Характеристики информационно-правовых систем

Качество СПС, ее потребительские свойства для пользователя определяются многими параметрами. Наиболее значимыми из них являются полнота и актуальность информационного банка (ИБ), оперативность его пополнения и обновления, достоверность текстов правовых документов, наличие и глубина юридической обработки, возможности поиска и др. Рассмотрим эти параметры более подробно.

Под полнотой ИБ СПС, как правило, понимается количество всех документов, входящих в систему. Более правильно определить этот показатель как отношение числа включенных в СПС нормативных актов к их общему числу (реально существующих) в определенной области правовых отношений. Учитывая специфику правовой информации, многообразие ее видов и источников возникновения, разный уровень значимости для пользователей, экономически неоправданным является создание единого информационного банка данных. Любая СПС является лишь частью "айсберга" всего объема правовой информации. Следовательно, полнота СПС – понятие относительное. В этом смысле правовую информацию можно условно разделить на "оперативную", часто используемую и затрагивающую интересы широкого числа субъектов, и "редко используемую", узковедомственную информацию индивидуального характера. Не умаляя значимости показателя полноты ИБ СПС, необходимо учитывать его в контексте с другими показателями. Наиболее значимыми из них являются:

• возможности учета индивидуальных запросов потребителя правовой информации по наполнению ИБ. ИБ должен содержать только действительно полезные и нужные для конкретного пользователя документы, не перегружая ИБ "юридическим мусором";

• возможность оперативного получения необходимого для работы редкого документа через службы сервиса или по коммуникационным сетям из централизованной ИБ компании разработчика.

Эти требования предопределили следующую технологию хранения и предоставления правовой информации, используемую основными фирмами-поставщиками ИПС:

• разделение информационного банка на различные информационные блоки по видам правовой информации - официальная и неофициальная информация (нормативные акты и справочно–аналитическая информация); по тематическому признаку (таможенное законодательство, налоговое законодательство…); по территориальному признаку (федеральное, региональное);

• предоставление пользователю возможности комплектования собственного ИБ из числа существующих ИБ на основе личных потребностей;

• создание центрального информационного банка компании – поставщика информационных услуг и его наполнение с возможностью предоставления доступа к нему пользователей по телекоммуникационным сетям.

Рассмотрим различные формы реализации этих требований на примере основных СПС "Гарант" и "КонсультантПлюс".

Подход фирмы "КонсультантПлюс" заключается в формировании небольшого числа информационных баз универсального характера, содержащих правовые акты практически по всем отраслям права и ориентированных на определенные группы потребителей. Приведем их перечень:

Системы федерального законодательства:

• КонсультантПлюс:Эксперт;

• КонсультантПлюс:ВерсияПроф;

• КонсультантПлюс:РоссийскоеЗаконодательство;

• КонсультантПлюс:НалогиБухучет.

Системы регионального законодательства:

• КонсультантПлюс:РегиональноеЗаконодательство;

• КонсультантПлюс:РегиональныйВыпуск.

Система по международному праву:

• КонсультантПлюс:Международное право.

Системы поддержки принятия решения:

• КонсультантФинансист;

• КонсультантБухгалтер;

• КонсультантСудебнаяПрактика

• КонсультантМедицинаФармацевтика;

• ДеловыеБумаги;

• ЦенныеБумаги.

Такое построение ИБ требует учета противоречивых интересов определенных групп пользователей и распределения их на небольшое число групп (как правило, не более трех – четырех). Индивидуальные особенности пользователей могут быть реализованы в данном случае включением в ИБ максимального объема документов без учета разделения на "активные" и "пассивные". Этот подход обосновывается тем, что на практике абсолютному большинству пользователей требуется именно универсальная система, содержащая нормативные акты из самых разных отраслей права. В случае применения одним пользователем различных информационных баз семейства КонсультантПлюс, объединение их в единую базу невозможно.

Более гибкая система учета индивидуальных потребностей пользователя характерна для СПС "Гарант". Универсальный информационный банк пользователя формируется по индивидуальным предпочтениям из информационных блоков различной тематической направленности. В частности, федеральное законодательство представлено следующими информационными блоками:

• Законодательство России;

• Налоги, бухучет, предпринимательство;

• Банковское законодательство;

• Таможенное законодательство;

• Жилищное законодательство;

• Землепользование. Недропользование. Природоохрана;

• Международное право;

• Уголовное и административное право;

• Суд и арбитраж;

• Комментарии к законодательству;

• Проекты законов;

• Архивы Гаранта.

Региональное законодательство представлено информационными блоками субъектов федерации. Нормативные информационные блоки дополняются информационно–аналитическими блоками поддержки принятия решения:

• Бухучет и Аудит: разъяснения и консультации;

• Вопросы и ответы по налогам и бухучету;

• Формы правовых документов;

• Гарант – медицина;

• Толковые словари "Бизнес и право" и др.

В технологии СПС "Гарант" четко проводится линия на разделение "оперативной" и "редко используемой" информации. Последняя доступна пользователям через блок "Архивы Гаранта", который поставляется бесплатно по заявке пользователя. "Архивы Гаранта" содержат в себе документы, утратившие силу, или "редко применяемые" документы. На основании названных информационных блоков пользователь формирует собственный единый информационный банк данных (информационный комплект). Именно информационный банк данных как единая система, а не совокупность отдельных информационно–правовых блоков, в отличие от СПС "КонсультантПлюс".

Полнота информационных ресурсов фирм-разработчиков СПС гарантирует высокое качество обслуживания и обеспечивает возможность оперативного получения отдельных документов, не включенных в информационный банк пользователя по сети Internet или по заявке через сервисные службы в регионах. Такой вид услуги гарантируют фирмы АО "Консультант Плюс" и НПП "Гарант-Сервис".

Актуализация информационного банка – это процесс включения в него новых и поддержания в актуальном состоянии уже имеющихся документов. Важность оперативной актуализации ИБ для пользователя очевидна. Полезность информации напрямую связана с ее своевременностью.

Весь путь прохождения документа от источника возникновения информации к пользователю включает четыре этапа:

• время поступления документа от источника возникновения документа до фирмы-разработчика СПС;

• время юридической обработки документа и включение его в эталонный банк разработчика;

• доставка пополнения или всего ИБ от фирмы-разработчика до регионального сервисного центра;

• доставка пополнения от регионального сервисного центра до пользователя.

Оперативность получения информации фирмой-разработчиком обеспечивается прямыми договорными отношениями с органами государственной власти и управления. Такие контакты позволяют максимально оперативно получать требуемую информацию. По обеспеченности информацией производители практически не отличаются, поскольку получают ее из одинаковых источников (публикации и рассылка), важного никто старается не пропускать. Факторы, реально определяющие разницу в наполнении систем, – это различные подходы фирм-разработчиков к отбору документов.

Юридическая обработка информации и включение документа в эталонный ИБ – достаточно длительная процедура на пути документа к пользователю. Время обработки зависит от ее глубины и принятой технологии обработки в конкретной СПС.

Основные этапы юридической обработки документов, характерные для любой СПС:

• классификация документа, подбор ключевых слов;

• выявление взаимосвязей документов;

• формирование перекрестных ссылок между документами;

• составление примечаний, справочных сведений к документу;

• подготовка новой редакции документа при издании официальных изменений.

Дальнейшее продвижение документа к пользователю зависит от технологии распространения конкретной СПС. Фирмы-разработчики первой группы имеют развитые сервисные региональные службы, обеспечивающие оперативную доставку актуализированных версий до конечного потребителя. Технология доставки СПС "КонсультантПлюс" ориентирована на использование телекоммуникационных средств (электронная почта и Internet) и обеспечивает наиболее эффективную и быструю доставку обновлений до пользователя. СПС "Гарант" изначально была ориентирована на доставку ИБ на магнитных носителях (дискетах, жестких дисках, CD дисках). В последующем была реализована возможность обновлений по телекоммуникационным каналам. Таким образом, сегодня технология обновления "Гаранта" также достаточно гибка и обеспечивает самые разнообразные потребности пользователей. С учетом возможности обновления по телекоммуникационным каналам периодичность обновления ИБ может достигать одного дня.

Достоверность правовой информации в СПС – это уровень ее соответствия тексту оригинала. Для официальной правовой информации оригиналом является официальный экземпляр правового акта или его официальная публикация, для неофициальной – любое зарегистрированное печатное издание. Качество текстов документов в СПС, их аутентичность является не менее важной характеристикой для потребителя, чем полнота ИБ.

К сожалению, по объективным причинам невозможно полностью исключить опечатки и технические ошибки. Поэтому компании-производители СПС вынуждены содержать собственные службы обработки информации и применять жесткую систему контроля за подготовкой электронных версий документов. Так, в "КонсультантПлюс" каждый файл электронного документа последовательно проверяют три независимых корректора, затем файл проверяется программой по исправлению орфографических ошибок. Не менее жесткая система контроля применяется в НПП "Гарант-Сервис". Важно отметить, что еще в 1995 году СПС "Гарант" была признана лучшей в международном конкурсе, в том числе по безупречному качеству документов. Эксперты отметили, что количество ошибок в текстах не превышало в среднем 0,079 на страницу теста – лучший результат из 32 представленных на конкурс СПС. Уверенность в надежности информации в СПС семейства "Гарант" позволяет НПП "Гарант–Сервис" заключать договоры с обязательством возмещения убытков, понесенных пользователем, по причине недостоверности включаемых в СПС данных.

