Управления

1.1. Общая характеристика нормативной базы документационного обеспечения

Разработка нормативных документов, регламентирующих доку- ментационное обеспечение организации, основывается на законо­дательных, иных нормативных правовых актах Российской Федера­ции в сфере информации, документации, труда, трудовых отноше­ний. Знание и применение этих документов при разработке поло­жения о службе ДОУ, должностных инструкций, инструкции по до- кументационному обеспечению управления обеспечивает высокое качество этих документов и эффективность функционирования са­мой системы документационного обеспечения управления. ₍

Основу нормативной базы ДОУ составляют федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите ин­формации», «Об электронной цифровой подписи», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обра­щений граждан в Российской Федерации», «О коммерческой тай­не» и др., указы Президента Российской Федерации, постановле­ния Правительства Российской Федерации в области информаци­онного и документационного обеспечения, национальные стандар­ты на документы и ряд других нормативных и методических доку­ментов в сфере ДОУ.

Нормативную базу ДОУ составляют:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, ( постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации по вопросам информационного и документационного обеспечения;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управления;

законодательные и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации по различным вопросам документационного обеспечения управления; национальные стандарты на документы, технологии работы с документами и терминологию в сфере ДОУ;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ); унифицированные системы документации (УСД); нормы и нормативы по организации труда и охране труда. Законодательные акты Российской Федерации устанавливают бщие принципы создания, получения, обработки, хранения и ис- ользования информации и документации. Указы и распоряжения 1резидента Российской Федерации, постановления и распоряже- ия Правительства Российской Федерации, нормативные право- ые акты федеральных органов исполнительной власти, как прави- о, разрабатываются в развитие положений, закрепленных в зако- одательных актах Российской Федерации в области информации I документации.

В организациях на основании законодательства Российской Фе­дерации в сфере информации и документации разрабатываются окальные нормативные акты, регламентирующие работу с доку- 1ентами. Основным документом организации, устанавливающим ребования к документам и технологиям их обработки, является 1нструкция по ДОУ.

1.2. Управление документами. Система управления документами

Общие требования к документам и системам управления доку- чентами устанавливает национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 5489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечно- iy и издательскому делу. Управление документами. Общие требо- :ания»,¹ разработанный на основе международного стандарта ISO 5489-1:2001 «Information and documentation. Records management. General».

ГОСТ P ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Ростехрегулиро- ;ания от 12 марта 2007 № 28-ст.

ГОСТ Р ИСО 15487-1-2007 представляет собой аутентичный пе- >евод международного стандарта ИСО 15489:2001 «Информация и !,окументация. Управление документами».²

Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Стандарт рассматривает управление документами как часть сис­темы управления качеством, поэтому стандарт базируется на положениях стандартов ИСО системы менеджмента качества.³

ГОСТ Р ИСО 15487-1 -2007 предназначен для руководителей (ме­неджеров) организаций, специалистов в области управления доку­ментами, информацией и технологиями, сотрудников (персонала) организаций, физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007:

• распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государ­ственной, коммерческой или общественной организацией в про­цессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязан­ность создавать и сохранять документы (далее - организации);

• регулирует процессы управления документами организаций, предназначенными для внутреннего и внешнего использования;

• содержит положения об ответственности, политике, процеду­рах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

• содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружаю­щей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

• содержит рекомендации по проектированию и внедрению сис­тем управления документами.

Стандарт не распространяется на управление архивными доку­ментами в архивных учреждениях.

Понятийная база стандарта включает в себя ряд терминов, отно­сящихся к управлению документами. Среди них:

документ (document, records) - зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или физическим лицом в каче­стве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности;

контроль действий (action tracking) - процесс отслеживания сро- ов совершения действий, а также процесс установления связи тих отдельных действий с деловой деятельностью в целом; обеспечение сохранности (preservation) - процессы и операции о обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности .окументов в течение времени;

отбор и передача (disposition) - процессы реализации управлен- еских решений, зафиксированных в перечнях документов или дру- их инструментах управления документами, и касающихся уничто- :ения документов или передачи их на последующее хранение; перемещение (transfer) - (в отношении места хранения) измене- ие места хранения документа;

передача (transfer) - (в отношении способа хранения) изменение пособа хранения документов, права собственности и (или) ответ- твенности за документы;

отчетность (accountability) - принцип, в соответствии с которым ча- тные лица, организации и общество ответственны за свои действия; уничтожение (destruction) - ликвидация документов без какой- ибо возможности восстановления;

