Іс қағаздарының топтастырылуы

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино–, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атуына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар т.б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск – шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат – құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын.

Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме (реквизит) деп аталады. Құжаттардың міндетті деректемелеріне мыналар жатады:

• ұйымның атауы;

• ұйымның коды;

• құжаттың (хаттардан басқа) атауы;

• тақырыбы;

• құжатты толтыру мерзімі;

• мәтіні;

• бұрыштамасы;

• қойылған қолы т.б.

Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс.

Жалпы іс қағаздары мазмұны мен атқаратын қызметі бойынша шартты түрде жеке адамға қатысты құжаттар, ұйымдық құжаттар, өкімдік құжаттар және ақпараттық – анықтамалық құжаттар болып бөлінеді.

3.Жеке адамға қатысты құжаттар

•Бұл құжаттар жеке адамның басына байлынысты болатын құжаттар:

•Өмірбаян

•Түйіндеме

•Өтініш

•Қолхат

•Сенімхат

•Еңбек кітапшасы

Ұйымдық құжаттар

• Құрылым және штат саны

• Штаттық кесте

• Лауазымдық нұсқаулықтар

• «Қызметкерлер туралы» ереже

• Құрылтай құжаттары (Жарғы, филиал ережелері)

Өкімдік құжаттар

• Бұйрық

• Шешім (Қаулы)

• Өкім

• Нұқсау

Ақпаратты- анықтамалық құжаттар

• Қызметтік хаттар

• Актілер

• Баяндау хат

• Түсініктеме

• Анықтама

• Телефонхат

• Жеделхат

Бір ізге келтіру, стадарттау ұғымы, негіздері

Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.

Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп, олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады