3.3.8. Підписання підсумкових документів

Для підписання підсумкових документів може бути підготовлене спеціальне приміщення (не обов'язково в місці проведення переговорів, іноді навіть не в країні, де вони проходять).

До участі в підписанні контракту, угоди, протоколу переговорів і т.п. можуть бути запрошені:

преса;

вищі керівники;

представники ділових кіл;

духівництво.

По закінченні церемонії підписання можуть бути організовані прийом, коктейль, обід і т.п. До підписання документа також може бути присвячене вручення сувенірів. Вони ретельно підбираються з урахуванням національних особливостей, культурних традицій, смаків одержувача, характеру сформованих відносин, нарешті, вартості подарунка. Вручення й прийом сувенірів ґрунтуються на принципі взаємності й рівноцінності. Якщо цей принцип порушується, одна зі сторін ризикує потрапити в залежність до іншої сторони.

3.3.9. Протокольні заходи

Під ними розуміють різні зустрічі сторін за межами кімнати переговорів (відвідування театру, музею, полювання, риболовля, зустріч у сауні, обід у ресторані, прийом, фуршет і т.п.). Заходу часто намагаються додати неформальний характер, що дозволяє вести бесіди по темі переговорів без офіційної фіксації результатів. Однак все сказане в ході таких зустрічей ретельно аналізується й робляться висновки, які потім можуть лягти в основу підсумкових документів. Такі зустрічі скрупульозно готовлять, друкують запрошення, де обмовляють час і умови їхнього проведення.

Існують правила розсадження за обіднім столом*. Насамперед це строге дотримання службового або суспільного становища гостей. Його порушення розглядається як знак неповаги. Зокрема, корисно заздалегідь готовити план розсадження з урахуванням наступних правил:

1. Найближчі місця до хазяїна й господарки вважаються самими престижними. Місце по праву руку (по правій стороні) поважніше ніж місця по ліву руку (по лівій стороні).

2. Першими по праву й ліву руку від хазяїна саджають жінок, від господарки - чоловіків. Потім місця чергуються.

3. Жінку не саджають поруч із жінкою, а чоловіка - із дружиною.

4. Звичайно жінку не саджають на край стола, якщо в торці стола не сидить чоловік.

5. Замужня жінка визнає ранг чоловіка.

6. Місце напроти хазяїна може бути запропоновано самому почесному гостеві.

7. При рівності рангів гостей перевага при розсадженні віддається іноземцям.

8. При розсадженні необхідно враховувати знання іноземних мов гостями, що сидять поруч.

9. Можливе розсадження делегацій одна проти іншої по старшинству.

У проводах звичайно беруть участь ті ж особи, які брали участь і в зустрічі. Однак це необов'язково. Організація проводів може залежати від звичаю, від рівня делегації, нарешті, іноді від результатів переговорів.

3.3.10. Фіксування результатів переговорів

По закінченні переговорів доцільно скласти запис бесіди, де відбити час початку й закінчення, склад учасників, основні рішення, указати, які документи були передані й отримані в ході переговорів, які сувеніри вручені й отримані, особливості поводження партнерів на переговорах, їхню реакцію на ті або інші дії сторони, висновки й пропозиції щодо майбутніх контактів.

Визначивши їхні мети й завдання, прийшли до висновку, що не варто вступати в будь-які переговори без достатніх на те підстав і поспішати із запрошенням партнера на зустріч, може бути, розумніше надати можливість це зробити йому.

Число членів делегації, що одночасно беруть участь у переговорах, повинне бути мінімальним, а професійний потенціал учасників повинен гідно протистояти команді супротивника.

Щоб уникнути організаційних прорахунків варто завчасно готовити проекти програми переговорів і перебування учасників зустрічі в країні, а також проект кошторису видатків по проведенню переговорів, погодити з партнером ділову частину програми й уточнити розміри фінансової участі сторін в організації переговорів. При необхідності забезпечити візову підтримку. Заздалегідь одержати письмове підтвердження згоди відповідних керівників на відвідування делегацією інофірми підприємства, організації, міста.

Щоб заощадити настільки дефіцитне на переговорах час і бути більше впевненим у собі, доцільно ретельно підготувати матеріали для технічних переговорів і документи, що аргументують, для комерційних переговорів, а також заготовити розумне число проектів підсумкових документів; виробити плани й тактику проведення кожного раунду переговорів і дотримуватися їх.

Варто пам'ятати, що протокольні заходи служать зручним місцем для неформального продовження переговорів.

Фіксація результатів переговорів необхідна, щоб надалі закріпити досягнутий успіх і уникнути допущених помилок.