управление документами (records management) - совокупность ланомерных и эффективных действий по созданию, использова- ию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях .оказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами распространяется на практическую де- тельность работников организаций, создающих или использую- дих документы в ходе своей деловой деятельности, обеспечиваю­щих организацию работы с ними. Управление документами в организации включает:

обеспечение единой политики в сфере управления доку- чентами, основанной на применении стандартов;

• распределение ответственности и полномочий по управле- ию документами;

утверждение и применение регламентов работы с докумен- ами и руководящих указаний;

• предоставление ряда услуг, относящихся к управлению до- ументами и использованию документов;

проектирование, внедрение и администрирование специа- изированных систем для управления документами;

интегрирование процессов управления документами в сис- емы и процессы деловой деятельности

.Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соответ­ствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности в организации должны создаваться и сохраняться аутентичные, надеж­ные и пригодные для использования документы. Организации долж­ны обеспечивать сохранность этих документов в целостном виде в те­чение установленного времени. Для этого работа с документами в организации должна основываться на следующих положениях:

разработка перечней документов для каждого процесса де­ловой деятельности и требований к информации, подлежащей включению в документы;

установление формы и структуры создаваемых и включае­мых в систему документов, а также определение того, какие техно­логии для их создания и обработки следует использовать;

установление требований к составу метаданных⁴, их струк­туре и управлению ими; ⁽

установление требований к поиску, использованию и пере­даче документов, а также срокам хранения документов;

разработка принципов систематизации документов с тем, что­бы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

оценка рисков, связанных с отсутствием необходимых офи­циальных документов, отражающих деятельность организации;

обеспечение сохранности документов и доступа к ним в це­лях выполнения требований деловой деятельности и обществен­ных потребностей;

соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;

обеспечение хранения документов в безопасной и защи­щенной среде; {

обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

определение и оценка возможностей повышения эффек­тивности, результативности или качества организационных про­цессов, решений и действий в результате качественного управле­ния документами.

Политика, процедуры и практика управления документами в ор­ганизации должны обеспечить создание документов, обладающих следующими характеристиками:

1_Г Аутентичность. Документ является аутентичным, если он:

• соответствует установленным правилам;

• был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

• был создан или отправлен в то время, которое обозначено в окументе.

Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации олжны внедрить и документально зафиксировать принципы по- итики и процедуры контроля над созданием, получением, пере- ачей, сохранением и отбором документов и тем самым гаранти- овать, что создатели документов уполномочены на это и могут ыть установлены, а документы защищены от несанкционирован- ого дополнения, удаления, изменения, использования и сокры- ля (засекречивания).

2. Достоверность. Достоверным является документ, который пол- о и точно передает содержание деловой деятельности и которому южно доверять в последующих операциях или в последующей де- гельности. Документы должны создаваться во время или сразу же осле операций или ситуаций, к которым они относятся, лицами, остоверно знающими факты, или средствами, обычно используе- ыми в деловой деятельности при проведении данных операций.

3. Целостность. Целостность документа определяется его полно - эй и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен т несанкционированного изменения. Политика и процедуры уп- авления документами должны устанавливать, какие дополнения ли изменения могут быть сделаны в документе после его созда- ия, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут ыть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкцио- ированные изменения, добавления или удаления в документе педует четко фиксировать и контролировать.

Пригодность для использования. Пригодным для использова- ия является документ, место хранения которого известно, кото- ый можно найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспро- зведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или перацией, в результате которой он был создан. Документы долж- ы содержать информацию, необходимую для понимания опера- ий деловой деятельности, в которых эти документы были созданы применялись. Должна быть предоставлена возможность иденти- 'ицировать документ в широком контексте деловой деятельности функций. Связи между документами, фиксирующие последова- зльность действий, должны быть сохранены

.Процессы управления документами, описанные в стандарте включают в себя следующие составляющие (этапы):

1. Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами;

2. Определение сроков хранения документов;

3. Включение документов в систему управления документами;

4. Регистрация;

5. Классификация;

6. Хранение и обращение документов;

7. Доступ к документам;

8. Контроль документооборота;

9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение;

10. Документирование процессов управления документами.

Стратегия управления документами основывается на разработке (

и внедрение в практику работы организации принципов политики, процедур и правил документирования, а также проектирование и внедрение систем управления документами, соответствующих те­кущим потребностями организации и нормативной базе.

