3. Организация учета материальных запасов

Основными документами по регулированию бухгалтерского учета материальных запасов являются Положение по бухгал­терскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Министер­ства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Учет материальных запасов в зависимости от принятой в орга­низации формы бухгалтерского учета может вестись:

- в журналах-ордерах № 10-а, 10/1 и ведомости № 10-а при применении журнально-ордерных форм счетоводства;

- в ведомости учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям № В-2, утвержденной приказом № 64н, при применении упрощенной формы бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета;

- в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности № К-1, утвержденной приказом № 64н, при применении простой формы бухгалтерского учета;

- в Книге учета доходов и расходов, утвержденной приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 28 октября 2002 г. № БГ-3-22/606, организациями, применяющими УСН и выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на расходы.

Бухгалтерский учет материальных запасов позволяет осуществ­лять контроль:

- за их наличием;

- за их сохранностью;

- за их эффективным использованием;

- за их правильным документальным оформлением.

Рассмотрим каждую из задач более подробно.

Контроль за наличием материальных запасов

Задача контроля за наличием материальных запасов заключа­ется в информировании руководства организации о наличии или отсутствии тех или иных отдельных видов материальных запасов, поддержании на складе количества материальных запасов, доста­точного для обеспечения бесперебойного производственного про­цесса. Данная задача выполняется путем оперативного отслежива­ния текущих объемов материальных запасов и информирования руководства, когда их количество достигает точки заказа. Под точкой заказа понимается минимально необходимое для обеспече­ния бесперебойного процесса производства количество матери­альных запасов, которое будет потреблено за то время, пока будет осуществляться поставка следующей партии данных материаль­ных запасов.

Контроль за сохранностью материальных запасов

Указанная задача решается путем:

- закрепления за лицами, производящими прием и выдачу за­пасов, материальной ответственности;

- проведения периодических инвентаризаций остатков материальных запасов.

Контроль за эффективным использованием материальных запасов

Руководством организации могут утверждаться нормативы рас­ходования материальных запасов. Бухгалтерский учет призван от­слеживать соблюдение указанных нормативов и своевременно ин­формировать об их нарушении. Данная задача решается посредст­вом выдачи материальных запасов по лимитно-заборным картам, в которых указывается максимально допустимая величина выдачи запасов по карте. Как только лимит по карте будет исчерпан, бух­галтерский учет регистрирует данный факт, что позволяет руковод­ству в оперативном режиме установил, причины превышения ли­мита и предпринять необходимые меры.

Контроль за правильным документальным оформлением

Удельный вес материальных затрат в их общем объеме достига­ет порой 80%. Однако без их правильного документального оформ­ления невозможно, во-первых, принять указанные расходы в целях налогообложения, во-вторых, предъявить претензии поставщикам в случае поставки недоброкачественных материалов, ошибок по их количеству, ассортименту и т. д.

В зависимости от специфики деятельности организации бухгал­терский учет материальных запасов может быть организован по методу:

- периодической инвентаризации;

- перманентной инвентаризации.

Метод периодической инвентаризации заключается в том, что в течение месяца учет расходования материальных запасов не ве­дется. В конце каждого отчетного периода на складах у материаль­но ответственных лиц проводятся инвентаризации. Количество и стоимость материальных запасов, переданных в производство, оп­ределяется по формуле

Мз_п = О_н + П – О_к;

где Мз_п — сумма материальных запасов, переданных в производ­ство;

О_н — остаток материальных запасов на начало отчетного перио­да;

П — поступление материальных запасов в отчетном периоде;

О_к — остаток материальных запасов на конец отчетного периода.

Достоинством указанного метода является его простота.

Метод перманентной инвентаризации заключается в оператив­ном отражении в количественном выражении процесса расходова­ния материальных запасов, т. е. регистрируется каждое расходова­ние материальных запасов с указанием их количества. Очевидно, что данный метод тем более трудоемок, чем больше движение материальных запасов.

Однако по сравнению с методом периодической инвентариза­ции данный метод позволяет:

- организовать контроль за наличием материальных запасов, так как отслеживается остаток каждого вида запасов на каждую дату;

- повысить эффективность использования запасов, так как по­зволяет выявлять сокращение товарных запасов в результате потерь, порчи или хищения;

- обеспечить составление отчета о прибылях и убытках на любую дату без обязательного проведения инвентаризации.