Отсутствие у компании–разработчика службы обработки информации и собственного архива официальных текстов документов свидетельствует о низком уровне обработки документов и, как следствие, их низком качестве, в результате чего опечатки и неточности могут повлечь серьезные последствия для пользователя.

По способу актуализации ИБ пользователя существующие СПС делятся на 3 группы: пополняющиеся ("дописываемые"), обновляющиеся ("переписываемые") и смешанные. Классическим представителем первой группы являются СПС семейства "КонсультантПлюс". Обновление информационного банка таких СПС представляет собой добавление непосредственно в ИБ пользователя новых документов и новых редакций существующих документов. Данная технология позволяет с максимальной оперативностью при минимальных затратах доставлять до пользователя новые документы и их новые редакции.

Для "переписываемых" СПС, чаще всего распространяемых на компакт–дисках, характерна полная замена ИБ у пользователя с определенной периодичностью (не чаще 4 раз в месяц). Доставка материальных носителей (компакт дисков) занимает несколько больше времени, но еженедельное обновление вполне реально (1С–Гарант, 1С–Кодекс и др.).

К группе "смешанных" относится СПС "Гарант", для которой характерно большое разнообразие способов актуализации ИБ ("дописывание" и "переписывание"). Позиция Гаранта в данном вопросе также направлена на учет интересов и предпочтений пользователя. Дело в том, что всем перечисленным видам актуализации ИБ присущи свои достоинства и недостатки.

К достоинствам технологии пополнения ИБ относится высокая оперативность обновления СПС, вплоть до ежедневного.

Недостатки технологии пополнения ИБ:

• значительное увеличение объема ИБ у пользователя. Характерно наличие до десятка и более редакций одного и того же документа (например, по налогам "НДС", "Налог на прибыль" и др.), что существенно затрудняет работу. "Чистка" ИБ является обязанностью пользователя;

• высокая сложность и трудоемкость глубокой юридической обработки документов. Этим объясняется незначительное количество комментариев, ключевых слов, ссылок в документах;

• сложность организации различных способов поиска (как правило, реализуется один способ поиска через карточку запроса) в рамках одной ИБ и тем более в рамках нескольких ИБ;

• низкая мобильность ИБ у пользователя. ИБ жестко привязывается к одному компьютеру и может быть переустановлена на другой компьютер лишь специалистом сервисного центра.

Достоинства технологии обновления ИБ:

• минимальный объем ИБ у пользователя. Один документ присутствует, как правило, в одной редакции;

• доступна глубокая юридическая обработка документов, включение в ИБ значительного количества комментариев, ключевых слов и ссылок в документах;

• возможность организации различных способов поиска (как правило, реализуются варианты поиска через карточку запроса, по ситуации, по тематике…) как в рамках одной, так и нескольких ИБ;

• высокая мобильность ИБ у пользователя. ИБ регулярно заново устанавливается у пользователя либо самостоятельно, либо сервисной службой и всегда может быть перенесена на другой компьютер. Версии СПС, распространяемые на компакт дисках, вообще не связаны с конкретным компьютером (максимально мобильны). Специалист имеет возможность иметь СПС в командировке, на работе и дома.

Основной недостаток технологии обновления ИБ – ограниченная оперативность обновления (не чаще 1 раза в неделю, на практике – 1-2 раза в месяц).

Таким образом, недостатки одного метода переходят в достоинства другого.

"Смешанную" технологию актуализации обеспечивает сегодня лишь фирма НПП "Гарант–Сервис". Специалистам фирмы удалось разработать "уникальную" технологию, сочетающую в себе оба способа актуализации, сумев объединить при этом достоинства обеих технологий.

Юридическая обработка документов. Производители СПС по-разному оценивают понятие юридической обработки документов. Так, специалисты "Консультант Плюс" считают, что в СПС должна присутствовать лишь "объективная юридическая обработка", включающая классификацию, установление взаимосвязей документов, составление примечаний и справочных сведений к документу. Специалисты фирмы "Гарант – Сервис" придерживаются другой точки зрения. Они считают, что дополнительная информация, подготовленная специалистом в области права в виде комментариев, существенно облегчает работу пользователя. Данное мнение небезосновательно, если учесть содержание этих комментариев:

• информационные комментарии предупреждают об изменении или прекращении действия документов;

• разъясняющие – подсказывают, как применять документ;

• выявляющие противоречия – указывают на противоречия в законодательных актах, подсказывают, как правильно трактовать противоречивые формулировки;

• полезные советы подсказывают различные варианты использования льгот и послаблений со стороны государства;

• исправляющие ошибки отмечают технические недоразумения и опечатки в оригинальных текстах документов;

• ссылки (связи документа с другими по смысловому содержанию) позволяют "видеть" документ в контексте всего множества документов по данной тематике и мгновенно "свяжут" с нужным контекстно связанным с ситуацией документом.

