает в этом помощь всем производственным подраз­делениям.

Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств для сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей; программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координа­цию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит также определение потребностей всех подразделений фирмы в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носи­телей информации.

Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в целом.

Новый подход к информационному обеспечению не замедлит сказаться на успеха производства. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

• Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

• Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

• Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

• Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

• Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

• Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

• Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.