«Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88.

«Құжаттаманың бірізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» 6.10.1-88. Мемлекеттік стандартты құжаттардың бір ізгі түсірілген 16 жүйесін белгілейді.

Олар:

1. жоспарлық

2. есеп-статистикалық

3. бастапқы есеп

4. қаржы мен бухгалтерлік есеп жүргізу

5. ақшалай есеп айырысу

6. ұйымдық – өкімдік

7. баға белгілеу жөніндегі

8. материалдық - техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі

9. сауда жөніндегі

10. сыртқы сауда жөніндегі

11. өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі

12. әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі

13. еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі

14. жедел жоспарлау

15. көлік торабының жұмысын басқару жөніндегі

16. халықтың тұрмыс қажетін өтеу жөніндегі жүйелер.

Бірізге келтірілген жүйелер, өз тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне, түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді.

Мысалы,

ұйымдық – өкімдік құжаттама жүйесінде өкімдік құжаттарды (қаулылар, өкімдер, шешімдер, бұйрықтар) ;

ұйымдық (жарғылар, нұсқаулар, ережелер );

ақпарат – анықтама құжаттарын (анықтамалар, баяндама хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттар,ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепілдеме хаттар, инициативалық , жауап хаттар, хаттар, шарттар және еңбек келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Құжаттама жүйелері мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметінің ерекшелігіне сәйкес жүргізеді.

Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алуына, олардың санын азайтуды жеңілдету және оларды бір ізге түсіру мақсатына байланысты ұйымдар өздерінің қызметтері мен міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті әрі жеткілікті болатын құжаттардың салалық табельдерін жасайды. Табельге дәстүрлі құжаттар да, сондай-ақ есептеу техникасы құралдарын жасайтын құжаттар да енгізіледі. Табельді жүргізуді, оған өзгерістер енгізуді құжаттама басқармасының қызметі жүзеге асырады. Табельде көрсетілмеген құжаттарды әзірлеуге тыйым салынады.

Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бір ізгі келтіру жөніндегі талаптарды тікелей орындаушыларға жеткізу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стиль үшін, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға дейін талаптардың орындалуы үшін жауап береді.

Құжаттардың заңды күшін, олардың жедел әрі сапалы орындалуы мен іздестірілу ін, есептеу техникасы құралдарының көмегімен өңделу мүмкіндігін, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететін талаптар сақталуға тиіс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы қол жеткізіледі.

Іс қағаздарын жүргізу саласында қолданылатын мемлекеттік стандарттар.

ҚРСТ 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

Стандарт Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған

Қазақстан Республикасы мемлекеттік стандартындағы құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарға сәйкес ұйымдық-өкімдік құжаттаманың жіктеу жұйесінде ескерілген ұйымдық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және ұйымдық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару, әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің ешеімін бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер, хаттар және басқалар (ілгеріде-құжаттар).

Стандарт:

• Құжаттар деректемелерінің құрамын;

• Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;

• Бланкілерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкілерді дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

Осы стандарттың ережелері:

• Қазақстан Республикасы мемлекеттңк органдары мен ұйымдарында;

• Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және ұйымдастырушылық-құқықтық нысанды, кәсіпорындары мен ұйымдарында соның ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.

Нормативтік сілтемелер.

Осы стандартта келесі стандарттарға сілтемелер қолданылған ҚР СТ 989-96 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар.

МЕМСТ 9327-60 Қағаз бен қағаз бұйымдары. Тұтынушылар форматы.

Бұл стандартта 1037 ҚР СТ – на сәйкес терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Кез келген жеке құжат оны құрастыратын элементтер қатарынан тұрады. Ол элементтер деректемелер (реквизиттер) деп аталады. Олар: құжат түрінің аты, (бұйрық, хаттама т.б), авторы, алушы (адресат), тақырыпша, мәтін, мерзім, қойылатын қол, бұрыштама (қарар ) және т.б. Бұлардың түрлі болуына қарай құжаттарды құрайтын деректемелердің жиынтықтары да әр түрлі болады. Құжатта белгілі тәртіппен орналасқан деректемелер жиынтығы осы құжаттың формулярын құрайды. Құжаттардың нақты түрлеріне арналған мысалы: бұйрық, хаттама, акт т.б. олардың әр қайсының өзіне тиісті типтік формулярлары қалыптасқан түрде жүйеге енгізілген.

Бірізге келтіру мен стандарт негізінде барлық құжаттардың жалпы модельдер қағидасы салынады.

Құжаттардың мұндай графиктік модельдері немесе құрылу схемалары үлгі - формуляр деп аталады.

Мемлекеттік 24.303-80 «Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі техникалық құжаттама жүйесі. Үлгі-формулярға қойылатын талаптар» стандартты негізінде қойылған барлық талаптар мен параметрлерді ескере отырып, стандартты форматта үлгі-формулярлар жобаланады.

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

«Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар».

«Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» СТ РК 1237-2004 атты стандарттар да бар.

Құжат бланкісі – ресми жазба құжат авторын сәйкестендіретін реквизиттер жиынтығы. Бланкі стандартты қағаз парағы бойынша жасалады және онда ауыспалы ақпараттардың орындары көрсетіліп, тұрақты ақпараттары жазылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша құжаттық бланкілердің негізгі форматы: А4 (210*297 мм) және А5 (148*210)болып белгіленген. Осымен қатар А6 (105*148) форматында жасалған бланкілерді пайдалануға болатындығы көрсетілген.

Құжаттық бланкілердің шет жақтарынан қалдырылатын ашық орындары төмендегідей мөлшерде болуға тиіс:

сол жақтан – 20 мм;

оң жақтан – 10 мм;

жоғарыдан – 10 мм;

төменнен – 10 мм.

Құжаттық балнкілер ақ қағаздан немесе ашық түсті қағаздан жасалады. Елтаңба бейнесі салынған бланкілер республиканың тиісті өкілетті мемлекеттік органы белгілеген полиграфиялық көсіпорындарда ғана жасалады.

Құжат реквезиті – ресми құжатты ресімдеуге міндетті элементтердің бірі.

Реквизиттер тұрақты және ауыспалы болып бөлінеді.

Тұрақты реквизиттер құжат бланкісіне баспаханалық тәсілмен түсірілген. Ауыспалы реквизиттер бланкіні толтыру кезінде жазылады.

Ұйымдар мен олардың құрылымдық бөлімшелері үшін және лауазымды тұлғалар үшін құжаттық бланкілердің мынадай түрлері белгіленеді:

1.хат бланкісі;

2.нақты бір құжат түрінің бланкісі.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:

А4 (210*297 мм) – негізгі формат

А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:

А3 (420*297 мм) және А 6.