3.3.3. Час і місце переговорів. Ініціатива їх проведення

Чи завжди доцільно виступати з ініціативою проведення переговорів або її вигідніше поступитися партнерові?

Іноді краще поступитися партнерові ініціативою проведення переговорів. Це дає нам деякі переваги у виборі часу й місця переговорів.

Час і місце переговорів звичайно визначаються угодою сторін по наступних мотивах:

- актуальність завдань на переговорах;

- торгово-політична обстановка;

- зацікавленість уряду й впливових фінансово-промислових груп у зміцненні відносин з даною країною;

- політична стабільність у країні;

- воєнні дії;

- проведення міжнародного форуму;

- візит глави держави;

- робота міжнародного ярмарку тощо;

- кон'юнктура ринку;:

- введення ембарго на товари конкурента;

- сезонність товару (сільськогосподарські продукти, купальні костюми, зимовий одяг);

- лібералізація ринку по імпорту або експорту;

- стрибок цін;

- умови організації переговорів:

- ознайомлення учасників переговорів з виробництвом товару;

- необхідність демонстрації товару в дії;

- залучення до переговорів широкого кола експертів;

- дотримання черговості місця проведення;

- міркування престижу;

- фінансові можливості учасників.

3.3.4. Склад учасників

ЗАГАЛЬНЕ ПРАВИЛО: навіть у неконфіденційних переговорах повинне бути зайняте мінімально необхідне число учасників. (Оптимально - не менш двох чоловік ).

Число й професійний склад учасників визначаються кожним партнером з огляду на:

- цілі і завдання (порядку денного) переговорів;

- часу й місця їх проведення;

- необхідності виконання певних формальностей перебування в країні (наприклад, складності забезпечення візами, виконання вимог про реєстрації);

- мови учасників (участь надійних і кваліфікованих перекладачів);

- рівня делегації партнера (рівні учасників переговорів повинні бути рівні).

Важливо до прибуття іноземців установити ранги членів делегації й відповідні їм ранги членів нашої делегації.

Поняття "рівень" включає:

- посадове положення (президент, директор, менеджер, експерт),

- суспільне становище (депутат парламенту, голова партії, член уряду, редактор відомої газети або популярний ведучий телепрограми);

- обсяг повноважень (до речі, цей фактор досить часто визначає значення персони на переговорах),

- компетентність.

Наші ймовірні труднощі: посада керівника не завжди відповідає його компетентності. У зв'язку із цим можна:

а) звести переговори спочатку на рівні експертів, тоді керівник присутній на завершальній стадії й підписує готовий документ;

б) із самого початку керівник делегує необхідні повноваження компетентному співробітникові.

При визначенні персонального складу делегації її глава, тобто особа, що визначає позицію делегації на переговорах, повинен сформувати й протиставити майбутньому "супротивникові" сильну команду. У зв'язку із цим він припускає, що партнер:

- досконально володіє предметом переговорів (знає товар і його особливості);

- має досвід і володіє технікою ведення переговорів;

- вивчив сучасну кон'юнктуру ринку й має свіжу інформацію;

- володіє іноземними мовами й розуміє мова партнера (ваша мова).

У складі делегації функції строго розподілені (краще, якщо в ній не тільки керівники). Так, одному зі членів делегації, звичайно молодшому за посадою, може бути доручена роль зв'язкового - він доставляє необхідні документи, викликає експертів, замовляє напої, сигарети. Один з постійно присутніх членів делегації веде запис бесіди.

Без спеціального узгодження не слід залучати до переговорів співробітників, що мають доступ до державного (комерційної) таємниці.

Якщо хоч один член делегації не володіє мовою, переговори повинні йти через перекладача.

Для тих, хто володіє мовою:

а) достоїнство переговорів через перекладача - більше часу на обмірковування відповіді;

б) достоїнство переговорів віч-на-віч, без перекладача - виникнення атмосфери довіри, що особливо коштовно на конфіденційних переговорах.