Класифікатор уніфікованих форм документів

№ з/п	Назва форми доку­мента	Код за ДКУД	Підрозділ, відповідальний за підготовку документа	Погодження	Підписання	Затвердження	Відбиток печатки	Місце зберігання документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник Інструкції з діловодства, класифікатора й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найважливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією і документацією можлива тільки тоді, коли діяльність служб Діловодства буде нормативно регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.

3.Складання розпорядчої документації

Основна функція розпорядчих документів – регулювання діяльності органу управління з метою виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну функцію, спрямовуються від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих).

Залежно від способу (процедури) прийняття рішень з певного питання розпорядчі документи групують на

документи, що приймаються на засадах колегіальності (шляхом колективного обговорення та прийняття рішень групою працівників (колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

документи, що видаються на засадах одноосібного прийняття рішень – керівником.

На засадах колегіальності діють Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників тощо). Взірцями документів колегіального прийняття рішень є постанови, рішення. Колегіальне прийняття рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних рішень, проте є витратним у часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. Одноосібне прийняття рішення забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника.

Органи управління різних рівнів із найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанова - це правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) для вирішення важливих і принципових завдань, поставлених перед ними, чи встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Розпорядження - акт управління посадової особи чи державного органу, виданий у межах їхніх повноважень, він має обов’язкову силу для громадян та підпорядкованих організацій, яким адресовано розпорядження.

Рішення - розпорядчий документ, прийнятий на засадах колегіальності Верховною Радою, місцевими радами чи їх виконавчими органами управління (президією, комітетами), дорадчими органами установ, організацій, підприємств (дирекцією, колегією, радою) для вирішення завдань, що належать до їх компетенції.

Вказівка - це розпорядчий документ, який створюють із питань інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління. Видається більш широким колом посадових осіб (заступниками керівника підприємства, головним інженером, енергетиком, інженером з техніки безпеки тощо) у межах своїх повноважень.

Накази

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи, що діє на засадах одноосібності в межах своїх повноважень для вирішення основних і оперативних завдань.

За змістом накази поділяють на накази з загальних питань та за особовим складом.

Видання розпорядчих документів за одноосібного прийняття рішень містить етапи, що показані на рис. 2.

Рис. 2. Етапи видання розпорядчих документів за одноосібного прийняття рішень

Проект наказу готує певний структурний підрозділ або окрема посадова особа за дорученням керівника.

Дії посадової особи, яка готує проект наказу:

1. вивчає суть питання, збирає необхідні відомості;

2. звертається до картотеки наказів, щоб переглянути всі накази, які були видані з цього питання з метою уникнення в них дублювання та протиріч;

3. готує проект наказу, який погоджується з усіма зацікавленими підрозділами та службовими особами. Візи збираються на першому екземплярі. До проекту наказу можна додати документи, які обгрунтовують його доцільність;

4. організує підписання керівником.

Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до їх оформлення.

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж на чистих аркушах паперу формату А4 з проставленням необхідних реквізитів, що служать для ідентифікації організації - видавця документа. Розглянемо склад реквізитів наказів з основної діяльності

Постійні реквізити : розміщують переважно поздовжнім способом відповідно до спеціального бланка установи:

Назву виду документа (10) оформлюють великими літерами: НАКАЗ.

Змінні реквізити:

Датою наказу (11) є дата його підписання, яку проставляє сам керівник під час підписання розпорядчого документа. Цей реквізит оформлюють записом від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці.

Реєстраційний індекс (12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ

Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів.

Заголовок до тексту (19) стисло відтворює основний зміст наказу і є обов’язковим його реквізитом. Його оформлюють під реквізитами бланка без відступу від межі лівого берега. Граматична конструкція заголовка до тексту, відповідаючи на запитання «Про що?», розпочинається з прийменника «про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про надання...», «Про звільнення», «Про затвердження...», «Про впровадження...», «Про створення...») або іменника, що вказує на предмет (наприклад, «Про звіт...», «Про заходи...»

Відмітку про контроль (20) у разі потреби позначають літерою «К» чи словом від рук бо за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Текст (21)

Відмітку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби.

Підпис (23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів. За ДСТУ 4163-2003 власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівнику організації, що діє на засадах одноосібності, а у разі тривалої відсутності керівника - особі, що виконує його обов’язки. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

Зовнішнє погодження (24) здійснюється у разі, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не однієї організації.

Візи (25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицьовому, так і на зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за необхідності, додаткову оцінку «Зауваження і пропозиції додаю», «Заперечую», що, у разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додають на окремому аркуші-додатку

Реквізит ((Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону» (28) містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, крім прізвища або прізвища, імені та по бать­кові укладача проекту і номера його службового телефону, може мати інформацію про направлення наказу до структурних під­розділів тощо. Відомості про надсилання розпорядчого документа можуть оформляти і на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому зазначають назви структурних підрозділів або прізвища їх керівників, котрим спрямовують примірник наказу.

Відмітку про виконання документа та направлення його до справи (29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи

Відмітку про наявність документа в електронній формі (ЗО) у разі потреби проставляють з допомогою нижнього колонтитулу у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження (31) проставляють записом від руки або штампом під час надходження чи передавання документа, розміщуючи у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа

Запис про державну реєстрацію (32) оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади з метою внесення до державного реєстру. Для цього у нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишають вільне місце.