Учет поступления материалов

Учет поступления материалов можно разделить на три состав­ляющие:

- документальное оформление поступления материалов;

- способы отражения приобретения материалов в бухгалтерском учете;

- порядок определения фактической себестоимости материалов.

Документальное оформление поступления материалов

Поступление материальных запасов в организацию может осуществляться:

- по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам или другим документам в соответст­вии с действующим законодательством;

- путем изготовления материалов силами организации;

- путем внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

- безвозмездно (включая договор дарения).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными о поставке кладовщиком составляется в одном экземпляре приходный ордер по унифицированной форме № М-4 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Вместо приходного ордера допускается проставление на сопроводительных документах поставщика штам­па, содержащего все необходимые реквизиты приходного ордера.

При наличии расхождений между документами поставщика по ассортименту, количеству и качеству приемку материальных запа­сов осуществляет приемная комиссия. В состав комиссии обяза­тельно входят материально ответственное лицо покупателя и пред­ставитель поставщика. При невозможности участия представителя поставщика вместо него может участвовать представитель незаин­тересованной организации. Указанная комиссия составляет в двух экземплярах акт о приемке материалов по унифицированной фор­ме № М-7 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В акте указываются данные о поставке по сопроводительным документам и фактические данные. Акт подпи­сывается всеми членами комиссии. Один экземпляр акта остается в организации, другой передается поставщику вместе с претензи­онным письмом.

При иных способах поступления материалов в организацию оно отражается в приходном ордере по форме № М-4 или форме, само­стоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Способы отражения в бухгалтерском учете приобретения

материалов

Отражение в бухгалтерском учете поступления материалов в организацию может осуществляться:

- с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;

- без применения вышеуказанных счетов.

Использование счетов 15 и 16 целесообразно использовать в следующих случаях:

- при учете материальных запасов по учетным ценам. Применение учетных цен позволяет не только установить контроль за стоимостью материальных ресурсов, но и решить методиче­скую проблему, возникающую в ситуациях, когда со склада осуществляется отпуск материальных запасов, фактическая стоимость поступления которых еще до конца не сформиро­вана. Например, суммовые разницы можно включить в стои­мость материальных запасов только после их оплаты. Однако момент отпуска этих запасов в производство может предше­ствовать дате их оплаты;

- при сложной структуре себестоимости материальных запасов. В отдельных случаях себестоимость материальных запасов может иметь сложную структуру: закупочная стоимость, фрахт, страховка, доведение до состояния, пригодного к ис­пользованию, и т. д. При этом отдельные виды расходов сложно будет отнести напрямую на стоимость конкретных материальных запасов. В этом случае применение счета 15 удобно, так как на нем легко выделить информацию только о тех материальных ресурсах, которые были поставлены в от­четном периоде;

- при длительности процесса заготовления материальных запа­сов. Если процесс заготовления материальных запасов зани­мает продолжительное время, например поставка из-за грани­цы, тогда применение счета 15 удобно тем, что позволяет раз­делить фактически готовые к использованию в производстве ресурсы (числятся на счете 10 «Материалы») и ресурсы, на­ходящиеся в процессе заготовления.

Пример. Согласно принятой в ООО «Котловик» учетной поли­тике процесс заготовления материалов отражается в бухгалтерском учете без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости матери­альных ценностей».

Поступили материалы от поставщика:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 10 000 руб.

Пример. Согласно принятой в ООО «Порядок» (далее - Обще­ство) учетной политике процесс заготовления материалов отражает­ся в бухгалтерском учете с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Отгружены материалы поставщиком транспортной организации. Согласно условиям договора поставки право собственности на мате­риалы перешло к Обществу:

Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 10 000 руб.

Выставлен транспортной организацией акт за оказанные услуги по доставке материалов:

Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 1500 руб.

Приобретенные материалы поступили на склад Общества:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

- 11500 руб.

Порядок определения фактической себестоимости материалов

Согласно п. 5 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимо­сти. Пунктом 6 ПБУ 5/01 определено, что фактической себестои­мостью материально-производственных запасов признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, к которым, в частности, относятся:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщи­ку (продавцу);

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретени­ем материально-производственных запасов;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

- затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов;

- затраты по содержанию заготовительно-складского подразде­ления организации;

- затраты за услуги транспорта по доставке материально-произ­водственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, ус­тановленную договором;

- затраты по доведению материально-производственных запа­сов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не свя­занные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Следует иметь в виду, что общехозяйственные и иные анало­гичные расходы включаются в фактическую себестоимость матери­альных запасов только в том случае, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

Пример. Курьер ООО «Котловик» пользуется для проезда транспортной картой, которую ему оплачивает организация в связи с разъездным характером работы. В обязанность курьера входят как доставка закупаемых материалов от поставщика в организацию, так и выполнение иных функций (рассылка документации, получение выписок банка, доставка продукции покупателям и др.). Оплата транспортной карты (как и зарплата курьера) относится к общехо­зяйственным расходам и не включается в фактическую себестои­мость материалов.

В ООО «Порядок» также есть курьер, которому оплачивается транспортная карта. Однако в отличие от ООО «Котловик» здесь в курьерские функции входит исключительно доставка приобретае­мых у поставщиков материалов. Оплата транспортной карты (как и зарплата курьера) в этом случае включается в фактическую себе­стоимость приобретаемых материалов

В случае, когда скупочная стоимость материалов (или одна из других составляющих фактической себестоимости) выражена в ус­ловных денежных единицах, фактическая себестоимость данных материалов увеличивается или уменьшается на сумму возникаю­щих суммовых разниц. При этом бухгалтерам необходимо разли­чать курсовые и суммовые разницы. Первые образуются, когда обязательство выражено в конкретной иностранной валюте, вто­рые (суммовые) - в условных единицах.

Согласно п. 12 ПБУ 5/01 фактическая себестоимость материа­лов, по которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению. Поэтому суммовые разницы, возникающие после при­нятия к учету материалов, не могут изменять фактическую себе­стоимость материальных запасов и зачисляются на счет 91 «Про­чие доходы и расходы».

Пример. ООО «Котловик» (далее - Общество) приобретает ма­териалы стоимостью 300 у. е. Согласно условиям поставки стои­мость материалов определяется в условных единицах па дату их оп­латы, при этом Общество перечисляет предоплату в сумме 200 у. е. за две недели до поставки товаров и уплачивает оставшиеся 100 у. с. через две недели после даты поставки. На дату совершения предоп­латы курс одной условной единицы был равен 31,50 руб., на дату поставки - 32,00 руб. и на дату окончательной оплаты - 32,50 руб. Согласно принятой в Обществе учетной политике процесс заготов­ления материальных запасов отражается в бухгалтерском учете без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материаль­ных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных цен­ностей».

Перечисление предоплаты отражается в бухгалтерском учете записью

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 51 «Расчетный счет»

- 31,50 х 200 = 6300 руб.

Поступление материалов отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 32,00 х 300 = 9600 руб.

Однако с момента совершения предоплаты до момента поставки курс условной единицы изменился, что привело к появлению сум­мовой разницы в размере 100 руб.: 200 х (32,00 - 31,50). Указанную суммовую разницу необходимо отразить в бухгалтерском учете, уменьшив на нес фактическую себестоимость приобретаемых мате­риалов:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 100 руб. (сторно).

Перечисление суммы в окончательный расчет по поставке оформляется бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 51 «Расчетный счет»

- 32,50 х 100 = 3250 руб.

Так как с момента поставки до момента окончательной оплаты курс условной единицы снова изменился, получена суммовая разни­ца в размере 100 х (32,50 - 32,00) - 50 руб. Данную суммовую раз­ницу необходимо списать на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 50 руб.

Если стоимость материалов выражена в иностранной валюте, тогда в фактическую стоимость включается оценка указанных ма­териалов в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату приня­тия к учету.

Пример. ООО «Порядок» (далее - Общество) приобретает им­портные материалы стоимостью 300 долл. США. Согласно условиям поставки Общество перечисляет предоплату в сумме 200 долл. США за две недели до поставки материалов и уплачивает оставшиеся 100 долл. США через две недели после даты поставки. На дату совершения предоплаты курс доллара США был равен 31,50 руб., на дату постав­ки - 32,00 руб. и на дату окончательной оплаты - 32,50 руб. Со­гласно принятой в Обществе учетной политике процесс заготовления материалов отражается в бухгалтерском учете без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Перечисление предоплаты отражается в бухгалтерском учете записью

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 51 «Расчетный счет»

- 31,50 х 200 = 6300 руб.

Поступление материалов отражается бухгалтерской проводкой

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 32,00 х 300= 9600 руб.

Однако с момента совершения предоплаты до момента поставки курс доллара изменился, что привело к появлению курсовой разни­цы в размере 200 х (32,00 - 31,50) = 100 руб. Указанная курсовая разница в отличие от суммовой не уменьшает фактическую себе­стоимость приобретаемых материалов, а относится на счет 91 «Про­чие доходы и расходы» в качестве внереализационного дохода:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

- 100 руб.

Перечисление суммы в окончательный расчет по поставке оформляется бухгалтерской записью

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 51 «Расчетный счет»

- 32,50 х 100 = 3250 руб.

