Розділ 2. Планування та організування зовнішньоекономічних операцій3
2.1. Етапи здійснення зео
Планування зовнішньоекономічних операцій організації є конкретною функцією менеджменту (конкретним видом управлінської діяльності), яка для забезпечення ефективної реалізації повинна виконуватись шляхом загальних функцій (рис.2.1):
Рис.2.1. Місце планування ЗЕО в системі управління організацією
планування ЗЕО організації;
організування ЗЕО (створення відповідних спеціалізованих чи вбудованих підрозділів для управління ЗЕО, забезпечення функціонального розподілу, визначення повноважень та відповідальності працівників, що задіяні у ЗЕО тощо);
мотивування працівників, задіяних у процесі виконання ЗЕО (встановлення форм, систем оплати праці, розмірів та характеру надбавок, доплат і премій за результати здійснення ЗЕО);
контролювання ЗЕО (попереднє, поточне та завершальне відносно усіх ресурсів, що використовуються у процесі виконання ЗЕО);
регулювання ЗЕО (може здійснюватись на будь-якому із попередніх етапів залежно від результатів контролювання ЗЕО).
Як видно з рис.2.1 та вищенаведеної послідовності планування ЗЕД є першим етапом реалізації управління ЗЕД в межах технології менеджменту. Отже, планування ЗЕД – це вид управлінської діяльності, що визначає перспективу розвитку та майбутній стан зовнішньоекономічної діяльності організації. Необхідно наголосити, що планування ЗЕД виступає першим етапом технології менеджменту, формує інформаційну базу для подальшого організування, мотивуванння працівників, контролювання та регулювання у сфері ЗЕД.
У результаті планування ЗЕД керуючою системою організації (керівниками, фахівцями, ресурсами, які вони використовують у своїй діяльності, тощо) повинні бути сформовані методи менеджменту – потенційні способи впливу на керовану систему організації з метою досягнення цілей у сфері ЗЕД. Можливими прикладами методів менеджменту, які утворяться у результаті планування ЗЕД можуть бути:
графік здійснення зовнішньоекономічної операції;
план ЗЕД;
кошториси витрат, пов’язаних із ЗЕД;
зовнішньоекономічний договір;
план-графік платежів за зовнішньоекономічною операцією;
бюджет ЗЕО тощо.
Надалі сформовані методи менеджменту повинні пройти відбір за встановленими критеріями (оскільки в ринковій економіці методи менеджменту, як правило, формуються на альтернативних засадах з урахуванням оптимістичних та песимістичних прогнозів) та юридично узаконитись. Іншими словами, для забезпечення безпосереднього впливу керуючої системи організації на керовану методи менеджменту необхідно на альтернативній основі трансформувати в управлінські рішення, які є прямими важелями впливу на підлеглих.
Планування ЗЕО повинно здійснюватись на підставі інформації, якою володіє підприємство. Тому керівникі в процесі планування повинні враховувати схему взаємодії учасників ЗЕД.
Функції учасників ЗЕД наведені у таблиці 2.1.
Таблиця 2.1
Функції учасників ЗЕД
Організації |
Функції, які виконує організація |
|
|
|
Сертифікація товарів |
|
|
|
Ліцензування видів діяльності |
|
|
|
|
|
Відкриття акредитивів, оплата експортно-імпортних операцій |
|
|
|
Декларування і надання товарів в митні установи |
|
Гігієнічні висновки про харчові товари |
|
Видача сертифікатів по товарах ростинного походження |
|
Видача сертифікатів по товарах тваринного походження |
|
Перевірка екологічної безпеки |
|
Організація перевезення товарів |
|
|
Організування зовнішньоторгових операцій є складним процесом, який вимагає здійснення ряду заходів як усередині, так і поза підприємством у зовнішньому середовищі.
До заходів усередині підприємства можна віднести наступні:
Обгрунтовано оцінити обрану мету та напрямок зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) - експорт, імпорт, виставки, науково-технічне співробітництво, лізинг, ліцензування тощо.
Якщо це буде експорт, то слід оцінити свої експортні можливості: свій виробничий потенціал, реальні перспективи його розвитку, забезпеченість необхідною сировинною базою, наявний та перспективний рівень кваліфікації працівників, компетентність керівного складу, якість товару, його упакування, транспортування.
Проаналізувати, які структурні зміни всередині підприємства необхідно здійснити, щоб бути готовим до зовнішньоекономічної діяльності з урахуванням усієї її специфіки та складності.
Організувати відділ ЗЕД з протокольним підрозділом (або оперативно-комерційну службу), визначити його склад, завдання та цілі.
Утворити відділ маркетингу або доручити здійснювати її функції спеціалізованій організації на договірних засадах.
У разі експорту скласти та підготувати рекламні матеріали з урахуванням специфіки товарів (буклети, каталого, листівки, прейскуранти тощо).
Встановити контакт з Торгово-промисловою палатою.
Вивчити внутрішнє законодавство, яке стосується ЗЕД.
Ознайомитись з підзаконними розпорядженнями, інструкціями та вказівками вищестоящих органів, які стосуються ЗЕД.
Пройти реєстрацію, отримати реєстраційний номер.
Відкрити рахунок (рахунки) у банку.
Перевірити патентну чистоту товару.
Якщо товар, призначений до експорту, не відповідає технічному рівню фігуруючих аналогічних товар на зовнішньому ринку та його якість нижче вимог кінцевих споживачів, розробити заходи, які забезпечать конкурентоспроможність товару.
Визначити, чи може підприємство забезпечити виробництво товару у обсягах, які потрібні для оволодіння запланованою часткою ринка, для забезпечення рентабельності збуту.
Утворити на підприємстві банк даних по товару, партнерах, конкурентах.
Знайти кваліфікованого консультанта або посередника.
Провести активну роботу на виставках.
Розпочати роботу з інформування, особливо з представництвами фірм в Україні.
Заходи з реалізації ЗЕО у зовнішньому середовищі, здійснюються підприємством у декілька послідовних етапів та стадій, на яких вирішуються певні завдання та виконуються відповідні формальності, пов'язані з оформленням, пересиланням та обробленням документації, необхідної для забезпечення успішного виконання угоди.
Основними етапами здійснення ЗЕО є такі: