Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметтінің құрылымы

Ұйымда негізгі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруда құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатында құрылымдық бөлімше құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.

Құжаттама қызметінің құрылымы сол ұйым аппаратының құжаттарымен қызмет көрсету бойынша міндеттерін анағұрлым жақсы орындауға бағытталуы тиіс. Құжаттама қызметтінің құрылымын ұйымдастыруда оның бөлімшелер санын аса ұтымды белгілеп алған жөн. Олардың арасындағы ұйымдық байланыстар мүмкіндігінше қарапайым болғаны дұрыс.

Құжаттама қызмет құрылымын айқындайтын факторлардың бары анық.Олар:

•ұйымның атқаратын қызметтері және көлемі (құрылымдық бөлімшелер мен қызметкерлер саны)

•ұйымда іс қағаздарын жүргізу формасы мен іс жүргізулердің жұмыс тәртібінің өзіндік ерекшеліктері;

•құжаттау жүйесі мен құжат айналым көлемі;

•іс қағаздарын жүргізу қызметкерлерінің саны, басқару ісінің нормалары, яғни ұйым басшысына тікелей бағынатын қызметкерлердің ұтымды саны.

Құжаттама қызметін бастық басқарады және ол тікелей ұйым басшысына бағынады.

Құжаттама қызметінің құрамына:

•Құжаттарды есепке алу және тіркеу бөлімшесі;

•Құжаттардың орындалуын бақылау бөлімшесі;

•Құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендіру бөлімшесі;

•Азаматтардың өтініштерін қарау жөніндегі бөлімшелер;

•Ұйымның секретариаты;

•Ведомствалық мұрағаты енеді.

Құжаттама қызметінің жұмысы Басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету қызметі туралы Ережемен реттеледі.Құжаттама қызметі өз жұмысында Қазақстан Республикасы заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерін, Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік құқықтық актілерін, ұйым басшысының өкімдік құжаттары мен нұсқауларын және Басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету қызметі туралы Ережені басшылыққа алады.Құжаттама қызметі басшылығына тиісті сала бойынша жоғары немесе орта арнаулы білімі бар мамандар алынады.

Құжаттама қызметінің өз атауы белгіленген дөңгелек мөрі болады.Қандай ұйым болмасын, оның ішінде комерциялық ұйым да құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және сақталуы қолданыстағы заңамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра түседі.Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын.Бұл іс қазіргі жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр.Бүгінгі ұйымдар, адамдар арасындағы қарым –қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар ендіруді аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.

Іс қағаздары туралы түсінік

Іс қағаздары – адамның күнделікті өмірінде жиі қолданылатын жазу үлгілері. Олар белгілі бір қалыптасқан үлгі бойынша жазылады

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.

Іс-қағаздарының қызметтері:

- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші;

- жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші;

- әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші;

- мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші;

- жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы;

- мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші;

- тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі;

- мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші;

- мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.

Іс қағаздарының сипаттары:

- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда);

- әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда);

- ұйымдастырушылық ( басқару қызметі жүйесінде);

- құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар арасындағы қатынастарда);

- тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік ерекшеліктеріне сай қатынастарда).

- ресмилік ( міндетті түрде заңдық тұрғыда тіркелуінде).

Құжаттау үрдісі элементтері:

•құжаттарды дайындау;

•құжаттарды жолдау, тіркеу

•сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу;

•құжаттарды қолдануға дайындау;

•құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау;

- құжаттарды мұрағат қорына дайындау