- •Контрольная работа №1
- •2007 Г.
- •1. Внутрифирменная система информации
- •1.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации
- •1.2 Принципы, цели функции внутрифирменной системы информации
- •2. Оценка информационно-технического обеспечении организации на примере аозт «Алтайские продукты»
- •2.1 Характеристика организации
- •2.2 Оценка информационно-технического обеспечения организации. Выводы и рекомендации по усовершенствованию
- •2.3 Обследование внутренней ситуации по распределению данных
2.2 Оценка информационно-технического обеспечения организации. Выводы и рекомендации по усовершенствованию
Рабочее место секретаря оснащено следующими техническими средствами: компьютер, модем (электронная почта), принтер, ксерокс, факс, сканер, телефон (городской и внутренний).
АОЗТ «Алтайские продукты» использует источник информации – Интернет.
В бухгалтерии используются следующие программы: Microsoft Office XP, программы «1С» - «Бухгалтерия», «Торговля и склад» и другие.
Каналы, используемые для передачи информации по горизонтали и вертикали – письменные.
Информационно-техническое обеспечение организации, на наш взгляд, явное недостаточное. В связи с расширением фирмы требуется новый подход к организации и обеспечению внутрифирменной системы информации. Было бы не лишним создать информационную систему, включающую отдел обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов.
Следует создать центральную службу ведения записей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации.
Эта служба разрабатывает единую внутрифирменную программу совершенствования системы записей и оказывает в этом помощь всем производственным подразделениям.
Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств для сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей; программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит также определение потребностей всех подразделений фирмы в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носителей информации.
Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в целом.
Новый подход к информационному обеспечению не замедлит сказаться на успеха производства. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.