Так как с момента поставки до момента окончательной оплаты курс доллара США снова изменился, получена курсовая разница в размере 100 х (32,50 - 32,00) = 50 руб. Данная курсовая разница также не влияет па фактическую себестоимость приобретенных ма­териалов:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 50 руб.

Учет отпуска материалов в производство

Отпуск материалов в производство оформляется:

- лимитно-заборной картой при наличии лимитов отпуска ма­териалов (унифицированная форма № М-8);

- формой, самостоятельно утвержденной организацией с уче­том требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Согласно п. 16 ПБУ 5/01 списание материальных запасов в производство может осуществляться одним из следующих спосо­бов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения матери­ально-производственных запасов (способ ФИФО);

- по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

По себестоимости каждой единицы запасов оцениваются материальные запасы, которые используются организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), а также запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга.

Метод средней себестоимости на практике может быть реали­зован двумя способами:

- способом средневзвешенной средней;

- способом скользящей средней.

В первом случае стоимость списанных материалов определяется как отношение суммы остатка материалов па начало месяца и всех поступлений к количеству остатков на начало и всех поступлений.

Пример. ООО «Порядок» (далее - Общество) определяет себестоимость материальных запасов, списанных в производство, по ме­тоду средневзвешенной средней. На начало месяца у Общества име­ется остаток материалов А в количестве 10 ед. стоимостью 1000 руб. Остаток материалов на складе на конец месяца составил 10 ед.

В течение месяца на склад Общества поступили три поставки материалов А: 20 ед. стоимостью 2000 руб., 15 ед. стоимостью 1600 руб., 30 ед. стоимостью 2900 руб.

Оценка материалов А, отпущенных в производство, равна

1000 + 2000 + 1600 + 2900 ₌ 7500 _{=100 руб.}

10+20+15+30 75

Себестоимость материалов А, отпущенных в производство, равна

(10 + 20 + 15 + 30 - 10) х 100 = 65 х 100 = 6500 руб.

Во втором случае стоимость списанных материалов определяет­ся на момент их отпуска, т. с. в себестоимость материалов включа­ются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Пример. ООО «Котловик» (далее - Общество) определяет стоимость материальных запасов, списанных в производство, по ме­тоду скользящей средней. Па начало месяца у Общества имеется ос­таток материалов А в количестве 10 ед. стоимостью 1000 руб. Оста­ток материалов на складе на конец месяца составил 10 ед.

В течение месяца на склад Общества поступили три поставки материалов А: 20 ед. стоимостью 2000 руб., 15 ед. стоимостью 1600 руб., 30 ед. стоимостью 2900 руб.

Перед первой поставкой Обществом было отпущено в производ­ство 5 ед. материалов А, после первой поставки, но перед второй - 15 ед., после второй, но перед третьей - 20 ед., после третьей - 25 ед.

Первый отпуск материалов А в производство осуществляется по складской цене, так как ни одной поставки еще не поступало:

100 x 5= 500 руб.

Второй отпуск материалов А в производство:

1000+2000 _{х 15 =} 3000 _{х 15 = 1500 руб.}

10+20 30

Третий отпуск материалов А в производство:

1000+2000+ 1600 _{х 20 =} 4600 _{х 20 =2044,44 руб.}

10+20 + 15 45

Четвертый отпуск материалов А в производство:

1000+2000 + 1600 +2900 _{х 25 =}7500 _{х 25 = 2500 руб.}

10+20 +15 + 30 75

Стоимость материалов А, отпущенных в производство, равна

500 + 1500 + 2044,44 + 2500 = 6544,44 руб.

Обращаем внимание, что стоимости материалов, отпущенных в производство, рассчитанные по методу средневзвешенной и сред­ней скользящей, различны.

Метод себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов предполагает, что снача­ла должны списываться партии материальных запасов, которые поступили в организацию раньше всего. Стоимость запасов, спи­санных в производство данным методом, можно также определять двумя способами.

Во-первых, отслеживая расход каждой партии материалов.

Пример. ООО «Порядок» (далее - Общество) определяет стои­мость материальных запасов, списанных в производство, по методу ФИФО. На начало месяца у Общества имеется остаток материалов А в количестве 10 ед. стоимостью 1000 руб. Остаток материалов на складе на конец месяца составил 10 ед.

В течение месяца на склад Общества поступили три поставки материалов А: 20 ед. стоимостью 2000 руб., 15 ед. стоимостью 1600 руб., 30 ед. стоимостью 2900 руб.

Остаток материалов на начало месяца, первая и вторая поставки израсходованы в полной сумме. Из третьей поставки израсходовано 30 - 10 = 20 ед. материалов А.

Стоимость материалов А, отпущенных в производство, равна

₂₉₀₀

1000 + 2000 + 1600 + 30 х 20 = 6533,33 руб.

