Іс қағаздарының қоғам өміріндегі қызметі

Iс қағаздары қоғам өмiрiнде үлкен қызмет атқарады. Iс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсiпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда iс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзi бола алады. Құжаттар фактiлердi, оқиғаларды, қоғам өмiрiнiң құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ қызметiн де атқарады.

Iс қағаздары – басқару қызметiндегi негiзгi сала. Ұйымдар мен мекемелердiң, кәсiпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлi шешiмдер, басқару iстерi, атқарған қызметi iс қағаздарынан айқын көрiнедi. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетiлдiру, оны ұйымдастыру деңгейiн көтеру онда құжаттармен жұмыс iстеудiң қаншалықты ғылыми негiзделгенiне тiкелей байланысты. Iс қағаздарын жүргiзу - басқару процесiнiң ажырамас бөлiгiнiң бiрi болып табылады

Іс қағаздары- басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.

Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі- оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі.

Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдығы іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздарын жүргізу- басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады.Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады.Үкіметінің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.Іс қағаздарын жүргізу- мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, д.әйектелген жүйесі.

Құжаттау дегеніміз- кез келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру.Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сонай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Құжаттаманы басқару – құжаттардың есебін жүргізу, қозғалысы мен сақталуы, олардағы ақпаратты іздестіру мен пайдалануды қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстарды ұйымдастыру.

Құжаттау мен құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері кез-келген ұйымдық-құқықтық нысандағы барлық бірлестіктер, кәсіпорындар , мекемелер мен ұйымдар үшінресми құжаттарды жасауда және олармен жұмыс істеуді ұйымдастыруда міндетті болатын ортақ талаптарды белгілейді

Іс жүргізу терминдері

Іс жүргізу (басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету) - Құжаттама жасауды және құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалардың қызмет саласы;

Мұрағат ісі- Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыруға, мұрағаттарды, мұрағат қорлары мен топтамаларын құруға, олардың сақталуы мен қолданылуын ұйымдастыруға байланысты заңды және жеке тұлғалардың қызмет саласы;

Құжат(құжатталған ақпарат) - толық сәйкестендіруге рұқсат ететін материалдық тасымалдау құралында сақталған ақпарат;

Ұйымдық-өкімдік құжат: Әкімшілік және ұйымдық мәселелердің, сондай-ақ билік органдарының, мекемелердің, кәсіпорындар мен ұйымдардың, олардың бөлімшелері мен лауазымдық тұлғалардың қызметін басқару, өзара әрекеттесу, қамсыздандыру және реттеу мәселелерінің шешілуін белгілейтін жазба құжат түрі;

Құжат деректемесі (реквизиті): Ресми құжатты ресімдеудегі міндетті элемент;

Құжат формуляры: Белгілі бірізділікте орналасқан ресми жазба құжат реквизиттерінің жинағы;

Құжаттың формуляр-үлгісі: Қолданылу саласын, форматын, поля өлшемдерін, конструкциялық кестені құру талаптырн және негізгі реквизиттерді белгілейтін құжат жасау үлгісі;

Құжат бланкісі: Ресми жазба құжат авторының бірдейлендірілетін реквизиттер жинағы;

Құжат айналымы: Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуын аяқтауға немесе жолдануына дейінгі кездегі құжаттар айналымы;

Құжат айналымы көлемі: Ұйымға келіп түскен және онда белгілі кезең ішінде жасалған құжаттар саны;

Құжатты тіркеу: Құжаттың жасалғанын, жолданғанын немесе қабылданғанын белгілейтін нысан бойынша құжат туралы есептік деректерін жазу;

Істер номенклатурасы: Ұйымда түзілетін, сақтау мерзімдері көрсетілген және белгілі тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі;