Методические рекомендации к практическому занятию 8
Автоматизация создания документов в Word путем слияния. Создание серийных документов
Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:
Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию – это уникальная информация.
Бумажные письма–уведомления, открытки или пригласительные на какое-либо мероприятие, которые рассылаются большому числу адресатов.
Наклейки с контактной информацией и т.п.
Можно указанный перечень документов создавать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – механизмом слияния MS Word. Для этого создается один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальная информация для каждого экземпляра оформляется в этом документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть Основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – Источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким источником данных может служить таблица текстового документа MS Word, электронная таблица MS Excel или таблица или запрос базы данных MS Access. Слияние – это объединение информации основного документа с источником данных. В результате слияния получается новый документ, который будем называть Составным документом.
Процесс слияния состоит из нескольких типовых действий.
Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния используются команды вкладки Рассылки.
Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.
Настройка основного документа
Запустите приложение Word.
По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.
На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Начать слияние.
Щелкните тип документа, который нужно создать.
Можно, например, создать следующие типы документов.
Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например, имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.