Басқару құжаттарының қызметтері

Кез-келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс-әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат орын алған іс –әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді.

Құжат – құжатталған ақпарат. Ақпараттың дәлме-дәлдігін растайтын материалдық жеткізушіде жазылған ақпарат. Құжаттарда ақпараттар әртүрлі әдістермен жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі арқылы.

Құжат басқарма іс-әрекетінің барлық түрдегі нысандармен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыз етеді.

Бір ғана актінің құжаттары ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым, мекемелердің қызметтік іс-әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда да өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің атаулары олардың атқаратын қызметтеріне сәйкес болуы тиіс.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі туралы Ережеде басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі мен хатшы арасындағы өзара қарым-қатынастар нақты белгіленеді.Ереже құжаттама қызметінің мәртебесін қызметкерін, құқықтарын, міндеттер мен жауапкершілігін ғана бекітіп қоймай, құжаттау және құжаттармен қызмет көрсету мәселелері бойынша барлық мүдделі бөлімшелері мен және лауазымды адамдармен өзара қарым-қатынастарын да реттейді.

Құжаттама қызметі негізгі міндеттеріне сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:

•Ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктеуіштерін әзірлейді және жетілдіреді;

•Құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын ала қарауды, тіркеуді, есепке алуды, сақауды, жеткізуді және таратуды жүзеге асырады;

•Кіріс құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдас-тырылады;

•Белгіленген мержімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың орындалу нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді;

•Анықтамалық-бақылау және басқа картотекаларды қалыптастырады және жүргізеді;

•Құжаттарды басуды, көшірмелеуді және жылдам көбейтеді ұйымдастырады;

•Ұйымның ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын әзірлейді және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі;

•Ұйының істер номенклатурасын жасайды, істердің жедел сақталуын және оларды белгіленген тәртіпте ведомствалық мұрағатқа тапсырғанға дейін пайдалануды қатамасыз етеді;

•Құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру, орындаушылық тәртіпті арттыру іс-шараларын әзірлейді;

•Құрылымдық бөлімшелердегі істерді ресімдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асырады, құжаттарды сақтауға және жоюға іріктеу мақсатында олардың құндылығына сараптама ұйымдастырылады;

•Құжаттама қызметі қызметкерлерінің іскерлік біліктілігін арттыруды ұйыдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткізеді.

•Жұмыс орындарын және оларды автоматтандыруды ұйымдастыруды.

Басқарманы құжаттамамен қамтамасыздандыру қазіргі заман талабына сәйкес жаңа жетістіктерге жетіп, ғылыми- техникалық прогреспен бірге дамуда. Байланыс орталары, есептеу және ұйымдастыру техникасының жаңа сапалы түрлерінің пайда болуы, жетілуі, басқармалық органдарда ақпараттық технологиялар арқылы көптеген жақсы нәтижелерге жетуге мүмкіндік туғызып отыр.

Осы уақытқа дейін басқарманы ақпаратты құжаттармен қамтамасыздандыру құжаттарды жасау, сұрастыру, өңдеу, сақтау және оларды іздестіру дәстүрлі әдістеме бойынша қол жұмысымен жүргізілді. Бұл жұмыстарды атқарудың өзі басшылардың, арнайы қызмтекерлердің көптеген уақыттарын алып келді.

Ал бүгінгі таңдағы қол жеткен есептеу техникасы ақпараттарды өңдеудің автоматтандырылған жүйелерінің әртүрлі саласында қызмет көрсетеді. Басқармалық ақпарат автоматтандырылған жүйеге, заңды түрде көркемделген құжат түрінде түседі (ресми) және машиннограммамен немесе машинада оқылатын құжат түрінде жазылады.

Машинограмма деп есептеу техника құралдарымен жазба түрде қағазға түсірілген және белгіленген ретпен ресмделген құжатты айтады