Службові записки

Під загальним терміном «службові записки» найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, власне службова записка. З них на комп’ютері оформлюють службову та доповідну записки; пояснювальну здебільшого пишуть від руки.

Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або зобов’язань

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. Для зручності вона розділяється на частини. Наприкінці подають висновки та пропозиції.

Доповідні записки бувають:

1. звітні (про виконання службових доручень);

2. інформаційні (про певні факти або події);

3. ініціативні (пропозиції щодо виконання певних дій).

Текст доповідної записки має дві частини. У першій частині (описовій) висвітлюється (констатується) ситуація, що склалася. У другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх і виконання.

Головні вимоги до доповідної записки:

• зміст має бути лаконічним за формою викладу;

• наведені факти — вірогідними;

• пропозиції — чітко сформульованими.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, прізвище й ініціали керівника, якому вона подаєтьсяся.

2. Посада, прізвище, ім’я й по батькові особи, яка подає записку.

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Дата складання.

6. Підпис.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, є вихідний реєстраційний номер.

Різновидом доповідної записки є службова записка (пропозиція). Це документ, у якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції з певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка:

1) документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи);

2) вступна частина іншого документа (програми, плану, проекту, посібника тощо), де обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

Пояснювальні записки пишуться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого Відповідно до цього вони поділяються на такі групи:

1. Службові (їх оформлюють на бланках).

2. Особисті (пишуться на аркушах паперу від руки).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Адресант.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка надсилається за межі установи, її оформлюють на бланку й реєструють.

Оголошення. Запрошення. Посвідчення про відрядження

Оголошення — офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання роботи; про можливість посісти вакантну посаду шляхом участі у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої чи важливої зустрічі; про захист курсової, дипломної роботи чи дисертації на здобуття наукового ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.

Текст оголошення формулюється коротко й точно в усній (по радіо, телебаченню) чи письмовій формах. В оголошенні обов’язково зазначається, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До останніх належать афіші, які рекламують вистави, кінофільми, концерти тощо

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо й телебаченню — час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення складають як окремі організації, підприємства, державні установи, навчальні заклади, так і приватні особи.

Реквізити оголошення:

1. Назва виду документа

2. Час проведення заходу.

3. Дата й місце проведення заходу.

4. Назва заходу.

5. Порядок денний (якщо це засідання) або тематика секційних засідань (якщо це конференція).

6. Адреса, способи проїзду.

Реквізити № 1—4 пишуть суцільним текстом, № 5—6 — з абзацу.

Запрошення — документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення бувають іменні (вони потребують пред’явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні — офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.

Посвідчення– документ, який засвідчує особу й посаду того, хто виконує службове доручення, окреслює його повноваження, місце й термін виконання.

Посвідчення бувають такі: посвідчення особи, посвідчену про надання громадянинові певних повноважень, посвідчення про відрядження.

Реквізити посвідчення про відрядження:

• кутовий штамп установи;

• текст;

• печатка й підпис керівника установи.

На зворотному боці посвідчення про відрядження роблять позначки про вибуття службовця в пункти відрядження та прибуття до інших пунктів. Перші та останні записи роблять організації, які відряджають, перед виїздом і після повернення, інші — посадові особи тих організацій, куди працівника було відряджено. Такі посвідчення готуються за комп’ютерним шаблоном.

21