Тема 5.1. Види документів та їх класифікація.

Справочинство - це діяльність, яка охоплює питання створення та використання документів, системи документації, організації роботи з документами. Метою справочинства є оволодіння засобами утворення службового документу, сучасна організація роботи з документами, створення різноманітних систем документації.

Складові частини справочинства:

     документування;

     система документації;

     організація роботи з документами.

Документування - сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів.

Система документації - сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами.

Організація роботи з документами - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси справочинства, починаючи з моменту створення документу і до здачі його до архіву.

У справочинстві важливо знати його складові частини, класифікацію документів за різними ознаками, загальні та граматичні особливості офіційно-ділового стилю мови, сучасні вимоги до утворення та оформлення службових документів, номенклатуру справ, автоматизовану систему організації роботи з документами, різні системи документації.

Уміння складати службові документи з урахуванням сучасних вимог до мови та стилю, володіння лексичними та граматичними нормами сучасної української літературної мови і засобами обробки документів дають можливість правильно вживати документи в діловій сфері.

7.2. Визначення документу

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства.

Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основним елементом ділової сфери з'являється документ як засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів до людей і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні і змістові пропозиції та вказівки. Тому документ слід правильно складати як за змістом, так і за формою. Тож необхідно розрізняти різноманітні системи документації та засоби щодо організації роботи з документами, що з'являються складовими частинами справочинства.

Документ - основний вид ділової мови. Слово "документ" пішло від лат. "documentum", що означає "доказ, свідоцтво". В українську мову слово увійшло в епоху Петра І: тоді документами стали називати ділові папери, що мали правове значення.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації об'єктивної дійсності, що має правове значення.