2. Информационное обеспечение систем бухгалтерского учета

2.1. Документы в системах бухгалтерского учета

Назначение и классификация документов

Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловлен­ной использованием персональных компьютеров, первичные до­кументы не теряют своего значения и остаются основными носи­телями информации. Документирование хозяйственных опера­ций является важным элементом метода бухгалтерского учета:

• документы отражают динамику собственности;

• на основании документов производятся записи в бух­галтерских регистрах;

• при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо опре­деляющих право на их совершение;

• документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;

• подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательную силу документов.

Каждый документ, в зависимости от своего назначения, зак­лючает в себе конкретную информацию и исполняет опреде­ленные функции. Каждый рек­визит документа обладает, с одной стороны, свойствами уни­кальности, а с другой — повторяемости в разных документах, оба эти свойства в разной степени одновременно присущи каждому реквизиту и играют важную роль при определении информационной значимости реквизита.

Наличие формуляра, установленного государственным стан­дартом, обеспечивает единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными или первичными учетными документами.

По своему назначению документы предприятия подразде­ляются на:

• распорядительные, предписывающие право совершить определенные действия или ряд действий;

• оправдательные, подтверждающие факт совершения оп­ределенных действий;

• комбинированные, выполняющие функции как распо­рядительного, так и оправдательного документа;

• документы бухгалтерского оформления, предназначен­ные исключительно для целей бухгалтерского учета, кон­кретизирующие или поясняющие факт отражения в бух­галтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Первичные бухгалтерские документы непосредственно от­ражают факт совершения хозяйственной операции, сводные содержат обобщенные данные о ряде совершенных операций, разовые документы составляются отдельно по каждой со­вершаемой операции, накопительные — отражают несколь­ко операций за определенный период. Внутренние докумен­ты составляются внутри предприятия, внешние — вне его. В отдельную группу документов выделяются учетные регис­тры, т.е. документация аналитического и синтетического уче­та — ведомости, бухгалтерские книги, журналы-ордера. К организационным документам относятся:

• устав — основной документ, регламентирующий дея­тельность предприятия;

• положение — внутренний нормативный документ, оп­ределяющий порядок работы предприятия, его внутрен­нюю организацию, компетенцию, обязанности структур­ного подразделения.

Распорядительные документы — это:

• приказы, предназначаемые для обеспечения решения конкретных задач;

• указания, издаваемые по вопросам информационно-ме­тодического и оперативного характера, связанным с орга­низацией исполнения приказов;

• инструкции и другие нормативные документы;

• протоколы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений.

К документам оперативной информации относятся: акты, справки, докладные записки, письма, объяснительные записки.

Документами, содержащими коммерческие сведения, яв­ляются: учредительные документы; документы, предостав­ляющие право заниматься предпринимательской деятельнос­тью; документы о платежеспособности предприятия, докумен­ты об уплате налогов и обязательных платежей и другие.

Создаваемые на предприятии проекты управленческих до­кументов согласовываются с авторами текстов документов и руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Учетные регистры

Для обобщения данных первичного учета сведения, содер­жащиеся в бухгалтерских документах, группируются в соот­ветствии с их экономическим содержанием в учетных регист­рах — специальных таблицах и формах в виде книг, карто­чек, сводных листов. Хронологические учетные регистры на­зываются журналами и операции в них записываются по мере совершения (по датам). Систематические учетные регистры содержат информацию, определенным образом классифици­рованную и сгруппированную, чаще всего — по отдельным счетам бухгалтерского учета.

Регистр «Журнал - Главная» применяется на предприя­тиях с небольшим объемом учетной работы, с упрощенным планом счетов и предназначен для отражения учета по синте­тическим счетам. Аналитический учет ведется во вспомога­тельных книгах, открываемых для синтетических счетов, или на отдельных карточках, в ведомостях, создаваемых на осно­вании первичных документов. В конце отчетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому син­тетическому счету вычисляются обороты по дебету и креди­ту, выводится конечное сальдо счета. На основании получен­ных итогов составляется бухгалтерский баланс.

Регистр «Книга хозяйственных операций» используется для развитых планов счетов, адаптированных к компьютер­ному варианту учета, обеспечивает ввод хозяйственных опе­раций в хронологическом порядке путем ввода корреспонден­ции по счетам. Операции в книге регистрируются на основа­нии первичных документов.

Регистр «Журнал ордер — ведомость по счету» является наи­более распространенной формой регистра. Данные первичных документов отражаются в журналах-ордерах и накопительных ведомостях. На основании оборотов по счетам за месяц состав­ляется сводный учетный регистр — «Главная книга».

В компьютерном варианте бухгалтерского учета может со­здаваться несколько взаимосвязанных учетных регистров:

• бухгалтерских проводок;

• хозяйственных операций;

• первичных учетных документов.

Каждый из регистров является базой данных определен­ной структуры.

Регистр бухгалтерских проводок содержит набор реквизи­тов, соответствующих структуре регистра «Книга хозяйствен­ных операций»: дата (время) проводки, код (идентификатор до­кумента), синтетический счет дебета, синтетический счет кре­дита, аналитические счета дебетовой части проводки, аналити­ческие счета кредитовой части проводки, сумма проводки. В различных системах может использоваться и более развитая структура данных учетного регистра бухгалтерских проводок.

