1. Затраты на разработку и внедрение ис и ит:

• расходы, связанные с проектированием и разработкой;

• расходы на внедрение и тестирование;

• расходы на разработку сопроводительной документации.

2. Затраты на аппаратные средства:

• полная стоимость оборудования без учета амортизации;

• амортизация оборудования;

• все обновления и изменения в аппаратной конфигурации, включая замену жестких дисков, установку дополнительных устройств;

• расходы на увеличение объема памяти клиентских рабочих мест и других устройств, содержащих модули памяти;

• стоимость устройств хранения информации;

• стоимость периферийных устройств (принтеры, сканеры, плоттеры и т. д.);

• стоимость сетевого оборудования (сетевые карты, концентраторы, коммутаторы, маршрутизаторы, мосты и т. д.).

3. Затраты на программное обеспечение ит:

• стоимость операционных систем;

• стоимость приложений, включая стоимость не только приобретенных, но и разработанных как самой компанией, так и сторонними организациями;

• стоимость сервисного программного обеспечения (антивирусное, диагностическое, отладочное, криптографическое);

• стоимость коммуникационных программных средств (различные браузеры, FTP, почтовые программы, средства удаленного доступа и пр.).

4. Оплата арендованного оборудования и программных средств.

5. Затраты на управление ис и ит:

• управление сетью;

• диагностирование и ремонт;

• оптимизация производительности сети;

• администрирование пользователей (добавление, удаление, изменение прав);

• поддержка операционных систем;

• текущие профилактические регламентные работы;

• изучение и планирование развития системы;

• лицензирование и дистрибуция программного обеспечения;

• управление имуществом (оборудованием);

• управление приложениями;

• обеспечение конфиденциальности и защита информации, защита от вирусов;

• конфигурирование и перенастройка оборудования;

• установка оборудования;

• управление устройствами хранения данных;

• управление дисками и файлами;

• планирование емкости устройств хранения данных;

• управление доступом к данным;

• архивирование и резервное копирование;

• прогнозирование неисправностей и восстановление;

• нерегулярное обучение (административный состав);

• поддержка производителя аппаратных и программных средств;

• поддержка, осуществляемая сторонними организациями;

• обучение административного персонала;

• обучение конечного пользователя;

• приобретение учебных курсов и сертификация.

6. Затраты на конечного пользователя:

• временные затраты административного персонала на конечного пользователя;

• ежегодные временные затраты конечного пользователя на работу с информационным сервисом;

• поддержка конечного пользователя другими пользователями и самоподдержка;

• внеплановое обучение;

• среднее время вызовов сервисной службы за месяц;

• время простоя;

• время, затраченное на поиск помощи вне стандартной службы поддержки;

• работа над другими заданиями, не относящимися к прямому выполнению служебных обязанностей;

• время, затраченное на ожидание помощи;

• чтение руководств и онлайновой справочной системы;

• поддержка совместной работы;

• время, затраченное на чтение руководств и онлайновой справочной системы;

• время, затраченное на помощь коллегам.

Как уже отмечалось выше, значительная часть затрат (до 50%) связана с поддержкой конечного пользователя. По существующим зарубежным оценкам, совокупная стоимость владения одним корпоративным компьютером обходится фирмам от 10 до 20 тысяч долларов в год.

Каковы же факторы, позволяющие снизить ССВ?

• Наличие автоматического управления рабочими местами и программ инвентаризации системы.

• Наличие встроенной диагностики вирусов на клиентских местах и серверах.

• Поддержка средств сетевого управления.

• Наличие централизованной службы помощи, располагающей базой знаний по возможным проблемам.

• Использование специально адаптированных для конкретной системы компонентов программного обеспечения, не нарушающих целостность архитектуры системы.

• Встроенная система обнаружения ошибок, предназначенная для отслеживания и предупреждения незапланированных простоев.

• Ограничение доступа пользователей только к тем программам и функциям, которые необходимы для выполнения рабочих обязанностей.

• Стандартизация аппаратных и программных компонентов рабочих мест (минимально 80% от общего числа пользователей).

• Наличие системы защиты жизненно важных данных и плана максимально быстрого их восстановления.

