Офисные коммуникационные системы и электронные менеджеры

В последние годы в состав офисных технологий все чаще включают средства подготовки электронных презентаций, органайзеры (пла­нировщики работ), электронные секретари, средства электронной почты, передачи аудио- и видеоизображений, Intranet и Internet. Компьютер и компьютерные сети из средств подготовки документов и анализа данных превращаются в эффективное средство коммуникаций. Повышается оперативность обмена, качество информации, снижаются затраты на организацию обмена данными. Офис, деятельность которого базируется на этих современных принципах и технологиях, принято называть "Электронным офисом".

Электронный офис – это принципиально новый уровень организации информационного обеспечения офисной деятельности, в рамках которого привычный документооборот играет уже менее значительную роль. Некоторые оптимисты считают, что в условиях электронного офиса можно вообще отказаться от бумажного документооборота.

Системы автоматизированного документооборота Трудно даже вообразить, в какой степени структура бизнес-процессов продиктована ограничениями бумажного делопроизводства.

Майкл Хаммер, Джеймс Чампи

Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке

Автоматизация и совершенствование делопроизводства и документооборота является важнейшей задачей в системе управления любого предприятия, организации. В соответствии с законодательством Российской Федерации (РФ) и установившимися нормами вся деятельность предприятия документируется, то есть оформляется в виде документов. На бумажных носителях отображаются законы, постановления, приказы, договоры, распоряжения, которые в соответствии с системой управления передаются от одного исполнителя к другому, образуя документооборот предприятия.

В РФ организация работы с документами (делопроизводство) регулируется ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации", другими нормативными документами и сложившимися традициями и нормами. При традиционном бумажном документообороте исполнение документа связано с его передачей или с передачей его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над ним фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регистрационный журнал. С момента первичной регистрации документа, когда создается карточка, она хранится в специальной картотеке до момента передачи документа в архив.

На основании регистрационной карточки осуществляется контроль исполнения каждого документа, определяется место его нахождения в каждый текущий момент времени. В процессе документооборота возникают два информационных потока: первый связан с движением самого документа, второй - с изменением содержания его регистрационной карточки. Таким образом, российская система документооборота сочетает в себе централизованную систему учета движения документов на основе картотеки документов и децентрализованный процесс исполнения.

Отличается от российской зарубежная модель делопроизводства, которая основывается на делегировании полномочий по работе с соответствующими документами лицам, отвечающим за принятие и решение тех или иных вопросов. Характерной особенностью западного документооборота является отсутствие регистрации документов в картотеке и учета их движения с помощью карточки учета. Должностные лица получают адресованные им документы напрямую и дальнейшая их судьба (движение) зависит от конкретного исполнителя.

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, автоматизированные системы делопроизводства должны поддерживать следующие обязательные функции⁸²:

1. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

2. возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу;

3. возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль;

4. списание документа в дело;

5. атрибутивный поиск документа в базе документов;

6. возможность проектирования стандартных отчетных форм без привлечения разработчика.

И дополнительные:

1. возможность работы с электронной копией документа;

2. интеграция со средствами офисных пакетов;

3. автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

4. поддержка средств электронной цифровой подписи;

5. возможность задания логических связей между документами;

6. полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

7. разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов;

8. Web-доступ к документационной базе данных;

9. ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложения;

10. ведение внутренних реестров рассылки;

11. возможность проектирования произвольных отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

12. распознавание текстов сканированных документов;

13. ведение электронных архивов документов;

14. поддержка средств криптографической защиты информации.

На российском рынке программного обеспечения автоматизации делопроизводства присутствуют две группы систем, соответствующие российской и западной моделям делопроизводства.

К системам автоматизации делопроизводства по российской модели относятся:

• "Дело" (компания "Электронные офисные системы);

• "Золушка – WIN. Служебная корреспонденция" (НТЦ ИРМ, г. Москва).

Класс систем, ориентированных на западный документооборот, более многочисленен. На российском рынке представлены русифицированные версии популярных западных систем (Lotus Notes, DocsOpen…), программные комплексы, созданные российскими компаниями на основе западных систем ("Босс-Референт" компании "Ай-Ти" и "Золушка-Кабинет" компании НТЦ ИРМ, г. Москва, созданные на основе Lotus Notes…), и собственные разработки российских компаний ("LanDocs", компании "Ланит", "Эффект Офис" компании "Гарант International"…).