4. Добавление записей
Запрос на добавление записей – это запрос-изменение, предназначенный для добавления записей из одной таблицы Microsoft Access в другую существующую таблицу, находящуюся в той же или другой базе данных.
Предположим, что вместе с новыми клиентами была приобретена база данных, содержащая таблицу со сведениями об этих клиентах. Для того чтобы не вводить все эти сведения в старую базу данных, следует добавить их в таблицу "Клиенты" с помощью запроса на добавление записей.
Кроме того, запросы на добавление записей удобно использовать, если требуется добавить отдельные поля записей или записи, удовлетворяющие определенным условиям. Например, можно добавить только названия и адреса клиентов, заказы которых еще не выполнены.
Запросы на добавление записей можно использовать даже в том случае, если наборы полей в исходной таблице и таблице-адресате совпадают не полностью. Например, таблица "Клиенты" в базе данных "Борей" содержит 11 полей. Предположим, что в нее требуется добавить записи из другой таблицы, только 9 (а не 11) полей которой соответствуют полям таблицы "Клиенты". В таком случае запрос на добавление записей добавит данные из совпадающих полей, отбросив остальные данные.
Примечание При добавлении текстового или МЕМО-поля к полю с меньшим значением свойства "Размер поля" символы, неумещающиеся в поле-адресате, отбрасываются. Поскольку Microsoft Access не предупреждает пользователя об усечении данных, необходимо сверять размеры текстовых и МЕМО-полей перед добавлением и обновлением.
► Чтобы создать запрос на добавление записей:
Создайте запрос и выберите таблицы и запросы, содержащие записи, которые следует добавить в другую таблицу.
Выберите Добавление в меню Запрос (или нажмите кнопку "Добавление" на панели инструментов).
В окне диалога Свойства запроса укажите следующие сведения:
■ Введите имя таблицы, в которую следует добавить записи. Эта таблица может быть таблицей из базы данных Microsoft Access или другой базы данных, например, базы данных Paradox.
■ Укажите, в какой базе данных находится таблица, в которую следует добавить записи: в текущей или другой базе данных. В последнем случае следует дополнительно указать имя файла, который содержит нужную базу данных Microsoft Access (а если требуется, то и путь).
Совет Кроме того, можно указать путь к базе данных Paradox, FoxPro, dBASE или Btrieve или ввести строку подключения к базе данных SQL. Примеры можно найти в справочной системе по ключевому слову "Добавление, команда меню".
Нажмите кнопку "ОК".
Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-добавление".
Перенесите в бланк QBE:
Все поля, которые следует добавить.
Поля для размещения условий отбора.
Поле, соответствующее ключевому полю таблицы, в которую следует добавить записи. (Необязательно добавлять ключевое поле, если оно является счетчиком.)
Примечание Кроме того, если требуется добавить данные во все поля, которые имеют одинаковые имена в обеих таблицах, можно перенести в бланк QBE все поля исходной таблицы с помощью звездочки.
Для того чтобы ввести имя поля, установите указатель в соответствующую ему ячейку "Добавление" и нажмите кнопку мыши, а затем нажмите кнопку раскрытия списка полей таблицы-адресата (в этой ячейке) и выберите нужное поле.
В ответ на перенос звездочки (*) в ячейку "Поле" Microsoft Access автоматически вводит звездочку в соответствующую ячейку "Добавление". Это означает, что Microsoft Access добавит все поля с совпадающими именами и отбросит все остальные поля.
Если обе таблицы содержат поля с одинаковыми именами, то в строку "Добавление" будут автоматически введены имена этих полей.
Совет Пользователь может просмотреть результат выполнения запроса на добавление записей перед его фактическим выполнением и, если требуется, внести в него изменения. Для этого следует нажать кнопку "Режим таблицы" на панели инструментов. Для внесения изменений в запрос следует вернуться в режим конструктора до выполнения запроса.