Во-вторых, определив стоимость неизрасходованных поставок и вычтя ее из общей стоимости остатков на конец месяца и всех по­ступлений.

Пример. ООО «Котловик» (далее - Общество) определяет стоимость материальных запасов, списанных в производство, по ме­тоду ФИФО. На начало месяца у Общества имеется остаток мате­риалов А в количестве 10 ед. стоимостью 1000 руб. Остаток мате­риалов на складе на конец месяца составил 10 ед,

В течение месяца на склад Общества поступили три поставки материалов А: 20 ед. стоимостью 2000 руб., 15 ед. стоимостью 1600 руб., 30 ед. стоимостью 2900 руб.

Остаток материалов на конец месяца составил 10 ед. Последняя поставка - 30 ед. Следовательно, весь остаток - из последней поставки. Стоимость остатка

2900 х 10 = 966,67 руб.

30

Стоимость материалов А, отпущенных в производство, равна 1

000 + 2000 + 1600 + 2900 - 966,67 =6533,33 руб.

Как видно из примера, в отличие от методов средней себестои­мости порядок расчета стоимости материальных запасов, израсхо­дованных в производстве, по методу ФИФО не влияет на итого­вый результат.

Инвентаризация материалов

Порядок проведения инвентаризации материальных запасов ре­гулируется Положением по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации (пп. 26, 29) и Ме­тодическими указаниями по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств, утвержденными приказом Министерства фи­нансов РФ от 13 июня 1995 г. №49.

Инвентаризация имущества проводится в целях установления соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей, что позволяет выявить:

- фактическое наличие материальных запасов;

- ошибки при внесении данных с первичных документов в ре­гистры бухгалтерского учета;

- ошибки при отпуске материальных запасов или их приеме;

- потери материальными ценностями своих первоначальных качеств;

- неиспользуемые материальные запасы;

- пропажи или хищения материальных ценностей;

- соблюдение правил и условий хранения материальных запасов.

Все это позволяет сделать вывод о том, что инвентаризация материальных запасов необходима не только для составления бух­галтерской отчетности, но и для информирования руководства ор­ганизации о фактическом состоянии дел. Нормы и положения вы­шеуказанных документов, хотя и пестрят такими словами, как «обязаны», «должны» и т. П., на самом деле выработаны на основе 500-летнего опыта бухгалтерского учета. Эти требования фактиче­ски идут не из нормативных актов, а из жизни, практики. Соблю­дение указанных норм позволяет избежать ошибок, успешно про­вести инвентаризацию даже в очень сложных ситуациях, предъ­явить при обнаружении недостачи претензии материально ответст­венным лицам на грамотной правовой основе. В противном случае, если дело вдруг дойдет до суда, виновность материально ответст­венных лиц может быть не доказана, что приведет к получению организацией прямых убытков.

Подробно порядок проведения инвентаризации здесь рассмат­риваться не будет, так как он описан в вышеуказанных докумен­тах. Остановимся только на основных моментах.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведе­ния, перечень объектов инвентаризации утверждаются руководите­лем организации в ее учетной политике. Для проведения инвента­ризаций приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия. Комиссия состоит из председателя (которым является руководитель организации или его заместитель) и членов (глав­ный бухгалтер, юрист, руководители подразделений). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация материальных запасов проводится на основа­ИИ приказа руководителя (форма № ИНВ-22). До начала провер­ки фактического наличия имущества инвентаризационная комис­сия получает последние на момент инвентаризации отчеты о дви­жении материальных запасов. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответствен­ность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризация проводится в присутствии материально ответ­ственных лиц. Сведения о фактическом наличии материальных за­пасов заносятся в инвентаризационную опись товарно-материаль­ных ценностей (форма № ИНВ-3). При выявлении расхождений между фактическим количеством материальных запасов и их учет­ными данными составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), в которую заносятся только расхождения между фак­тическим наличием материально-производственных запасов и их количеством, числящимся по данным бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации излишки материально-произ­водственных запасов приходуются организацией по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли, эти суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы). Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм естественной убыли, то суммы недостачи сверх норм возмещаются за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыска­ИИ с них убытков, то суммы недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Выявленные недостачи отражаются бухгалтерской записью

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 10 «Материалы».

Далее происходит классификация недостач. Недостачи в преде­лах норм естественной убыли оформляются бухгалтерской записью

Д-т сч. 20 «Основное производство»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При согласии материально ответственного лица с возмещением суммы недостачи:

Д-т сч. 73¹ «Расчеты с персоналом по прочим операциям»²

К-т сч. 94 «Недостачи и потерн от порчи ценностей».

В случае отказа материально ответственного лица от возмещения причиненного ущерба и направления дела в суд делается запись

Д-т сч. 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты но претензиям»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».