3.3.7. Проведення переговорів

Після того як гості були зустрінуті у вестибюлі ким-небудь із молодшого персоналу фірми, може бути запропонований наступний порядок проведення "саміту".

У приміщенні для переговорів хазяї зустрічають гостей, коштуючи в порядку по убуванню рангів. Першим входить глава делегації гостей і після короткого обміну вітаннями із главою делегації хазяїв здоровається з іншими членами делегації (по старшинству), за ним ідуть члени делегації гостей.

До розсадження за столом переговорів або відразу після її главі делегації хазяїв варто виявити до гостей інтерес (бажано щирий), звернувшись до глави делегації гостей, наприклад, з питанням: "Як доїхали?" або: "Як улаштувалися?", "Не потрібно чи допомога в організації побуту?" і т.п. Якщо добре знайомі, поцікавитися родиною, успіхами дітей, справами фірми (якщо впевнені, що справи йдуть добре).

За столом переговорів керівники делегацій сідають у центрі, навпроти один одного, члени делегацій - ліворуч і праворуч від керівника в порядку убування рангів. При цьому місце перекладача (або перекладачів) чітко не регламентується.

Перекладач сідає в торці стола, ліворуч і праворуч від нього - керівники делегацій, далі - члени делегацій по убуванню рангів.

Глави делегацій представляють членів своїх делегацій. У ході подання йде обмін візитними картками (якщо делегації не занадто великі). Далі уточнюються порядок денний переговорів і програма перебування делегації. Потім сторони переходять до ділової частини зустрічі.

Субординація й діловий етикет на переговорах обумовлені презумпцією рівності сторін. На переговорах у державних організаціях представники "малих" країн не повинні відчути тиск авторитету "наддержави". Запізнення на переговори представниками різних ділових культур* розцінюється неоднозначно, але може бути витлумачена і як неповага до партнера. Припустима норма в професійних зовнішньоекономічних організаціях становить 5 хв щодо зафіксованого часу зустрічі. Якщо посадові рівні лідерів, що ведуть переговори, не збігаються, старший за посадою не повинен підкреслювати своєї переваги; при переговорах у кабінеті керівника останній не повинен залишатися у своєму робочому кріслі. Телефони варто відключити.

Деякі загальні рекомендації:

Веде переговори глава делегації;

всі позапланові виступи можливі тільки з його дозволу;

репліки членом делегації подаються, тільки якщо він упевнений, що глава делегації їх підтримає;

с початку й у ході переговорів важливо підтримувати атмосферу доброзичливості;

глава делегації не зверне уваги на невдалу репліку члена делегації, якщо вона несуттєва, і тактовно поправить, якщо її не можна залишити без коментарю;

член делегації не покаже своєї незгоди із главою делегації, тим більше не допустить із ним суперечки (всі розбіжності в делегації вирішуються до початку переговорів або в перервах);

не слід проявляти метушливість і нервозність, виявляти невдоволення ходом переговорів;

варто втриматися від певної відповіді, якщо не повністю володієте питанням. Партнерові можна повідомити, що остаточна відповідь буде даний пізніше;

керівник організації, присутній на переговорах, не повинен їх залишати до закінчення;

главі делегації не слід залишати переговори для консультацій з керівництвом або в присутності партнера дзвонити з кабінету;

у приміщення, де йдуть переговори, не повинні входити співробітники без запрошення глави делегації. Якщо входять, то тільки з питань, пов'язаним з переговорами;

не слід викликати співробітників з переговорів без гострої потреби.

У ході переговорів корисно робити партнерам знаки уваги, пропонувати напої, сигарети, бутерброди.

Призначаючи час переговорів, варто враховувати, що, якщо вони закінчаться в середині дня, партнер може розраховувати, що його запросять до сніданку, а якщо до 18 ч, те до обіду.

На комерційних переговорах не практикується магнітофонний і стенографічний запис (зі стенографістом). Такі записи можуть бути організовані тільки за узгодженням сторін.

Для вибору тактики ведення переговорів важливо оцінити ситуацію з позицій партнера, спробувати встати на його точку зору. При цьому необхідно з'ясувати остаточні умови, при яких угода для партнера стане невигідної, не розкриваючи своїх крайніх умов. Варто уникати прояву підвищеної зацікавленості в угоді.

Успіх на переговорах складається з таких факторів, як: ЦІЛЕСПРЯМОВАНІСТЬ - не відволікатися на деталі, іти до наміченої мети.

ІНІЦІАТИВА - як результат ретельної підготовки до переговорів, різноманітного підходу до проблеми. Варто тактовно випереджати партнера в пропозиції рішень.

ПОСЛІДОВНІСТЬ - дотримуватися плану подачі аргументів і не вертатися до позицій, по яких уже досягнута домовленість (наприклад, за цінами). Повернення завжди веде до втрат.

КОМПРОМІСИ - один з основних методів досягнення домовленості.

Існують різні варіанти тактики ведення переговорів. Розглянемо деякі з них.