• Централизованная закупка идентичных моделей техники одного производителя.

• Система мониторинга и отслеживания изменений конфигурации рабочих мест.

• Проведение последовательной унификации и замены проблемных компонентов архитектуры на новые, отвечающие инициативам снижения стоимости и сокращения срока возврата инвестиций.

• Регулярное исследование затратных компонентов стоимости владения и определение критических пунктов в инвестиционной программе.

• Регулярное обучение пользователей эффективным методам работы с системой и приложениями.

• Регулярное обучение и сертификация административного персонала технологиям, используемым в сети.

• Наличие мотивации у административного персонала для предоставления высокого уровня сервиса.

Рекомендуются следующие мероприятия для снижения издержек ССВ.

• Выбор приоритетов. Какие составляющие стоимости владения, бюджета ИТ наиболее высоки? Какие из них легче всего поддаются уменьшению? Прямые затраты на аппаратные и программные средства не превышают, как правило, 30% от общей суммы расходов (по данным Interpose). Основная величина затрат ложится на оплату труда персонала и управление компьютерным хозяйством.

• Подразделяйте категории затрат. Экономьте время высокооплачиваемых сотрудников. Каждый вид работ должен выполнять работник с соответствующим уровнем образования и заработной платы. При значительных расходах на поддержку конечных пользователей рациональней возложить выполнение функции оперативной помощи на специального администратора.

• Анкетируйте администраторов и пользователей на предмет имеющих место проблем с целью их анализа и устранения. Снизить расходы на эту статью затрат можно повышением квалификации пользователей, ограничением прав доступа к важным данным и устранением причин медленного отклика на запросы.

• Определяйте рисковые категории пользователей. Для снижения затрат необходимо определить базовые категории пользователей и ориентироваться на них. Interpose рекомендует делить пользователей на четыре основные категории:

1. Работники, которые выполняют уникальные и критические для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня и финансовых служб, сюда относятся административный ИТ-персонал. Требования к оснащению и сервису максимальные, высока стоимость простоя.

2. Мобильные работники, часто находящиеся в поездках, обычно работающие с хрупкой и дорогой техникой. Для них характерны высокие требования к сервису, поддержке, качеству оборудования, стоимость времени простоя для них максимальна.

3. Работники, занимающиеся обработкой информации. Это наиболее массовая и неопределенная категория, стоимость времени простоя которой может сильно варьироваться.

4. Работники, осуществляющие ввод информации в систему посредством экранных форм. Число рабочих функций этой категории работников, как правило, ограничено одной - двумя. Это наименее критичная часть пользователей по отношению к времени простоя.

По имеющимся оценкам, число работников с высокой стоимостью простоя не должно превышать 25%; критически важные данные на локальных носителях (жестких дисках) не должны составлять более 10% общего объема обрабатываемой пользователем информации.

• Снижайте время простоя. По оценкам Interpose, в абсолютном исчислении стоимость простоя может достигать 16% от ССВ. Среди основных причин возрастания времени простоя, исключая действия конечного пользователя, выделяются следующие:

1. обновление аппаратных средств - 24,0%;

2. обновление программных средств - 24,2%;

3. профилактическое обслуживание - 15,2%;

4. незапланированные отключения электричества - 13,0%;

5. переконфигурация сервера - 11,5%;

6. архивирование и резервное копирование - 11,7%.

• Снижайте стоимость управления, используя специализированное ПО (Novell ManageWise или Microsoft SMS). Экономия в этом случае может достигать 28-30%.

• Минимизируйте расходы на хранение информации. Исследования, проведенные Main Control, показали, что на каждый доллар, вложенный в мегабайт информации, расходуется 3-8 $ в год на хранение и управление этой информацией. Кроме того, на операции по резервному копированию, архивированию и управлению данными иногда расходуется до 20% рабочего времени ИТ менеджеров. На практике рекомендуются следующие меры по снижению затрат на хранение информации:

1. использование унифицированных, многоплатформенных решений для резервного копирования, обязательно от одного поставщика;

2. отсутствие процедур ручного копирования и восстановления - все процедуры должны быть автоматизированы, в противном случае расходы возрастают до 40% и в несколько раз увеличивается риск совершения ошибки;

3. наличие плана действий в случае сбоя, хакерской атаки, заражения вирусом.

В заключении этой части раздела приведем упрощенную методику расчета ССВ, следуя работе¹²¹, в соответствии с которой определяются следующие показатели.

1. Количество ПК в организации. В расчет берутся компьютеры, доступные конечным пользователям (без учета серверов), в том числе ноутбуки и все рабочие компьютеры сотрудников отдела ИТ.

2. Количество пользователей в организации. Это число может отличаться от предыдущего, так как отдельные пользователи имеют несколько компьютеров либо один компьютер используется несколькими пользователями.

3. Средняя зарплата пользователя по производственному и управленческому персоналу.

4. Средние затраты на закупку оборудования в год. При планировании данных затрат хорошей оценкой являются статистические данные за 12 прошедших месяцев. В данную статью не включаются капитальные вложения. Если таковые имеют место, они учитываются через амортизацию, п. 6.

5. Средние затраты на ПО в год. По аналогии с п. 4, хорошей оценкой служат затраты по данной статье за последние 12 месяцев. Капитальные затраты также не включаются в эту стоимость, а учитываются в амортизационных отчислениях, п. 6.

6. Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО. Сумма амортизации рассчитывается для основных фондов и нематериальных активов с учетом установленных сроков амортизации по данным бухгалтерского учета.

7. Ежегодные затраты на комплектующие и расходные материалы по организации (дискеты, CD, ленты, тонер и картриджи).

8. Годовые затраты на аренду оборудования и ПО.

9. Годовые затраты на оплату персонала по категориям, включая руководство (служба технической поддержки; сетевые администраторы; системные администраторы; тренеры/специалисты по обучению; персонал службы закупок; служба поддержки пользователей; управление системами). Для сотрудников, которые тратят на работу на отделы ИТ только часть своего времени, учитывается часть оплаты пропорционально затраченному на этот вид работы времени. Для учета непредвиденных расходов предлагается увеличивать эти затраты на 30%.

10. Командировочные расходы за год.

11. Консультационные услуги сторонних фирм и другие связанные с этим затраты.

12. Затраты на задачи, делегированные другим организациям.

13. Затраты на обучение персонала по ИТ в год.

14. Стоимость обслуживания техники по договорам в год.

15. Ежегодные затраты на оплату труда по направлениям разработки:

• проектирование - персонал, вовлеченный в сбор требований пользователей, определения спецификаций, создания архитектуры и прототипов проекта;

• разработка - персонал, вовлеченный в создание кода программ;

• тестирование - персонал, отвечающий за качество и тестирование;

• документация - персонал, вовлеченный в контроль конфигурации и техническое описание приложений.

16. Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем. Затраты, идентичные разработке "новых" приложений п. 15, охватывают персонал, вовлеченный в обслуживание существующих приложений.

17. Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов (см. п. 11) или сервисных организаций в части развития. Эта категория должна включать любые оплаты сторонним организациям или частным лицам за проектирование, разработку, тестирование или документирование работы в связи с новыми или существующими проектами.

18. Ежегодные затраты на аренду каналов связи. Сюда входят ежемесячные повторяющиеся затраты на коммутируемые и выделенные линии.

19. Ежегодные затраты на удаленный доступ, включают затраты на оплату удаленного доступа к локальной сети, затраты на Web-хостинг, платежи провайдерам Internet.

20. Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных, включающая затраты, связанные с пользованием сетями передачи данных большой дальности.

21. Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя. Сюда относят затраты на ознакомление новых пользователей с корпоративной компьютерной системой, обучение пользователей работе с вновь вводимыми в организации приложениями. Значение этого показателя можно принять в размере 40 часов в год.

22. Количество часов, затрачиваемых одним пользователем на обслуживание файлов, компьютера и программ, написание программ. Оценка данной величины достаточно сложна без детального изучения и наблюдения. Рекомендуется 40 часов в год.

23. Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми и внеплановыми остановками в работе системы. Используется для оценки годовых потерь от простоя пользователей, которые не могут выполнять свою работу по причине недоступности их компьютеров или программ. Например:

• ожидание решения проблемы службой поддержки;

• планируемая или внеплановая остановка системы;

• недоступность одной или нескольких программ;

• проблемы сервера, приводящие к недоступности информации. Рекомендуемое значение - 2 часа в месяц.

После расчета всех указанных величин определяется средняя годовая совокупная стоимость владения одним компьютером, которая может быть сопоставлена с среднеотраслевым показателем и в сравнении служить мерой экономической эффективности ИТ.

Однако эта методика важна с точки зрения классификации и выявления структуры затрат на ИТ, позволяющей снизить суммарные издержки владения ИС и ИТ за счет реализации соответствующих мероприятий по организации управления и совершенствованию поддержки конечных пользователей.

Для оценки результатов использования ИС и ИТ рассчитываются показатели совокупной выгоды владения (СВВ) - Total benefits of ownership (TBO). Что дают информационные технологии?

Первое – повышение скорости обработки информации. Как отмечалось ранее, скорость - ключевая концепция нынешнего десятилетия. Она обеспечивает конкурентные преимущества, повышает производительность труда, снижает относительные издержки на обработку информации в единицу времени.

Второе – повышение качества обработки информации. Современные технологии делают доступными пользователю современные математические методы обработки информации и принятия решений.

Третье – колоссальное увеличение объемов хранимой и обрабатываемой информации. Эти возможности обеспечиваются современными технологиями баз и банков данных. Увеличение объемов позволяет проводить анализ данных с целью выявления закономерностей, планирования и прогнозирования.

Экономический эффект от использования ИТ принято подразделять на прямой и косвенный. Прямой экономический эффект представляет собой экономию материальных, трудовых и финансовых ресурсов в денежном выражении, обусловленную внедрением ИС. Этот эффект имеет место при сокращении численности персонала, снижении расхода сырья и материалов, повышении производительности труда, роста оборачиваемости финансовых средств, снижении материальных запасов и др. Например, внедрение автоматизированной системы раскроя объективно приведет к снижению отходов ткани, и, как следствие, к ее экономии. Этот эффект может быть оценен в денежном выражении. Аналогично может быть получена оценка эффективности от внедрения ИС в случае сокращения численности персонала, повышения производительности труда и в ряде других случаев.

В результате исследований зарубежных фирм было выявлено отсутствие достоверной корреляции (связи) между размерами инвестиций в ИТ и ростом прибыли. Использование новых ИТ приводит к повышению производительности труда, но не всегда к росту рентабельности производства в силу их высокой стоимости.

Прямой экономический эффект не является единственной целью внедрения информационных систем и новых информационных технологий. Важнейшая задача автоматизации - повышение эффективности принятия управленческих решений, управления в целом. В этом случае эффект от внедрения ИС может быть более значимым и весомым, однако проявляться не явно, а косвенно, через общее повышение эффективности бизнеса вследствие более высокого качества управления. Например, как оценить сокращение времени принятия управленческих решений, дающих предприятию конкурентные преимущества?

Современные открытые акционерные общества, акции которых доступны на фондовом рынке, используют ИТ для повышения имиджа компании, провоцируя рост акций, делая компанию более привлекательной для инвесторов.

За счет быстрого внедрения более современных ИС и ИТ компании получают конкурентные преимущества в стратегическом плане. Более быстрое, чем у конкурентов, обновление технологий позволяет снижать суммарные издержки на обработку информации.

Одним из методов оценки косвенного эффекта от внедрения ИС является метод сопоставления экономических результатов деятельности предприятия, имевших место до и после внедрения системы. Основной недостаток этого метода - сложность учета и исключение влияния эффектов, не связанных с использованием ИС, а также невозможность расчета эффективности до ее внедрения.

Расчет экономической эффективности проекта в целом может производиться путем раздельной оценки его частей, допускающих такую оценку.

Комплексная оценка эффективности внедрения ИС должна основываться как на количественных, так и на качественных оценках эффективности и учитывать все положительные эффекты в каждом конкретном случае.