Введение

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Формирование личных дел работников

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в специальную папку.

Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании – аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). При оформлении личного дела работника можно руководствоваться нормами указа Президента РФ «Об утверждении положения «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005 № 609.

В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

-личный листок по учету кадров (анкета);

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документа об образовании;

-трудовой договор (экземпляр работодателя);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

-выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации; заголовок текста; фамилия, имя отчество работника в именительном падеже; порядковый номер дела (как правило, это табельный номер); дата начала личного дела (день поступления); дата окончания личного дела (день увольнения); количество листов (указывается из листа-заверителя дела); срок хранения. На корешке личного дела указывается номер дела, фамилия и инициалы служащего. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел, предусматривающей следующие графы: порядковый номер; фамилия, имя, отчество работников; дата постановки дела на учет; дата снятия с учета. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются (отдельно нумеруются листы описи) и только после этого документ подшивается. В конце личного дела помещается лист-заверитель личного дела по установленной форме.