Основные принципы эффективного использования информационных технологий

1. Развитие в области информационных технологий обусловливается потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами

2. Решения о финансировании в области информационных технологий принимаются так же, как и во всех остальных сферах, - исходя из соображений финансовой выгоды

Управляйте информационными технологиями так же, как остальными бизнес-функциями, - как одним из средств выполнения конкретной работы.

Непосредственно свяжите информационные технологии с важными для бизнеса стратегиями, с основными стоимостными факторами и повседневными деловыми процессами.

Подходите к решениям о новых крупных инвестициях в информационные технологии, как к остальным финансовым решениям:

• свяжите инвестиции с реальными задачами совершенствования бизнеса и производительности;

• используйте при принятии решений анализ затрат и преимуществ, который обеспечит упорядоченность и система­тичность.

Назначьте линейных руководителей ответственными за новые приложения:

• определение основных возможностей;

• выбор проектов для внедрения;

• руководство внедрением;

• ответственность за результаты;

• использование поддержки отдела информационных технологий.

Поручите отделу информационных технологий создание и поддержку эффективной инфраструктуры для приложений.

Не относитесь к информационной системе как к "черному ящику" – обязуйте технических специалистов применять деловую лексику

Не используйте в качестве единственного критерия при разработке проекта информационной системы снижение стоимости: распространите принятые в бизнесе подходы на менее определенные, менее поддающиеся количественному учету и более стратегически важные решения.

Выходите за рамки отдельных проектов, учитывая при разработке приложений и инфраструктуры долговременные перспективы.

Оценивайте текущие расходы на информационные технологии, исходя из поставленных целей в области стоимости и обслуживания. Избегайте крупных единовременных затрат на аппаратно-програм­мное обеспечение, стремитесь к постоянному обновлению

3. Информационная система имеет простую и гибкую структуру

4. Любые разработки начинают приносить пользу бизнесу практически с момента внедрения.

Устанавливайте стандарты архитектуры информационной системы и глубоко анализируйте плюсы и минусы использования иных стандартов.

Упрощайте систему:

• уменьшайте число используемых технологий и платформ;

• применяйте для приложений модульную архитектуру;

• используйте межплатформенные решения для повышения гибкости и простоты внедрения приложений и инфраструктуры.

Консервативно подходите к выбору технологий, исключение могут составлять только нововведения, способные принести огромные прибыли:

• учитывайте коммерческие аспекты, такие, как отраслевые стандарты и вероятность получения в будущем технической поддержки;

• условием выбора новейших техно­логий должна быть значительная бизнес-отдача.

Подходите к конфигурированию баз данных и приложений стратегически, стараясь обеспечить успешно работающую оптимальную структуру

Осуществляйте постепенный переход, а не глобальную замену:

• разработку новых систем разбивайте на этапы;

• устанавливайте промежуточные цели (с интервалом, как правило, не более 6 месяцев), которые обеспечивают реальное продвижение в бизнесе.

Используйте по возможности стандартное проверенное программное обеспечение; сведите его модификацию к минимуму.

Сконцентрируйте усилия на тех 20% функций, которые отвечают за 80% Деятельности компании, и быстро добейтесь их полной реализации.

Если возможно, реализуйте тестовую модель проекта в небольших масштабах.

Для дисциплинирования сотрудников технического отдела и ускорения процесса внедрения обращайтесь к сторонним фирмам.

Постоянно сравнивайте развитие крупных проектов с эталонами и с запланированными результатами; при необходимости проводите коррекцию.

Регулярно проводите ревизию завершенных проектов и переоценку этапов разработки

5. Проводятся планомерные и постоянные улучшения производительности системы

6. Отдел информационных технологий хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес–подразделения – в информационных технологиях

Относитесь к управлению эксплуатацией информационных систем как к управлению заводом: определите стандарты производительности и конкретные задачи улучшения управления стоимостью, качества обслуживания и времени отклика.

Реорганизуйте работу информационных систем для получения максимально экономичной модели:

• централизуйте основные функции (такие, как работа справочной службы, информационного центра и управление сетью);

• стандартизируйте конфигурацию настольных компьютеров и ограничьте возможность ее изменения;

• консолидируйте закупки в области информационных технологий;

• строго контролируйте эффективность эксплуатации системы и передавайте обслуживание неэффективных функций сторонним организациям.

Разработайте эталонные тесты, чтобы можно было ставить конкретные цели в области поддержки и стоимости эксплуатации системы.

Правильно распределите обязан­ности:

• генеральный директор активно участвует в принятии решений в области информационных технологий, определяя верное направление;

• менеджер по информатизации в первую очередь является бизнес-руководителем и входит в состав высшего руководства.

Обеспечьте руководство со стороны представителей бизнес–подразделений и их осведомленность в области информационных технологий.

Обучите специалистов по информационным технологиям основам бизнеса.

Выработайте совместную процедуру принятия обоснованных решений руководителями бизнес–отделов и руководителем информационно-технического отдела:

• стимулируйте исследование деловых возможностей;

• требуйте представления различных точек зрения и всесторонних обсуждений при решении сложных вопросов.

Создайте условия для высоко­производительной работы отдела инфор­мационных технологий:

• простая организационная структура;

• мало должностей;

• высокая квалификация специалистов;

• материальное стимулирование повышения производительности

1. Развитие в области информационных технологий обусловливается потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами

2. Решения о финансировании в области информационных технологий принимаются так же, как и во всех остальных сферах, - исходя из соображений финансовой выгоды

Генеральный директор поддерживал технические проекты, ответственность за их выполнение была возложена на одного из бизнес-руководителей и начальника отдела информационных технологий.

Финансирование проекта информационной системы осуществлялось так же, как и бизнес-проектов, при этом требуемая функциональность системы была определена на самом раннем этапе.

Во главу проекта был поставлен руководитель. Хотя отдел информационных технологий играл существенную роль, ответственными за проект были руководители организации

Расходы были рассчитаны с самого начала, и бюджетные статьи на проект утверждались правлением ежегодно после подробного рассмотрения достигнутых результатов

3. Информационная система имеет простую и гибкую структуру

4. Любые разработки начинают приносить пользу бизнесу практически с момента внедрения

Компания разработала простую архитектуру, в основе которой лежали базовые технологии, хорошо знакомые отделу информационных технологий. С самого начала был выработан ряд архитектурных стандартов; для доработки недостающих функций привлекли системных интеграторов и подрядчиков

Компания разбила внедрение системы на этапы, хотя для этого пришлось разработать несколько интерфейсов, предназначавшихся только для временного использования. Каждые 6 месяцев по завершении очередного этапа происходило реальное улучшение в ведении бизнеса

5. Проводятся планомерные и постоянные улучшения производительности системы

6. Отдел информационных технологий хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес-подразделения – в информационных технологиях

Компания стремилась достичь совершенства не только в области информационных технологий, но и в области бизнеса. Она постоянно проверяла некоторые простые количественные характеристики для обоих видов деятельности, чтобы обеспечить качественный мониторинг за важнейшими функциями

С целью взаимного обучения сформированы смешанные коллективы, включавшие в себя сотрудников бизнес-отделов и отдела информационных технологий. Вместо того чтобы отдать всю работу внешним организациям, компания использовала услуги сторонних организаций, специализировавшихся в области бизнеса и информационных технологий, для развития собственных возможностей