Реквизитами регистра хозяйственных операций являют­ся: дата (время) операции, код вида операции, код хозяйствен­ной операции, код документа операции, содержание опера­ции, сумма операции. Данный регистр используется для ав­томатизации ввода первичных учетных данных, когда с хо­зяйственной операцией связан набор бухгалтерских проводок определенной корреспонденции счетов. При регистрации опе­рации автоматически формируются бухгалтерские проводки и соответствующие им суммы.

Реквизитами регистра первичных документов являются: код вида типового документа, номер документа, дата регист­рации документа, сумма по документу. Регистр создается для первичных документов. Если документ связан с формирова­нием бухгалтерских проводок, одновременно с вводом сведе­ний по нему создается набор проводок в регистре бухгалтерс­ких проводок, которые имеют ссылку на код документа. Сум­мы проводок рассчитываются автоматически на основании суммы документа.

Формы учета

Традиционно в бухгалтерском учете различают журнально-ордерную, мемориально-ордерную, упрощенную (для малых пред­приятий) и автоматизированную формы бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма учета получила наибольшее рас­пространение. Ее основными регистрами являются журналы-ордера. Для формирования аналитических показателей при­меняются вспомогательные ведомости или карточки анали­тического учета. Данные первичных документов предваритель­но группируются в ведомостях, а затем их итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров положен кредито­вый признак регистрации хозяйственных операций. Данные первичных документов записываются по кредиту соответству­ющих счетов с одновременным отражением оборота по дебету корреспондирующих счетов. По завершении отчетного перио­да итоговые данные журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, в которой данные о текущих оборотах записываются по синтетическим счетам. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, обороты по дебету — в корреспон­денции с кредитуемыми счетами.

Мемориально-ордерная форма учета предусматривает состав­ление регистров — мемориальных ордеров, оформляемых на груп­пу документов и содержащих сведения о бухгалтерской провод­ке, дате ее составления и сумме. Мемориальные ордера в хроно­логическом порядке записываются в регистрационный журнал, где им присваиваются порядковые номера. Итоги мемориаль­ных ордеров переносятся в журнал — Главную книгу. Итоги оборотов дебета и кредита по счетам из журнала - Главной кни­ги переносятся в оборотную ведомость синтетических счетов, которая используется для составления баланса. Аналитический учет ведется в аналитических регистрах — книгах и карточках.

Простая форма учета разработана для малых предприя­тий, совершающих незначительное количество хозяйственных операций. Это предприятия, где не осуществляется производ­ство продукции и услуг, связанное с большими затратами ма­териальных ресурсов. При такой форме учета совершаемые хозяйственные операции учитываются в основном регистре синтетического и аналитического учета — «Книге учета хо­зяйственной деятельности», которая открывается на год. Ре­гистрация совершаемых операций ведется в журнале в хроно­логической последовательности. Дополнительно могут откры­ваться другие вспомогательные книги для отражения опера­ций по отдельным участкам учетной работы.

Если малое предприятие осуществляет производство про­дукции и услуг, то там учет ведется с использованием регис­тров бухгалтерского учета. Хозяйственные операции отража­ются в ведомостях, месячные итоги хозяйственной деятель­ности — в шахматной ведомости, на основании которой фор­мируется оборотная ведомость, а по данным последней — бух­галтерский баланс.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета связана с использованием компьютерной техники. К системам такого вида относятся: мини-бухгалтерии, интегрированные системы, комплексные системы, модульные системы, сдаваемые «под ключ», другие системы, ориентированные на запросы пользователей.

Сущ­ность формы учета не должна зависеть от характеристики применяемых технических средств и определение формы яв­ляется приемлемым для всех способов обработки учетных данных. Формой учета следует называть со­вокупность алгоритмов для обработки первичных данных и получения результатной учетной информации с помощью за­данных технических средств. Алгоритмы могут выступать в виде системы взаимосвязанных учетных регистров, опреде­ляющих последовательность и способы регистрации в них первичных данных. Независимо от техники учета алгоритм, обеспечивающий определенную последовательность учетных действий, выступает основным понятием формы.

В докомпьютерных формах (мемориально-ордерная, журнально-ордерная) бухгалтерского учета первичные и промежуточ­ные учетные регистры являлись средствами ведения учета. С их помощью бухгалтер имел возможность запоминать, сорти­ровать и группировать бухгалтерскую информацию, перепи­сывая итоги сначала в промежуточные, а из них — в сводные регистры — Главную книгу, оборотно-сальдовый баланс, саль­довый отчетный баланс и другие.

В условиях использования персональных компьютеров необходимость во всем этом отпадает. В современных ком­пьютерных программах бухгалтер-пользователь заносит про­водки в единственный первичный учетный регистр — Жур­нал операций. Эта операция может быть выполнена вруч­ную либо с использованием режимов «Типовые операции» и «Документы и расчеты». Если система многопользовательс­кая, то пользователи заполняют свои журналы, которые за­тем на автоматизированном рабочем месте главного бухгал­тера объединяются в общий Журнал хозяйственных опера­ций. Все остальные необходимые в работе первичные и про­межуточные учетные регистры и сводные отчеты получаются автоматически на основе журнала операций по запросам пользователей.

В результате делается вывод о том, что при компьютерном счетоводстве не имеет смысла определять форму учета по ти­пам первичных регистров учета, так как:

• любой регистр может быть получен в любой момент вре­мени и для одного и того же счета по запросу пользова­теля за считанные секунды;

• все регистры, за исключением экранного образа Жур­нала операций, средствами ведения учета в условиях компьютерного счетоводства не являются. Они есть лишь форма представления бухгалтерской информации в эк­ранном образе, в виде сохраненного файла или в виде распечатки на принтере.