Принятая организацией стратегия управления документами в собственной деловой деятельности должна определять, какие до­кументы, когда, как и где должны быть включены в систему управ­ления документами.

Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 устанавливает требования к системам , управления документами. Понятийная база стандарта включает в себя ряд терминов, относящихся к системе управления документа­ми. Среди них:

система управления документами (records system) - информаци­онная система, обеспечивающая сбор документов (включение до­кументов в систему), управление документами и доступ к ним;⁵

доступ (access) - право, возможность, средства для поиска, из­влечения или использования информации;

⁵ Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информацион­ных технологиях и защите и защите информации" определяет понятие "информаци­онная система" как "совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств".

индексирование (indexing) - процесс проставления условных бозначений и составления указателей, служащих для упрощения оступа к документам и (или) информации;

классификация (classification) - систематическая идентификация упорядочение деловой деятельности и (или) документов по кате- эриям в соответствии с логически структурированными условия- 1И, методами и процедурными правилами, представленными в пассификаторе;

конвертирование (conversion) - процесс перемещения докумен- эв с одного носителя на другой или из одного формата в другой; контроль (tracking) - создание, включение в систему управления окументами и сохранение информации о движении и использова- ии документов;

метаданные (metadata) - данные, описывающие контекст, содер- ание, структуру документов и управление ими; миграция (migration) - перемещение документов из одной систе- ы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достовер- эсти документов и их пригодности для использования; регистрация (registration) - присвоение документу уникального центификатора при его вводе в систему.

Система управления документами позволяет создать информа­ционный ресурс о деловой деятельности, который может поддер- ивать последующую деятельность и отдельные решения, а также эеспечивать отчетность организации.

В основе любой системы управления документами лежит сам до- /мент вне зависимости от того, на каком носителе он представ- эн. Документ должен объективно отражать то, что сообщено или эшено, или предпринятое действие. Он должен отвечать потреб- эстям деловой деятельности, к которой он относится, и использо- аться в целях отчетности.

Документ должен содержать или постоянно быть связан с мета- анными, отражающими операции, совершаемые с ним в процес- з деловой деятельности,⁵ при этом:

структура документа, его формат и взаимосвязи между со- гавляющими документ элементами, должны оставаться неизмен- э1ми, не искаженными метаданными

;в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

в метаданных о документе должны быть представлены свя­зи между отдельными документами, составляющими в совокупно­сти единый комплекс документов.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть инкор­порированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется подтверждение осуществле­ния действий.

Включением документов в систему управления документами до­стигаются следующие цели:

• установление взаимосвязей между документом, его автором и ( контекстом создания документа;

• размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

• установление связей с другими документами.

При включении документа в систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоеди­ненные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления до­кументами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а так­же для показа его связей с другими документами.

Стратегия внедрения системы управления документами включает: проектирование системы управления документами; ^

документирование процессов функционирования системы управления документами;

подготовку сотрудников, работающих с документами; конвертирование документов в новую систему управления документами и форматы;

• установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде).

Система управления документами должна:

в соответствии с установленным порядком включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности;

организовывать документы таким образом, чтобы отражать юцессы деловой деятельности автора (исполнителя) документов;

защищать документы от несанкционированного измене- 1я, изъятия или уничтожения;

выступать в качестве основного источника информации о гйствиях, зафиксированных в документах;

обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенно- / вопросу документам и связанным с ними метаданным. Системы управления документами должны поддерживать доку- энты, обладающие характеристиками, рассмотренными выше, а 1ми системы должны обладать следующими характеристиками:

1. Надежность. Любая система, используемая для управления жументами, должна быть способной длительно и эффективно /нкционировать в соответствии с требуемыми процедурами. Показатели надежности системы управления документами долж- »| быть документально зафиксированы путем создания и сохране- 1я документов, регламентирующих порядок работы данной систе- э1. Эти документы должны подтверждать соответствие данной си- емы управления документами критериям, перечисленным выше. Система управления документами должна реагировать на изме- ?ния потребностей деловой деятельности, но любые изменения в ютеме не должны влиять на характеристики документов, вклю- !нных в нее. Аналогично этому, при передаче документов из од- )й системы управления документами в другую, она должна прово- 1ться таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воз- ?йствия на характеристики документов.