Позиция "Гарант-Сервис" в данной ситуации – дать пользователю максимально возможную информацию по проблеме, при этом комментарии юристов не могут восприниматься как строгое руководство к действию и никакой опасности не представляют. А отсутствие важного комментария подвергает пользователя гораздо более реальной опасности.

Гипертекстовые ссылки обеспечивают возможность мгновенного перехода в документы, связанные с исходным либо упоминанием, либо по смыслу. Такая организация системы связей между документами основана на ассоциативной связи, привычной для каждого человека. Переходы по ссылкам осуществляются внутрь документов сразу на нужное место, а не только на начало. Если в ссылающемся документе есть название, но нет указания на конкретную норму, юристы путем сопоставления документов отыскивают именно ту статью, которая имелась в виду, избавляя пользователя от необходимости изучать документ во всех подробностях.

Самые простые из всех ссылок, имеющихся в СПС “Гарант”, - ссылки на названиях документов ("явные ссылки"). Фразы типа "в соответствии с установленным порядком" и "в соответствии с законодательством" также обозначаются ссылками ("неявные ссылки"). В объемных текстах могут встречаться "внутренние ссылки", например из оглавления к документу на его конкретные главы и разделы. Оглавления, помогающие пользователю при изучении крупных документов, в большинстве случаев создаются не издающим органом при разработке, а юристами "Гарант-Сервис" при подключении документа в систему, и являются частью юридической обработки.

Очень большое количество ссылок встречается не в текстах документов, а в информационных комментариях к ним, отражающих неочевидные, с первого взгляда, связи между документами. Наличие в таких комментариях отсылочных фраз типа "смотри также документ…" ("информационных ссылок") является результатом сравнения вновь изданного акта со всей системой действующих документов, регулирующих определенное правоотношение.

Гипертекст остальных систем носит выборочный характер и отражает только самые явные взаимосвязи.

Средства поиска документов. Наличие развитых эффективных средств поиска документов в ИБ СПС обеспечивает совершенно новый уровень работы пользователя с информацией. Они обеспечивают практически мгновенный поиск требуемого документа в ИБ, содержащем десятки и сотни тысяч документов. В СПС выделяют три основных типа поиска:

• поиск документов по реквизитам;

• полнотекстовый поиск;

• поиск по специализированным классификаторам.

Поиск по реквизитам документа – это наиболее простой и удобный способ поиска. Он включает поиск по номеру, виду документа, дате принятия и т.п. Использование этого способа поиска возможно в тех ситуациях, когда пользователь точно знает отдельные уникальные реквизиты искомого документа.

Полнотекстовый поиск предполагает поиск документов, содержащих в тексте конкретные слова или словосочетания. Существует несколько разновидностей такого поиска – поиск контекста в тексте заголовка документа или поиск контекста в тексте самого документа. Основное преимущество полнотекстового поиска состоит в том, что он позволяет получить абсолютно точный список всех документов, содержащих данный контекст. Это является и его недостатком: в списке полученных документов будет большое множество документов, не относящихся к искомым.

Поиск по специализированным классификаторам основывается на группировке всех документов ИБ по определенным критериям – признакам классификации. Процедура отнесения документа к тому или иному классу по классификатору выполняется экспертом в рамках правовой обработки документов перед включением документа в ИБ. Существуют тематические классификаторы, ситуационные (по ключевым словам), по источнику опубликования, по хронологии…

Расширением возможностей поиска является понятие фильтров, присущих СПС "Гарант". Фильтры позволяют ограничивать область поиска документов путем установления критерия соответствия (фильтра) рассматриваемых документов требованиям пользователя.

Дополнительные сервисные возможности. Современные СПС содержат, как правило, целый ряд дополнительных сервисных функций, повышающих их качество. Это:

• возможность экспорта документов и готовых к заполнению форм отчетности в текстовый редактор MS Word;

• возможность создания иерархической системы папок для хранения собственных подборок документов определенной тематики;

• закладки в тексте документов;

• передача документа в текстовый редактор MS Word;

• функции печати документа…