Витяги із розпорядчих документів

Витяг - це відтворення частини оригіналу документа.

Їх оформлюють на загальному, спеціальному бланкові або на чистому аркуші паперу на запит і з дозволу вищих посадових осіб.

Реквізити витягу з наказу:

Реквізити бланка: (01, 02, 03, 06 (за рішенням установи), 07.

Назва виду документа (10) - ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ.

Дата документа (11) - відтворюють з оригіналу.

Реєстраційний індекс (12) - відтворюють з оригіналу

Місце складення чи видання (14) - відтворюють з оригіналу.

Заголовок до тексту (19) - відтворюють з оригіналу.

У текстовій частині (21) витягів із наказу констатуючу частину подають повністю, з розпорядчої ж обирають лише ті пунк­ти, підпункти, які потребують засвідчення витягом.

Зверніть увагу

Підпис (23) має неповний склад елементів порівняно з оригіналом. У витягах подають назви посад осіб, що підписали оригінал документа, їх ініціал(и), прізвища, проте особистого підпису посадової особи не проставляють

Відмітка про засвідчення копії (27) надає чинності витягові. Містить відмітку «Згідно з оригіналом», назву посади особи, що засвідчила відтворення витягу, підпис, ініціал(и), прізвище, дату зняття цього різновиду копії документа.

4.Складання довідково-інформаційної документації.

Службове листування.

Листи — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, підприємствами та приватними особами

Ділове листування — засіб зв’язку підприємства з організаціями, зовнішнім середовищем. Через листування ведуться переговори, з’ясовуються претензії. В листуванні можна виділити два основних види документів — листи і факси.

Зміст кожного листа звичайно індивідуальний. Листи мають бути, як правило, присвячені одному питанню.

Складові частини (реквізити) всіх листів такі:

• назва й адреса установи відправника листа;

• номер і дата;

• назва й адреса одержувача;

• заголовок;

• номер і дата листа, що е підставою для складання відповіді;

• текст;

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

• підпис керівника

Усі ділові листи за функціональним призначенням умовно поділяють:

• на такі, що потребують листа-відповіді (запити, рекламаційні, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога тощо);

• на такі, що не потребують листа-відповіді (лист-попередження, лист-нагадування, лист-відмова, супровідний лист, гарантійний лист, інфор­маційний лист, листи-вітання, листи-подяки тощо)

За кількістю адресатів листи поділяють:

• звичайні – листи, які надсилається однією особою (організацією) одній інстанції ;

• циркулярні – листи, письмові звернення, розпорядження, які надсилаються цілому ряду підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам;

• колективні – листи, які надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника.

Якщо лист одного змісту надсилається декільком адресатам, то спочатку зазначається адреса основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо цей документ надсилається більш ніж чотирьом адресатам, то складається перелік розсилки і на кожному примірнику позначається лише один адресат, якому направляється конкретний примірник

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер. Листи, які надають гарантії, завіряються печаткою організації.

Складання листів іноземним діловим партнерам дещо відрізняється. Існують міжнародні стандарти на основні комерційні документи, в тому числі і на ділові листи, друкуються на бланках з полями 2,54 мм

Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу

Переважна більшість листів пишуться на бланках.

Дописують: адресат, заголовок, текст, підпис, прізвища виконавця.

Логічні елементи змісту службового листа: вступ, докази, висновки. Проте зовсім не обов’язково, щоб кожен лист будувався за такою схемою

Текст листа складається із двох логічно-пов’язаних між собою частин.

У першій частині вказуються причини, які стали підставою для написання листа, з підтвердженням фактів, дати і документів.

У другій частині листа формується його основна мета (пропозиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, запрошення та ін.).

Уміння написати службового листа полягає в тому, щоб правильно визначити, які з перелічених логічних елементів у даній ситуації необхідні, а від яких треба відмовитись. Вимоги до тексту листа: лаконічність, послідовність, переконливість, конкретність, об’єктивність у викладі фактів, всебічне і повне висвітлення питання, коротке і якісне викладення. Подібність ситуацій, які є приводом для листів, дає можливість застосовувати готові, стандартні вислови і в побудові першої фрази листа, і навіть розробляти типові тексти (або використовувати шаблони).

Листи класифікують за змістом та призначенням (рис. 3).

Рис. 3 Класифікація листів за змістом та призначенням

Супроводжувальні листи:

Відсилаємо Вам...,

Направляємо Вам...

Лист — нагадування:

Нагадуємо Вам, що після закінчення терміну пропозиція нашої фірми втрачає силу

Лист — підтвердження:

Підтверджуємо, що партію товару отримано.

Листи — прохання:

Будь-ласка повідомте...,

Просимо оплатити протягом....

Ми будемо вдячні, коли Ви...

Листи-повідомлення:

Повідомляємо Вам, що...

Доповідаємо Вам, що

Ставимо Вас до відому, що...

Листи-гарантії:

Оплату гарантуємо.

Якість товару наша фірма гарантує.

Лнсти-пропозинії:

Ми раді запропонувати Вам...

Ми можемо рекомендувати...

Пропонуємо Вам...

Листи-відмови:

На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята з таких причин-

На жаль, задовольнити Ваше прохання в найближчий час ми не можемо у зв'язку з...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв'язку з...

Листи -попередження:

Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви...

Затримка поставок товару може привести до...

Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми змушені...

Листи-запрошення:

Просимо взяти участь...

Запрошуємо Вас...

Ми раді запросити Вас...

Для факсів: у нижньому лівому куті листа пишуть прізвище виконавця і номер його телефону, а також ставлять відмітку про виконання документа і направлення його до справи. Якщо лист готується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце — 15 міжрядкових інтервалів.

