Технологии обработки текстовой информации

Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составлявшие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного специальным тестовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как «автотекст» и «автозамена», использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивают получение высококачественных черно–белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из тестового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

Наиболее распространенными в мире являются текстовые процессоры Microsoft Word, WordPerfect, WordStar.

Для подготовки особых видов текстовых документов, буклетов, визиток, брошюр, оформления сборников, журналов и книг используются специальные издательские системы, обладающие, наряду с функциями работы с текстом, средствами верстки. Типичными примерами наиболее распространенных издательских систем являются Adobe PageMaker, Ventura Publisher.

Офисные технологии обработки табличной информации

Наиболее распространенной и удобной формой представления учетной информации является табличная форма. Именно поэтому табличные процессоры, называемые чаще электронными таблицами (ЭТ), занимают второе место по распространенности в офисных информационных технологиях. Электронные таблицы обеспечивают настолько удобный и интуитивно понятный способ обработки и анализа данных, что заслуженно занимают ведущее место в любой автоматизированной офисной технологии.

Электронные таблицы ориентированы на обработку табличных данных различных типов: текстовых, числовых, финансовых, даты и времени... Но особую эффективность ЭТ придает механизм записи формул в ячейки таблицы, вычисление по которым осуществляется в автоматическом режиме. Электронные таблицы фактически предоставляют пользователю простые и удобные средства программирования. А развитые встроенные средства вычислений стандартных математических, статистических, финансовых функций, функций работы с текстовыми данными, датами и временем, массивами данных, косвенной адресации делают этот инструмент незаменимым вычислительным инструментом в самых различных областях применений: от инженерных, научных и экономических расчетов до ведения домашней бухгалтерии и школьного калькулятора.

ЭТ имеют мощные средства графического и табличного способов представления и анализа данных. Эти возможности основываются на встроенных инструментах сортировки, группировки и фильтрации данных, механизмах "свертывания" и "развертывания" элементов. ЭТ Microsoft Excel предоставляет пользователю уникальный инструмент формирования сводных таблиц, позволяющий по-разному представлять одни и те же данные, используя различные уровни и глубину группировки, причем все манипуляции с данными выполняются настолько просто и интуитивно понятно, что легко осваиваются практически любым специалистом: бухгалтером, менеджером, инженером, студентом, школьником. Так, имея списочный состав работников предприятия с данными кадрового учета, в любой момент можно получить отчеты с группировкой по отделам, возрасту и полу, уровню оплаты труда, дате рождения.

В сочетании с применением шаблонов для приведения данных к стандартному формату механизм сводных отчетов позволяет пользователю самостоятельно разрабатывать и накапливать типовые электронные отчеты и формировать их в любое время, не привлекая к этому процессу профессиональных специалистов. Далее они легко могут быть отправлены по электронной почте всем заинтересованным в них специалистам.

Механизм сводных таблиц дает наилучший эффект в сочетании с корпоративными базами данных. Системы управления базами данных, как правило, обладают ограниченными возможностями по быстрому формированию отчетов. Поэтому разработка новых форм отчетности выполняется с привлечением профессиональных специалистов и занимает достаточно много времени. Инструментарий сводных таблиц Excel, связанный с базой данных, делает ее доступной любому работнику предприятия.

Графические возможности электронных таблиц легко позволяют представить любые данные в виде различных графиков и гистограмм. Так, ЭТ предоставляет возможность построения более десятка различных типов диаграмм и графиков, каждый из которых имеет, в свою очередь, несколько разновидностей.

Электронные таблицы позволяют решать экономические задачи типа "Что если?", задачи оптимизации, производить статистическую обработку данных. Кроме того, они содержат встроенные средства программирования. В частности, в офисных программных продуктах фирмы Microsoft, в том числе и в ЭТ Excel, в качестве языка программирования используется MS Visual Basic.

На рынке электронных таблиц лидирующее положение занимает ЭТ Microsoft Excel, за ней по объему продаж следуют Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и Quattro Pro фирмы Borland.