2.3 Ведение аналитического учёта по подотчётным суммам, по подотчётным лицам

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы при расчетах с подотчетными лицами:

1) для проведения расчетов с командировочными лицами:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- заявление на выдачу денег из кассы;

-документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; 2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- оправдательные первичные документы;

3) расчеты по представительским расходам:

- авансовые отчеты;

- заявление на выдачу денег;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

4) оправдательные первичные документы:

- Главная книга;

- журнал-ордер № 7;

- журнал-ордер № 1;

- кассовая книга.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе -приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают и причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером ил лицом, на это уполномоченным (кассиром).

В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка. Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основании для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходном ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гаси приложенные к ордеру документы штампом или надписью “Получено”.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (и накладную).

Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. При заполнении командировочного удостоверения записываются все необходимые реквизиты (ФИО выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

По возвращении из командировки работника, кроме авансового отчета, должен оформить также краткий отчет о проделанной работе. На последнем руководитель организации ставит резолюцию соответствии проделанной в командировке работе целям командировки, а на авансовом отчете командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и т.д.