Басқарма іс әрекеттерін құжаттау

Іс қағаздарын жүргізу түсінігі аясында басқару аппаратының басқару функцияларын жүзеге асыру процессі кезіндегі құжаттарды тіркеу және олармен компьютерде құмысты ұйымдастыру кіреді

Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарда ұйымның жан-жақты қызметімен байланысты барлық мәселелер көрініс табады.Ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері қызметін нормативтік жағынан реттейтін негізгі құжат ретінде ереженің ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттар жүйесінде алатын орны ерекше.Меншік нысаны мен ұйымдық- құқықтық нысанына қарамастан қандай ұйымда болмасын іс қағаздарын жүргізуге арнайы құрылған басқаруды құжжаттамамен қамтамасыз ету қызметі жаупты болады.Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету атаулары олардың атқаратын қызметтеріне сәйкес болуы тиіс.

Ұйымның мәртебесі, оның мақсаттары, міндеттері, құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды адамдар саны осыған байланысты болады.Іс жүзінде іс қағаздарын жүргізумен айналысатын бөлімшелерінің атаулары әртүрлі аталады: кеңсе, секретариат, істер басқармасы, жалпы бөлім.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметін құрудың, сондай-ақ жаңа технологияларды қолданудың құжаттарымен жұмыс процестерін жетілдірудің экономикалық тиімділігі әрдайым ескеріле бермейді.Аталған шаралардың жиынтығы тек құжаттама қызметін ұтымды ұйымдастыруға емес, сонымен бірге ұйымда құжаттар бойынша қызмет көрсету сапасын арттыруға қол жеткізуге мүмкіндік береді.Ең бастысы, ұйымның барлық бөлімшелерінің нақты жедел жұмысын қамтамасыз ететін тек дұрыс және сапалы ұйымдағы құжаттама екенін есте ұстаған жөн.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі арнайы жүйе ретінде мемлекеттік басқару аппаратымен бірге қалыптасты. Басқару аппараты атқарған жұмыстарын құжаттап отыруға және өзінің құрамдас бөліктері арқасында "вертикаль" бағытта да, "горизанталь" бағыта да құжатталған ақпараттар алмасуға мүдделі болады. Осымен бірге басқару жүйесінің әрбір тарихи кезеңіне сәйкес іс қағаздарын жүргізу қызметінің сипаты да өзгеріп отырады . Іс қағаздарын жүргізу қызметі басқару жүйесін жазбаша түрде бейнелейді, оны орнықтырады ,әрі сол жүйемен бірге өзгерістерге де түсті. Мемлекеттің әрбір жаңа түрі пайда болған ойын ол өзімен бірге іс қағаздарын жүргізудің жаңа жүйесін де алып келді, не болмаса оны түбегейлі өзгертті.

Іс қағаздарын жүргізудегі бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелері Ұйымдық-өкімдік құжаттардың бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік стандарттар арқылы бекіте түсті. Құжаттардың өз алдына тәуелсіз болып қалыптасуы, оның нарықтық экономикаға негізделген демократиялық құқықтық мемлекет болуға бет алуы іс қағаздарын жүргізу қызметін құжаттамалрды жедел пайдалану мен оларды тарихи-мәдени мақсатта ұзақ уақытта сақтау ісін мемлекеттік деңгейдегі міндеттер қатарына қойды.

Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің қызметі ұйымдастырушылық құжаттардың көмегімен ұйымдастырылады.Ереже-ұйымдастырушылық құжат әрі ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар жүйесі құрамына кіреді.Ұйым қызметінің құқықтық негізін құрайтын да сол.Ұйымдастырушылық -өкімдік құжаттарда ұйымның жан-жақты қызметі мен байланысты барлық мәселелер көрініс табады.Бұл мәселелер мемлекеттік органдар, мекемелер, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды адамдар қызметін ұйымдастыру, басқару мәселесін сонымен бірге ұйымдармен кәсіпорындардың өзара байланыстары мен бірлесіп әрекеттесу және өзге де мәселелерін қамтиды.

Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық процестердің бірде бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды.

Құжаттау-құжаттардың түзілу, орындалу және ресімделу процестерінен тұрады.

Барлық буындардың атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі барша жұмыскерлер қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісі өзге де маңызды қызмет түрлері секілді басшылықтың назар аударуын және бұл істің мәні мен өзіндк ерекшеліктерін түсіне білуді қажет етеді.Кез келген басшы, бір жағынан, өндіріспен қоса оның басқарылуын ұйымдастырушы болып табылады, сондықтан да ол басқаруды құжаттамамен қатамасыз ету ісіне, оны ұйымдастыруға, іс қағаздарын жүргізумен айналысатын персоналдар қызметіне көңіл бөліп отыруға міндетті; екінші жағынан, -басшының өзі де құжаттар бойынша жұмыс жүргізетін, олардың мақсат-міндеттерін айқындап, ондағы шешімдер мен ұсыныстардың орындалу тәртібін белгілейтін іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі субьект ретінде танылады. Яғни басшы статусы оны іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі бір буынға айналдырады. Сондықтан да оның құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісіне біліктілікпен араласа білу үшін қажетті талаптардан толық хабары болуы шарт.Іс қағаздарын жүргізуді мамандар ұйымдастырады, ал жұмыс көлемі көп болған кезде- бүкіл бөлімше (іс басқармасы, жалпы бөлім, кеңсе, хатшылық) жұмылдырылады.

Басқару аппараты қызметіндегі қатынас қағаздары басқару шешімдерін ойластыру,қабылдау және жүзеге асыру ісінің әртүрлі сатысында, анықтамалық және талдау жұмыстарын жүргізу кезінде, іскер байланыстар орнату мен мәмілелер жасау барысында оперативті ақпарат алмасу құралы ретінде қолданылады. Қатынас қағазы, өзге де құжаттар секілді, ақпаратты айқындап, оны тарату мақсатын көздейді. Осымен бірге оның басты функциясы өзара байланыс, қарым-қатынастық қызмет. Соған сәйкес қатынас қағазының негізгі принципі-байланыс құралдарын қолдана отырып ақпарат алмасуды қамтамасыз ету болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізу (басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету) ұғымы заңды тұлғалардың құжаттау мен құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісін ұйымдастыруды қамтамасыз ету мәнінде түсіндіріледі.

Басқару ісіндегі нақты бір жағдайларға арнап қолданылатын хаттар құжаттарға қойылатын жалпы талаптарды (бланкілерге, деректемелердің құрамы мен орналасу ретіне байланысты т.б.) айқындайтын құжат ресімдеудің стандарттары мен ережелері негізінде жасалады. Бұл ережелер "Ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттама"түріне жатады.