2. Целостность. Для предотвращения несанкционированного до- -упа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения системе управления документами должны осуществляться конт- хпьные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верифика- 1я пользователей. Уничтожение документов и ограничение досту- 1 к ним должны быть санкционированы. Такой контроль может ;уществляться внутри самой системы управления документами 1И быть внешним по отношению к системе. В отношении элек- юнных документов, организация должна иметь возможность до- 1зать, что любые системные сбои, обновления программного Зеспечения и ситуации, возникающие при эксплуатации системы, г влияют на качество сохранности документов.

Соответствие. Системы управления документами в организациях хпжны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями

,предъявляемыми текущей деловой деятельностью, регулирующей средой и общественными потребностями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления докумен­тами таким требованиям должно регулярно проверяться, а документы этих проверок должны сохраняться в целях доказательства.

3. Комплексность. Системы управления документами должны ох­ватывать документы, являющиеся результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения.

4. Системность. Документы должны создаваться и сохраняться сис­темно. Системность работ в сфере управления документами достига­ется путем проектирования и применения как системы управления до­кументами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Система управления документами должна иметь точную доку­ментально зафиксированную политику, распределение ответ- ( ственности и формальную методологию управления ею.

В стандарте подробно освящены вопросы, связанные с органи­зационной и методологической сторонами проектирования и вне­дрения систем управления документами.

При проектировании и внедрении системы управления докумен­тами особое значение имеет методология проектирования и вне­дрения, включающая следующие этапы: предварительное обследование; анализ деловой деятельности организации; определение требований к документам; оценка существующих в организации систем;

• обеспечение соблюдения требований к документам; проектирование системы управления документами; внедрение системы управления документами;

• обследование системы управления документами после внедрения.

Приведенная методология не является линейной. Эти задачи мо­гут выполняться на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

Внедрение системы управления документами должно прово­диться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для конкретной ситуации, а также с це­лью интеграции работы этой системы в процессы деловой дея­тельности организации и другие, связанные с ней системы.

)и принятии решений, связанных с проектированием и внедре- м системы управления документами и поддерживаемых ею цессов, следует принимать во внимание необходимость их со- этствия организационным структурам управления, случае прекращения использования системы управления доку­ками или утраты ею легитимности, документы не должны вклю- эСя в эту систему, но находящиеся в ней документы должны ъ доступными.

роцесс прекращения применения системы управления доку­ками должен быть документально зафиксирован, в той мере, в орой это потребуется для сохранения аутентичности, достовер­ен, пригодности для использования и целостности документов, прежнему находящихся в системе.

ажными разделами стандарта являются разделы, устанавлива­ло принципы политики и ответственность в сфере управления сументами. Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 организации пжны сформулировать и документально зафиксировать принци- политики в области управления документами. Целью этой полн­ей должно быть создание и поддержание системы управления гентичными, достоверными и пригодными для использования кументами, способными поддерживать деловую деятельность в нение необходимого периода времени. Организации должны еспечить информирование о проводимой политике и обеспечить применение на всех организационных уровнях. Принципы политики управления документами должны быть при- ты и одобрены на высшем уровне руководства и распространены ■ всей организации. Наряду с этим в организации должна быть ус- новлена ответственность за соблюдение принятой политики. Ответственность и полномочия в области управления документа- л должны быть четко установлены и доведены до сведения всех Прудников организации. Эта ответственность должна быть рас- )еделена между всеми сотрудниками организации: управляющи- и документацией, специалистами смежных информационных юфессий, руководством организации, руководителями структур­ах подразделений, администраторами систем управления доку- ентами и другими лицами, для которых работа с документами содит в их должностные обязанности. Ответственность в области правления документами должна быть отражена в должностных ин- грукциях и иных организационно-распорядительных документах рганизации.

Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями в этой сфере деятельности. Таким образом, стан­дарт значительно повышает как статус руководителя службы ДОУ, так и самой службы ДОУ. Назначение всех ответственных лиц долж­но быть регламентировано распорядительным документом (прика­зом, распоряжением).

Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:

• специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектиро­вание, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуа­тационных характеристик, а также за обучение пользователей уп­равлению документами и применению документных систем в инди­видуальной практической деятельности;

ответственность руководства заключается в поддержке при­менения политики управления документами во всей организации;

администраторы системы управления документами отвеча­ют за то, чтобы вся документация была точной, удобной для вос­приятия и доступной для персонала организации;

• все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для ис­пользования документов, отражающих их деятельность.

В стандарте отмечается, что в процессе планирования и внедре­ния политики и процедур управления документами должны прини­мать участие архивные органы.