Внутрішні нормативні акти служби діловодства

В установах для правильної організації діловодства розробляється власна нормативно-методичної база - документи організаційного, інструктивного, методичного характеру, які використовуються в діяльності служб діловодства, підрозділів і працівників. Серед них:

• положення про службу діловодства;

• посадові інструкції працівників;

• інструкція з діловодства;

• Класифікатор і Альбом(и) уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності установи;

• правила підготовки й оформлення управлінських документів;

• інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян, порядок прийому відвідувачів, роботу з документами обмеженого доступу тощо.

Інструкція з діловодства - правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи.

Класифікатор (табель) уніфікованих форм документів установи - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження.

Альбом уніфікованих форм документів установи - сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи відповідно до класифікатора уніфікованих форм документів.

Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції з діловодства установи, що встановлює єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання і збереження документів та має обов’язковий характер для всіх працівників.

Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів,що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи з урахуванням специфіки конкретної установи.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації

Варто з’ясувати, що основне завдання згаданої вище Примірної інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), - дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Водночас Примірна інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами інструкція з діловодства установи, підписана, затверджена чи впроваджена окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом, обов’язковим до виконання усіма співробітниками

Нормативні акти з діловодства не визначають структуру інструкції та її типовий зміст, відсутні і методичні документи з її розробки. Скла розділів, їх послідовність, наявність додатків інструкції з діловодства конкретної установи визначається її розробниками, але треба, щоб положення інструкції послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їхнього створення або одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне зберігання.

Основними розділами інструкції можуть бути такі:

1.Загальні положення.

2.Підготовка службових документів:

1. Загальні вимоги;

2. Фірмові бланки;

3. Вимоги до оформлення реквізитів.

3.Оформлення окремих видів документів:

3.1.Наказ;

3.2.Розпорядження;

3.3.Протокол засідання;

3.4.Службовий лист;

3.5.Акт та інші документи (залежно від специфіки діяльності установи)

4. Порядок погодження документів.

5. Порядок підписання документів.

6. Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

7. Організація документообігу:

7.1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутрішніх документів;

7.2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно- пошукових систем;

7.3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

8. Організація контролю за виконанням документів.

9. Робота виконавця з документами.

10.Організація зберігання документів:

10.1.Порядок зберігання документів;

10.2.Складання і ведення номенклатури справ

10.3.Формування справ;

10.4.Оформлення справ;

10.5.Оперативне зберігання справ;

10.6.Передавання справ на архівне зберігання.

11.Ксерокопіювання і тиражування документів

12.Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів

13.Використання факсимільного зв’язку.

Пропонована структура Інструкції з діловодства має примірний характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його структури, порядку проходження документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів, доповнюватися іншими розділами, наприклад: документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради тощо); оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти та ін.

Основне завдання інструкції з діловодства - встановлення загальних правил і єдиного порядку документування й організації роботи з документами в установі, мета інструкції - вдосконалення роботи з документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської праці.

Працівники установи несуть персональну відповідальність за ви­конання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і вико­нання документів, їхнє правильне оформлення і схоронність. Про випадки втрати службових документів негайно доповідають керів­ництву підрозділу й у діловодну службу установи.

Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. Наприклад, зразки фірмових бланків документів, уніфіковані форми основних видів документів тощо.

До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів документів.

Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується порядок роботи з документами обмеженого доступу. Про їх наявність необхідно зазначити у «Загальних положеннях» Інструкції з діловодства.

Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і методів роботи з документами, а отже, і форм документів, які використовуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розробкою Класифікатора уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.

Поряд з оптимізацією складу документів Класифікатор форм документів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходження документа в організації, тим самим він дозволяє оптимізувати і документообіг установи.

До Класифікатора включають документи всіх структурних підрозділів установи. Його затверджує керівник, набуваючи статусу внутрішнього нормативного документа.

Розроблення та подальше ведення Класифікатора й Альбому, тобто внесення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Класифікатора й Альбому форм - досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають Для цього на договірних засадах спеціалізовані організації з удосконалення організації управління.