7.3. Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:  

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
За способом фіксації (відбиття) інформації	письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи
За стадіями творення	оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)
За найменуванням	положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші
За формою	стандартні, індивідуальні
За ступенем складності	складні, прості (односкладні)
За походженням	внутрішні, зовнішні
За терміном виконання	термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)
За ступенем гласності	звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)
За юридичною силою	справжні (дійсні і недійсні), підроблені
За технікою відтворення	рукописні, відтворені механічним способом .
За терміном зберігання	постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)
За джерелом виникнення	первинні, вторинні
За напрямом	вхідні, вихідні
За спеціалізацією	управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті Міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа.

Послідовність реквізитів спирається на моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок. В організаційно-розпорядчих документах він передбачає 31 реквізит, а саме:

1) державний герб; емблему організації чи підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назву міністерства або відомства;

повну назву організації, установи чи підприємства - автора доку­мента;

назву структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку;

назву виду документа;

дату;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документу;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюцію;

заголовок до тексту;

відмітку про контроль;

текст;

відмітку про наявність додатків;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатку;

відмітку про засвідчення копій;

прізвище виконавця та номер його телефону;

відмітку про виконання документа і направлення його до справи;

відмітку про перенесення відомостей на машинний носій;

відмітку про надходження.

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків в них включаються тільки ті реквізити, що відповідають документам відповідного типу.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки актів, до­відок, наказів, протоколів, листів. Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформа­ції однотипної групи документів з пропусками для подальшого запов­нення конкретного документа.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

У практиці діловодства документи поділяються на види й групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові запи­ски, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створюються організаціями або їх представниками, а особисті - окремими особа­ми поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, з особового складу.

За напрямком: вхідні і вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою "дуже терміново").

За ступенем гласності: секретні (з позначкою "секретно") і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примір­ник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою "копія" вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити час­тину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання: постійні, тривалі (понад 10-ти років), тимчасові (до 10-ти років).

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом;

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці).

На групи документи поділяються залежно від їх призначення.

До документації з особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

84