Отже, за змістом та призначенням листи класифікуються за певними ознаками.

Інструкційні (директивні) листи надходять з державних або муніципальних органів влади та управління і за змістом, як правило, це рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податків екології тощо.

Гарантійні листи вміщують гарантії оплати, терміни поставки або вимоги до якості продукції. Крім керівника підприємства (організації), такі листи підписує головний бухгалтер, і їх обов’язково завіряють гербовою печаткою.

Інформаційні листи умовно об’єднують листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Комерційні листи складаються під час укладання та виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу. За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: Запит, Пропозиція (оферта), Рекламація (претензія). Саме ці види комерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

Запит- комерційний документ, який являє собою звернення покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послугу) і (або) надати пропозицію про постачання продукту.

У випадку, коли продавець може відразу задовольнити прохання покупця і поставити товар, він надсилає пропозицію (оферту).

Пропозиція (оферта) — комерційний документ, який являє собою заяву експортера (постачальника) про бажання у­ласти угоду з зазначенням її конкретних умов.

Рекламація (претензія) — це заява одержувача (адресата) товару про те, що постачальник (контрагент) не виконує договірних зобов'язань. У рекламації висловлюються вимоги щодо усунення дефектів, зниження ціни чи відшкодування збитків за постачання неякісних товарів або невиконання і порушення умов контракту. Рекламація повинна мати копії документів, що підтверджують такі порушення. Оформлюють подібні копії у вигляді додатку до основного документа (рекламації).

Кредитні листи використовуються при укладанні контрактів з іноземними партнерами, в яких продавець просить надати гарантійний лист з банку по­купця з номером валютного розрахункового рахунка і гарантіями банку щодо оплати покупцем товарів або послуг.

У листах-запитах підприємство просить дати пояснення якої-небудь події або факту та нагадує про очікування від фірми-контрагента (державної або іншої організації) листа- відповіді. У деяких випадках складаються супроводжувальні листи, коли необхідно дати пояснення до основного документа, надісланого адресатові. У супроводжувальному листі вказується, з якою метою надсилається основний документ, що з ним треба зробити і в який термін

Телеграма — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих телеграфом. Телеграма — вид кореспонденції з гранично стислим текстом, спричиненої необхідністю негайного втручання в певну справу або термінового розгляду питання. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (словами слід писати такі знаки, як номер, плюс, відсоток та інші; цифри також пишуться словами). Текст телеграми пишеться особливою телеграфною мовою, суцільним текстом, без абзаців та переносів.

Перед текстом телеграми вказують коротку адресу одержувача. Вихідний номер телеграми розміщують наприкінці тексту перед підписом, при цьому до номера дописують дві букви НР. Номер телеграми, на яку відповідають, вказують перед текстом. Текст телеграми відокремлюють рискою.

Після тексту службова особа ставить свій підпис, потім вказують адресу відправника, прізвище особи, яка її підписала, її посаду, ставлять печатку та дату.

Телефонограма — короткий лист, переданий телефоном. Зміст тексту передають адресатові телефоном (текст диктується і записується), правильність тексту передають повторним читанням. Адресат має записати такі реквізити телефонограми: заголовок, номер, дату, назву адресата та установи, що передала телефонограму, текст, посаду і прізвище особи, що підписала документ, примітку про час прийняття і передачі посади і прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму

Після передачі та приймання телефонограми треба негайно зареєструвати в спеціальному журналі одержувача та відправника

У тексті телефонограми бажано уникати слів, які важко вимовляються, можуть бути перекручені.

Залежно від призначення листа і від того, на що автор листа бажає звернути увагу одержувача, розміщуються логічні частини тексту: вступ, доказ, закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що спричинив складання документа, викладається історія питання). У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, докази), що супроводжуються посиланнями на законодавчі акти та інші нормативні матеріали, цифровими розрахунками). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

Довідка

Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя та діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки бувають особисті та службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то використовувати бланки установи чи підприємства, найчастіше формату А5, на яких заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації. Довідки про виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми та внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації. Підписує їх, крім укладача, керівник установи. Така довідка має бути засвідчена печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не засвідчуються печаткою.

Реквізити довідки:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Звіт

Звіт— документ, який містить письмове повідомлення про виконання роботи (завдань, доручень тощо) за певний проміжок часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти складають на спеціально віддрукованих бланках а текстові пишуть на звичайному папері за встановленим зразком

У звітах зазвичай пишуть про роботу (завдання, доручення, практику, підготовку розділів дисертації), виконану протягом певного періоду (року, місяця, кварталу).

Реквізити звіту:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (зазначають установу, напрям діяльності, звіт­ний період)

4. Текст, який складається з таких частин:

• вступ (завдання, які було поставлено перед установою або конкретною особою за звітний період);

• основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на май­бутнє);

• підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата складання

6. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Великий за обсяг звіт поділяють на частини, кожній з яких має відповідати свій заголовок (наприклад, навчальна робота; виховна робота, науково-методична робота тощо).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають лише у звітах, які будуть надіслані за межі установи.

План

План — заздалегідь підготовлена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їх здійснення.

За терміном виконання плани поділяють на: перспективні (охоплюють декілька років); річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні; місячні; тижневі; щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Ко­жен пункт плану складається з трьох обов’язкових частин:

1. зміст роботи;

2. термін виконання;

3. відповідальні за виконання.

Плани підписуються особами, що відповідають за їх виконання, або керівником установи.

Затверджується план колегіальним органом або керівником Установи (структурного підрозділу). Затверджені плани групуються у справах.

Реквізити плану:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Заголовок (вказується термін, на який складено план).

5. Текст (зміст плану).

6. Підпис(и).

7. Дата складання.