- •АУдк 930.25 ббк79.3
- •7Содержание
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления 99
- •Управления
- •1.1. Общая характеристика нормативной базы документационного обеспечения
- •1.2. Управление документами. Система управления документами
- •1.3. Документирование информации, документ в управленческой деятельности, оформление документов
- •1.4. Бланки документов, печати организаций {
- •1.5. Унификация и стандартизация в сфере документации. Унифицированные системы документации
- •1.6. Организация документооборота, регистрация и учет документов, контроль исполнения
- •1.7. Организация хранения документов в организации
- •2.1. Положение о службе доу
- •2.2. Должностные инструкции работников службы доу
- •2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •3. Примерное положение о службе документационного обеспечения управлени
- •1. Общие положения
- •2. Структура64
- •3. Задачи
- •4. Функции
- •5. Права
- •6. Ответственность
- •7. Взаимоотношения
- •Зам. Руководителя организации, курирующий подразделение4. Примерные должностные инструкции работников службы доу
- •4.1. Примерная должностная инструкция заведующего
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •Организует повышение квалификации делопроизводственного персонала.
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности Документовед:
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •I. С руководством организации - по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •4.4. Примерная должностная инструкция секретаря руководителя организации
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •4.5. Примерная должностная инструкция секретаря-машинистки
- •1. Общие положения
- •Секретарь-машинистка назначается на должность и - освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению заведующего службой доу.
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Состав управленческих документов. Общие требования
- •2.2. Требования к бланкам управленческих документов
- •В организации используются следующие виды бланков: бланк письма (приложение 2);
- •Бланк письма организации содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; справочные данные об организации;
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •2.3.2. Код организации
- •2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •2.3.5. Наименование организации
- •2.3.6. Справочные данные об организации
- •2.3.7. Наименование вида документа
- •2.3.8. Дата документа
- •2.3.9. Регистрационный номер документа
- •2.3.11. Место составления или издания документа
- •2.3.12. Адресат
- •2.3.13. Гриф утверждения документа
- •2.3.14. Резолюция
- •.Заголовок к тексту
- •Отметка о контроле
- •2.3.17. Текст документа
- •2.3.18. Отметка о наличии приложения (
- •1 Приложение одно, порядковый номер не указывается, зо "приложение" допускается печатать прописными буква- отметку о приложении оформлять центрованным способом, мер:
- •2.3.19. Подпись
- •2.3.20. Гриф согласования документа
- •2.3.21. Виза согласования документа
- •2.3.22. Оттиск печати
- •2.3.24. Отметка об исполнителе
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота организации
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.4. Регистрация и учет поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учет отправляемых документов
- •3.7. Учет объемов документооборота
- •При учете объема документооборота подсчитывается коли- 1 чество входящих, исходящих и внутренних документов организации.
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •5. Формирование документального фонда организации, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной опи- - си дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
- •6.3. Порядок передачи дел в архив организации
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •8.1. Печати и штампы организации
- •8.2. Бланки документов
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад) протокол
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад) выписка из протокола
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад)
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления 99
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •(Название организации)
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
- •133 Передаются вместе с делами службы доу.
- •Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации
- •127 Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
- •121 Поле «Ход исполнения документа» заполняется при выполнении контрольных операций.
4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
На документах, поставленных на контроль, специальным штампом проставляется отметка "Контроль" (п. 2.3.16.).
Для контроля исполнения документов используются РКК, заводимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля.
В контрольной картотеке РКК систематизируются по:
срокам исполнения документов;
исполнителям;
группам (видам) документов (приказы и распоряжения организации, протоколы, договоры и т.д.)
Контрольная картотека имеет два раздела "Контролируемый массив" и "Исполненные документы".53
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в экземпляре карточки, поступающей затем в контрольную картотеку.54
Предварительная проверка и регулирование хода исполне- 1Я документов осуществляется централизованно - службой ДОУ лужбой контроля) организации. Для этого исполнителю, а при на- шии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, юсылаются напоминания о приближении срока исполнения доку- энта (приложение 20).55
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах похождения документа до истечения срока исполнения докумен- )в в следующем порядке:
заданий последующих лет - не реже одного раза в год; - заданий последующих месяцев текущего года - не реже од- эго раза в месяц;
заданий текущего месяца - каждые десять дней и за 3-5 ней до истечения срока исполнения или по запросам. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируют- ч в РКК.
В случае невозможности исполнить документ в срок испол- лтель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивиро- анной письменной просьбой о продлении срока к руководителю груктурного подразделения. Решение о продлении срока испол- ения принимает руководитель, вынесший резолюцию. Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ об измене- ии срока исполнения документа. Сведения об изменении срока сполнения документа вносятся в РКК,
Приостановить исполнение документа, а также отметить го может только организация - автор документа, по внутренним окументам - руководитель или орган управления, принимавший ешение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет уководитель организации или по его поручению служба ДОУ. Документ считается исполненным и снимается с контроля службой ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, за- росов и/или документированного подтверждения их исполнения о существу и сообщения результатов заинтересованным органи- ациям и лицам.
При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам.56
Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководству организации и руководителям подразделений (приложение 21).