3.3. Подготовка к переговорам

Успех переговоров определяющей степени зависит от того, как проведена подготовка к ним. Рассчитывать на результативные переговоры экспромтом, по крайней мере, наивно.

При изучении подготовки к переговорам рассматриваются два следующих вопроса:

1. Элементы и алгоритм подготовки к переговорам;

2. Психологическая сущность элементов подготовки.

Алгоритм подготовки к переговорам заключается в последовательной реализации пяти взаимосвязанных элементов подготовительного процесса: инициатива и модель переговоров; составы делегаций; содержательная подготовка; изучение партнеров (таблица 3.2).

1. Инициатива переговоров чаще всего принадлежит более заинтересованной, либо более подготовленной стороне. Инициатива реализуется в виде делового (коммерческого) предложения. Деловое предложение содержит суть возможного сотрудничества, интересы (выгоды) партнера, информацию о предприятии-инициаторе и его интересах.

Очень важно, чтобы деловое предложение решало две психологические задачи: с одной стороны, заинтересовало партнера, а с другой – внушило ему доверие. Для заинтересованности партнера надо убедительно показать ему его выгоды. Для завоевания доверия партнера надо кратко обозначить солидность фирмы-инициатора и отметить взаимные выгоды («карты на стол»), если они не очевидны.

Инициатор обычно предлагает время и место переговоров. Они должны быть удобны всем сторонам. На психологическое состояние переговорщика могут повлиять окружение, любые объекты, попадающие в зону его внимания. Поэтому от того, как устроено пространство для ведения переговоров, может зависеть успех переговоров, вероятность сотрудничества сторон, либо отсутствие взаимопонимания.

Переговоры могут происходить в офисе одной из сторон. В этом случае роли переговорщиков определяются как «хозяева» и «гости». Но переговоры могут идти и на нейтральной территории. В таком случае роли стон обозначают как «инициатор» и «участник».

Считается, что «хозяева» находятся на переговорах в психологическом выигрыше. Это заключается в возможности показать свою фирму, влиять на регламент, дополнительно привлечь необходимых специалистов, сведения, документы. Помогает и атмосфера «своих стен». Выбор для переговоров нейтральной территории свидетельствует о некоторой настороженности.

2. Составы делегаций для переговоров согласуется заранее. Они должны быть примерно равными по социальному статусу и численности. Это называется паритетом. Не принято, чтобы делегации возглавляли люди, имеющие в своих фирмах разное служебное положение (ранг).

Полномочия делегаций могут быть двух уровней: для подготовки соглашения либо для его подписания. Полномочия для подготовки означают обязанность и право подготовить проект соглашения, которое затем будет подписано высокими представителями. Второй вариант полномочий дает право делегациям не только согласовать (подготовить) договор, но и подписать его от имени своих организаций. Это не только более высокий статус делегаций, но и адекватная психологическая самооценка ими своей роли и значимости.

Правом подписи, согласно уставов предприятий, как правило, обладают руководители (директор, управляющий) и их заместители. Если делегации возглавляют менеджеры более низкого ранга, у них должна быть специальная письменная доверенность от предприятия на право подписания договора.

Количественный и качественный состав делегаций определяется содержанием и сложностью вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения специалистов и экспертов. Каждому участнику делегации определяются его функции на переговорах. В рамках делегации каждый ее участник имеет свой социальный статус, который им должен быть психологически осознан и принят. В случае претензий на более высокий статус, это может отрицательно сказаться на ходе переговоров, создав напряжение.

3. Модель переговоров включает обсуждение и принятие делегацией решений по следующим вопросам:

– четкое представление предмета переговоров и обсуждаемую проблему. Кто лучше знает и понимает проблему, тот получит определенное преимущество в ходе переговоров;

– составление примерной программы (сценария) хода переговоров, переговорной концепции и стратегии. При сложных переговорах и угрозе разногласий может быть подготовлено несколько вариантов сценариев;

– установление границ уступчивости по важным вопросам, перечня второстепенных вопросов, которыми можно пожертвовать при необходимости;

– определение вопросов, которые могут вызвать наибольшие разногласия, их дополнительная проработка, определение для них верхнего и нижнего уровней компромиссов.

Имея заранее проработанную модель переговоров, делегация обретает психологическую уверенность в своей готовности и способности успешно выполнить свою работу. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств в ходе переговоров, модель позволяет не растеряться, а по заранее выработанным ориентирам преодолеть помехи, и двигаться дальше.

4. Содержательная подготовка переговоров включает:

анализ проблемы и диагностика ситуации, формирование общего подхода, позиции, основных целей и задач;

подготовка различных вариантов решений по всем вопросам;

подготовка аргументов и фактов, необходимых для отстаивания своих позиций, а также технической и справочной документации;

подготовка «запасных предложений» для их использования при необходимости вывода переговоров из тупика;

подготовка проекта соглашения по каждому вопросу.

Так, во время переговоров по продаже сложного оборудования возникли разногласия по цене. Обе стороны не уступали. И тогда фирма-продавец внесла запасное предложение – взять на себя бесплатное обучение первой бригады тех работников, которые будут работать на данном оборудовании. Это предложение преодолело ценовое разногласие.

С целью содержательной подготовки обычно проводятся совещания. В них, кроме участников делегации, принимают участие более широкий круг специалистов, которые помогают глубже разобраться в проблеме.

При особо сложных вопросах предстоящих переговоров, в рамках содержательной подготовки могут проводиться имитационные или деловые игры.

Содержательная подготовка может считаться завершенной, если участники делегации психологически осознали не только стоящую перед ними на переговорах конкретную задачу, но и ее место в общих целях своей организации. В этом случае, при необходимости, они будут ясно представлять границы возможного маневра.

5. Изучение партнеров по переговорам включает два направления: содержательную позицию и личности членов делегаций.

Анализ содержательной позиции партнеров предполагает проникновение в круг их интересов, стремлений, выгод. Осознание этого позволит лучше понимать партнеров в процессе переговоров, более успешно искать общие точки соприкосновения и взаимные выгоды.

Важно заранее представить, на чем партнеры будут особо настаивать, в чем могут согласиться уступить. Какие вопросы в переговорах могут вызвать наибольшие дебаты и затруднения. Это позволит лучше подготовиться к проблемным моментам и вариациям.

Изучение личностей переговорщиков необходимо для психологического контакта, успешного взаимодействия, эффективного влияния на партнеров. Особую роль в составе делегации партнеров играют руководитель, VIP-персона и «ключевая персона». Представители двух последних ролей могут присутствовать в составе делегации, а могут и не быть.

Роль руководителя в переговорах обычно является определяющей. Именно от него зависит характер переговоров. Поэтому важно знать, какой стиль переговоров использует руководитель, имеет ли опыт переговорщика, какой модели и содержательной позиции придерживается.

VIP-персона, как понятие, построена на аббревиатуре с английского very important person – очень важная персона. Это значит, что в составе делегации находится человек, бывший статус или известность которого значительно превышают его нынешнюю должность.

Например, директором фирмы – руководителем делегации – может быть человек, занимавший ране высокий пост в правительстве. Сегодня он «бывший» («экс»), но его возможности общего влияния несоизме­римы с его нынешним статусом.

Наличие VIP-персоны в составе делегации не следует замалчивать, не надо делать вид, что не замечается присутствие известного человека. Наоборот, следует подчеркнуть уважение к данной личности, его заслугам, пусть и прошлым. В случае участия VIP-персоны уместным будет повысить официальный регламент приема делегации.

Известные люди психологически привыкли к повышенному к себе вниманию. Оно должно быть оказано и в случае участия такого человека в переговорах. Однако тут очень важно «чувство меры». Не следует допускать излишнего акцентирования. Это может исказить или заслонить собственно переговоры.

Ключевая персона означает наличие в делегации человека с повышенным влиянием на владельцев фирмы. Иными словами, его возможности значительно превышают его официальный статус. При этом он может и не являться руководителем делегации.

Так, в роли ключевой персоны может быть близкий родственник ведущего акционера фирмы, либо лицо приближенное, пользующееся особым доверием или симпатией руководства («фаворит»).

По отношению к ключевой персоне не принято в переговорах проводить каких-либо специальных церемоний, особо выделять ее участие. Это надо делать не на официальном, а на психологическом уровне. Следует понимать, что успех переговоров во многом, если не полностью, будет зависеть от того, удалось ли убедить ключевую персону.

В целом для успеха в переговорах очень важно иметь об участниках сведения и профессионального, и личного характера. Это их положение в фирме, образование, карьера, семейное положение, интересы и увлечения. Подобные знания могут не только способствовать успеху, но и коренным образом повлиять на исход переговоров.

Ведущие специалисты в области психологии управления убеждены, что в современных переговорах, как и в бизнесе в целом, «личностный фактор» играет первостепенную роль. Договариваются и сотрудничают, прежде всего, конкретные люди, а уже затем фирмы.

Знание своих партнеров по переговорам, их сильных и слабых сторон, интересов и потребностей, дает серьезное психологическое преимущество. Оно позволяет индивидуализировать переговоры и добиваться максимально возможного результата.

Таблица 3.2 – Подготовка к процессу переговоров

Элементы подготовки	Содержание элементов	Психология элементов
1. Инициатива переговоров	Деловое предложение Инициатор переговоров	Психологический выигрыш в роли хозяев
2. Составы делегаций	Паритет делегаций Полномочия делегаций	Психологическое осознание участниками своего персонального статуса
3. Модель переговоров	Предмет переговоров Сценарий хода переговоров Проблемные вопросы	Психологическая уверенность делегации в своей готовности и способности успешно выполнить заданную работу
4. Содержательная подготовка	Анализ проблемы Подготовка вариантов Подготовка аргументов Запасные предложения Проект соглашения	Психологическое осознание не только переговорной задачи, но и ее места в общих целях фирмы Понимание границ манёвра
5. Изучение партнеров	Анализ содержательной позиции партнеров Изучение личностей переговорщиков Наличие VIP-персоны	Достижение психологического контакта за счёт лучшего знания и понимания партнеров

Итак, алгоритм подготовки к переговорам складывается из пяти последовательных элементов, а также их психологических особенностей:

инициативы – выигрыш в роли инициатора;

составы делегаций – осознание каждым своего места;

модели переговоров – подготовленность к вариантам в ходе переговоров;

содержательной подготовки – понимание предмета перего­воров и границ возможных манёвров;

изучения партнеров – знание и понимание партнеров, возможность влияния на них.