Система делопроизводства "Дело" компании "Электронные офисные системы"83

Система делопроизводства "Дело" компании "Электронные офисные системы" ориентирована на российскую модель организации делопроизводства и предназначена для использования в традиционных делопроизводственных службах: управления делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформальные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных учреждений. При разработке системы разработчики ставили своей целью достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного делопроизводства, чтобы обеспечить безболезненный переход от традиционных к современным технологиям документооборота.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы "Дело":

• регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

• сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;

• прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;

• разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

• предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного электронного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

• рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);

• полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Intranet - Internet технологий;

• отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

• архивное хранение электронных документов организации, обеспечивающее WEB-доступ к документальной информации.

Система допускает ее использование на различных уровнях автоматизации документооборота и делопроизводства: от автоматизации учета движения и контроля исполнения документов в условиях традиционного бумажного документооборота, когда система выполняет лишь учетные и контрольные функции, до полной автоматизации в условиях электронного документооборота.

В случае, когда система применяется для организации учета движения и контроля исполнения документов, она обеспечивает выполнение следующих функций:

• регистрация документов путем создания электронной регистрационной карточки;

• вынесение и ввод в регистрационную карточку резолюций по документу, фамилий авторов резолюций и исполнителей документа, срока исполнения документа;

• поиск по картотеке и просмотр регистрационных карточек документов, находящихся на исполнении, с целью напоминания исполнителям о сроках исполнения документов;

• формирование и печать отчетов о степени исполнения документов;

• отслеживание момента исполнения документа и ввод текста отчета исполнителя в регистрационную карточку;

• отслеживание момента списания документа в дело и внесение в регистрационную карточку номера дела согласно номенклатуре дел организации.

Основной единицей хранения в системе "Дело" является регистрационная карточка документа, полнота реквизитов которой обеспечивает удобный поиск и возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным направлениям. К регистрационной карточке может быть прикреплен электронный образ документа. При получении электронного документа по электронной почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Если входящий документ поступает в бумажном виде, непосредственно из среды системы, он может быть отсканирован с помощью программы распознавания текста FineReader и прикреплен к РК документа. Идентичность документа может быть удостоверена электронной цифровой подписью и защищена криптозащитой.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Информационная система реализована по технологии "Клиент – Сервер" и ориентирована на работу в локальных сетях и сетях Intranet. Она в максимальной степени учитывает организационную структуру предприятия, предоставляя возможность настройки системы картотек документов, обеспечивает защиту и различные уровни доступа к документам различным пользователям через систему разграничения прав доступа.

В работе с информационной системой "Дело" задействуются следующие группы пользователей (сотрудников предприятия):

• администратор системы;

• руководители;

• исполнители;

• делопроизводители.

Сотрудники предприятия, принимающие решения и уполномоченные выносить резолюции (руководители), могут выполнять эту функцию традиционным способом, фиксируя ее на бумажной копии документа; делать копию резолюции в учетной электронной карточке документа; вносить фамилии исполнителей и дату исполнения. Исполнители имеют возможность самостоятельно просматривать направленные ими на исполнение документы, заносить в них текст отчета об исполнении, вводить номер дела и дату списания документа. Основными функциями делопроизводителей является регистрация и учет движения бумажных документов посредством электронной картотеки, подготовка электронных копий документов.

Особую функцию в эксплуатации системы выполняют администраторы системы. В их обязанности входит настройка системы на организационную структуру предприятия, определение структуры и правил документооборота и делопроизводства, распределение прав доступа пользователя, сопровождение системы в процессе эксплуатации.

Основу системы делопроизводства составляет картотека (рис. 14.), которая для удобства работы с документами может быть разбита на несколько картотек, например по принципу организационной структуры предприятия – отдельная картотека для отдельного подразделения. Это позволяет вести учет движения и исполнения и внутренних документов данного подразделения. В свою очередь, в рамках общей картотеки допускается группировка регистрационных карточек по так называемым кабинетам. В кабинет включаются все регистрационные карточки тех документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц. Каждый такой кабинет жестко связан со строго определенными лицами, владельцами кабинета, а одно и то же лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов.

