Типовые информационные технологии
По "удельному весу" и основному назначению информационных процессов, составляющих информационную технологию, на концептуальном уровне можно выделить несколько их типов34,35.
ИТ сбора данных
ИТ поддержки управления
ИТ автоматизации офиса
ИТ поддержки принятия решения
ИТ поддержки групповой работы
ИТ виртуальной реальности
ИТ экспертных систем
Информационная технология сбора данных
Определяющими процессами данной технологии являются процессы сбора и накопления первичных данных (рис. 7), а логическую основу технологии составляет база данных.
Технологии сбора данных предназначены в первую очередь для накопления фактографических сведений о свойствах внешней среды, о процессах, имеющих место в управляемой системе, ее состоянии и являются основой информационных систем оперативного уровня управления. Возможность автоматизации основана на том, что процессы сбора данных относятся к классу хорошо структурированных задач, допускающих четкую формализацию, математическую постановку и точные алгоритмы реализации.
Эти технологии применяются на оперативном уровне управления, выполняя функции автоматизации рутинных операций сбора, накопления и первичной обработки данных. К этому классу относятся учетные информационные технологии управления предприятиями: складской учет, учет реализации товарно-материальных ценностей, бухгалтерский и финансовый учет и т.д.
Основу этого вида технологий составляют программные комплексы, разработанные на основе систем управления базами данных, обеспечивающие удобный ручной или автоматизированный ввод первичных данных, их структурирование и перемещение на хранение в базу данных. ИТ этого класса обеспечивают печать различных отчетов (периодических или по запросу), получаемых в результате простейших форм обработки данных: группировки, сортировки, агрегирования, простейших вычислений, используемых, как правило, для оперативного контроля.
Данные, получаемые в процессе реализации этих технологий, хранящиеся и накапливающиеся в базе данных, передаются по каналам связи в информационные системы управления более высокого уровня для последующей обработки и анализа. Освоение технологий обработки данных не требует высокой профессиональной квалификации персонала. Основные требования, предъявляемые к персоналу: аккуратность, внимательность, способность к монотонному труду.
Информационная технология поддержки управления
Информационная технология поддержки управления (рис. 8), как следует из ее названия, предназначена для удовлетворения информационных потребностей менеджеров при принятии ими управленческих решений на всех уровнях управления: оперативном, тактическом и стратегическом. Как правило, они поддерживают функции планирования и управления, ориентируются на анализ и контроль внутренних информационных процессов.
Всякое управленческое решение основывается на имеющейся информации об объекте управления и ее анализе доступными специалисту методами. От качества реализации этих этапов принятия управленческого решения напрямую зависит его качество. Какую же помощь может оказать информационная технология управления в принятии конкретного управленческого решения?
Информационные технологии управления базами данных, составляющими основу ИТ поддержки управления, позволяют накапливать беспрецедентные объемы данных об объекте управления, его состоянии в хронологии. Базы данных позволяют фиксировать самую разнообразную информацию, поступающую по традиционным и электронным каналам о состоянии внешней среды, сведения о внутреннем состоянии системы, процессах, проистекающих в ней. Источником таких данных выступают информационные системы нижестоящего уровня.
Накапливаемые данные являются неоценимым источником информации о имеющих место закономерностях, тенденциях в поведении управляемой системы, которые могут быть выявлены с помощью различных математических, экономико-статистических методов обработки.
Так, например, простейший статистический анализ данных о реализации продукции за несколько лет позволяет оценить сезонные колебания спроса и учесть их в планировании производства, выявить предпочтения покупателей, определить круг "своих клиентов" в маркетинговых программах.
Одни и те же данные, накопленные в базе данных, используются для принятия управленческих решений на различных уровнях управления. Принятие оперативных управленческих решений основывается на сравнительном анализе планового и текущего состояний системы на коротком промежутке времени (день, неделя, месяц) и включает:
определение параметров текущего состояния объекта управления;
расчет отклонений текущего состояния системы от планового;
анализ тенденций и причин, вызвавших отклонения;
выработку управленческих решений и действий, направленных на уменьшение имеющих место отклонений.
Стратегические управленческие решения основываются на выявлении долгосрочных тенденций (от нескольких месяцев до нескольких лет) в поведении внешней среды и состоянии управляемой системы на основе применения статистических методов обработки данных. Так, например, зная, что всякая продукция имеет ограниченный жизненный цикл, накопленная информация о продажах позволит своевременно определить время, когда необходимо прекратить выпуск одной продукции и организовать выпуск другой, не дожидаясь спада продаж, или даже сменить профиль деятельности предприятия. Качество такого управленческого решения зависит от объемов обрабатываемой информации и методов ее обработки.
Это требует обобщенной, агрегированной информации о прошлом, настоящем и планируемом будущем состоянии системы, выявления имеющихся тенденций и закономерностей, анализа изменений внешней среды, нормативных и правовых данных, накладывающих ограничения на функционирование объекта управления.
Лицо, принимающее решение, получает необходимые данные в форме различных управленческих отчетов, получаемых на основе статистической обработки, выборки, группировки и агрегирования данных, анализа плановых заданий и показателей, требований к качеству, стандартов, нормативной и правовой информации. Информационные технологии этого класса позволяют пользователю отображать данные в различном ракурсе, например, общий объем реализации продукции в разрезе потребителей или в разрезе ассортимента продукции; в различном формате – в табличном представлении или в виде графиков или диаграмм, формировать самые разнообразные отчеты:
периодические, формируемые по графику с анализом данных за определенный период (сутки, неделя, месяц…), например, месячные отчеты о реализации продукции, потреблении сырья, материалов, исполнении планов, формируемые соответствующими подразделениями и предоставляемые руководителю для анализа;
сравнительные, содержащие данные из различных источников и используемые для сопоставительного анализа происходящих процессов, например результаты текущей деятельности в сравнении с деятельностью конкурентов;
произвольные отчеты, получаемые по запросу, позволяющие оперативно извлекать из базы данных и анализировать требуемые данные в нужном разрезе деятельности, на произвольном временном интервале и т.д.
Реализация этих технологий требует использования более сложных технических и программных средств, предъявляет более высокие требования к уровню профессиональной подготовки персонала в области информационных технологий. В частности, получение отчетов по запросу, использование генераторов отчетов для формирования нетиповых отчетов и форм требует знаний систем управления базами данных, принципов их формирования, специальных языков запросов. Однако их применение значительно повышает качество работы менеджеров, сокращая рутинные операции по сбору данных и концентрируя их деятельность на интеллектуальной стороне анализа и выбора наиболее эффективного управленческого решения.