Регистрационные карточки документов группируются в кабинетах в папки: поступившие; на исполнении; на контроле; у руководства; на рассмотрении.

Система позволяет формировать и печатать стандартные отчеты в формате текстового процессора MS Word. В их числе:

• сведения о документообороте;

• сводка об исполнении документов;

• сводка – напоминание об исполнении документов.

С целью учета сложившихся на момент внедрения системы "Дело" правил документооборота и делопроизводства, система предоставляет различный порядок первичной регистрации документа, различный формат регистрационного номера, порядок отслеживания движения оригиналов документов между исполнителями, порядок рассылки исходящих документов и списания их в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В структуре системы "Дело" реализуются следующие основные функции.

Регистрация документов. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в том числе и проекты документов. Кроме традиционного набора реквизитов, предусмотренного нормативными документами (регистрационный номер, краткое содержание, состав, гриф доступа, адресаты и др.), РК различных видов документов может содержать ряд дополнительных реквизитов, специфических для каждой организации и определяемых заказчиком самостоятельно.

Обработка и хранение документов. К карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в организации с использованием сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Движение документов. В системе реализован механизм, обеспечивающий обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа. Исполненные документы списываются в дело. В РК заносятся реквизиты архивного хранения документов.

Отправка документов. Система позволяет формировать реестры рассылки бумажных документов для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, а также отправлять документы их адресатам с помощью систем электронной почты, используя при этом шифрование и ЭЦП.

Справочно-аналитическая работа. По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, в том числе и дополнительных, а так же контекстный поиск по содержанию самого документа. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей. В системе существует возможность получения набора стандартных отчетных форм, определяющих объем документооборота организации и ход исполнения документов. Кроме этого, система имеет открытый интерфейс программиста (API), позволяющий заказчику самостоятельно создавать программы формирования своих отчетных форм.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между документами, связанными между собой определенными отношениями, например "во исполнение", отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Любой документ системы может быть связан с любым количеством документов, как зарегистрированных в системе, так и находящихся вне ее - на файловых серверах общего доступа или сайтах Internet. Это позволяет образовывать гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации и просмотра цепочки взаимосвязанных документов.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе определяются при регистрации администратором системы. Они регламентируют права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, а также определяют набор функций системы, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.).

Контроль исполнения. В системе "Дело" реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. Система обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Полнотекстовый поиск по содержанию документа. В новой версии системы реализованы функции полнотекстового поиска, которые, наряду с сохранением функций поиска по сочетанию любых реквизитов регистрационных карточек документов, обеспечивают полнотекстовый поиск по содержанию документа. При этом, комбинированный поиск работает одновременно как по сочетанию реквизитов регистрационных карточек, так и по содержанию самих документов. Поддерживаются все основные электронные форматы документов: MS Word, MS Excel, HTML, ASCII.

Электронный документооборот. "Дело" включает подсистему "Электронная почта", позволяющую осуществлять электронный обмен документами и их регистрационными карточками между организациями, использующими эту же систему. Для защиты передаваемой информации от несанкционированного доступа в подсистеме может использоваться система шифрования и ЭЦП отправляемых сообщений по открытым каналам связи.

API-интерфейс. Система предоставляет возможность доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика для требуемого расширения потребительских свойств системы, например:

• для вывода данных системы в наиболее удобной заказчику форме представления отчетов;

• для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

• для доступа к данным системы через Internet- Intranet;

• для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.

Система "Дело" обеспечивает интерфейс доступа к данным посредством набора ActiveX объектов, разработанных в соответствии с COM-технологией фирмы Microsoft. Применение данной технологии дает возможность разработки и эксплуатации любых программ, использующих данные системы "Дело", в среде MS Windows.