- •АУдк 930.25 ббк79.3
- •7Содержание
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления 99
- •Управления
- •1.1. Общая характеристика нормативной базы документационного обеспечения
- •1.2. Управление документами. Система управления документами
- •1.3. Документирование информации, документ в управленческой деятельности, оформление документов
- •1.4. Бланки документов, печати организаций {
- •1.5. Унификация и стандартизация в сфере документации. Унифицированные системы документации
- •1.6. Организация документооборота, регистрация и учет документов, контроль исполнения
- •1.7. Организация хранения документов в организации
- •2.1. Положение о службе доу
- •2.2. Должностные инструкции работников службы доу
- •2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •3. Примерное положение о службе документационного обеспечения управлени
- •1. Общие положения
- •2. Структура64
- •3. Задачи
- •4. Функции
- •5. Права
- •6. Ответственность
- •7. Взаимоотношения
- •Зам. Руководителя организации, курирующий подразделение4. Примерные должностные инструкции работников службы доу
- •4.1. Примерная должностная инструкция заведующего
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •Организует повышение квалификации делопроизводственного персонала.
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности Документовед:
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •I. С руководством организации - по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •4.4. Примерная должностная инструкция секретаря руководителя организации
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •4.5. Примерная должностная инструкция секретаря-машинистки
- •1. Общие положения
- •Секретарь-машинистка назначается на должность и - освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению заведующего службой доу.
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Состав управленческих документов. Общие требования
- •2.2. Требования к бланкам управленческих документов
- •В организации используются следующие виды бланков: бланк письма (приложение 2);
- •Бланк письма организации содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; справочные данные об организации;
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •2.3.2. Код организации
- •2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •2.3.5. Наименование организации
- •2.3.6. Справочные данные об организации
- •2.3.7. Наименование вида документа
- •2.3.8. Дата документа
- •2.3.9. Регистрационный номер документа
- •2.3.11. Место составления или издания документа
- •2.3.12. Адресат
- •2.3.13. Гриф утверждения документа
- •2.3.14. Резолюция
- •.Заголовок к тексту
- •Отметка о контроле
- •2.3.17. Текст документа
- •2.3.18. Отметка о наличии приложения (
- •1 Приложение одно, порядковый номер не указывается, зо "приложение" допускается печатать прописными буква- отметку о приложении оформлять центрованным способом, мер:
- •2.3.19. Подпись
- •2.3.20. Гриф согласования документа
- •2.3.21. Виза согласования документа
- •2.3.22. Оттиск печати
- •2.3.24. Отметка об исполнителе
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота организации
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.4. Регистрация и учет поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учет отправляемых документов
- •3.7. Учет объемов документооборота
- •При учете объема документооборота подсчитывается коли- 1 чество входящих, исходящих и внутренних документов организации.
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •5. Формирование документального фонда организации, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной опи- - си дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
- •6.3. Порядок передачи дел в архив организации
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •8.1. Печати и штампы организации
- •8.2. Бланки документов
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад) протокол
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад) выписка из протокола
- •Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (вниидад)
- •5. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления 99
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •(Название организации)
- •Утверждаю
- •Утверждаю
- •Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
- •133 Передаются вместе с делами службы доу.
- •Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации
- •127 Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
- •121 Поле «Ход исполнения документа» заполняется при выполнении контрольных операций.
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.
Рекомендации
Москв
АУдк 930.25 ббк79.3
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. - 264 с.
Ответственный редактор, доктор ист. наук, профессор М. В. Ларин Составители: канд. ист. наук Янковая В. Ф. (отв. исполнитель),
Белая Т. Г., Бельдова М. В., канд. ист. наук Варламова Л. Н., канд. ист. наук Гавлин М. Л., канд. ист. наук Красавин А. С., доктор ист. наук Сокова А. Н.,
Шишлянникова О. М.
В пособии рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления.
В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ, приводятся примерные: положение о службе ДОУ организации, должностные инструкции работников службы, инструкция по документационному обеспечению организации - разработанные на основе современных нормативных и методических документов в сфере информации и документации.
Издание предназначено для специалистов по документационному обеспечению организаций, специалистов в области информационных технологий, слушателей курсов повышения квалификации и переподготовки в области документационного обеспечения, учащихся образовательных учреждений, а также всех, кто интересуется вопросами документационного обеспечения управления.
ISBN 978-5-87449-071-X
© ВНИИДАД, 200
7Содержание
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. 1
Рекомендации 1
Среди перечисленных документов инструкция по ДОУ играет осо- 2нно важную роль, поскольку этим документом пользуются не )лько, и даже не столько работники службы ДОУ, сколько те специ- шсты, которые работают в структурных подразделениях организа- чи и непосредственно готовят проекты документов, исполняют до- 'менты, ведут справочную и аналитическую работу по документам. Разработка нормативных документов по ДОУ - одна из функций 1ужбы ДОУ. В крупных организациях в составе службы ДОУ созда- "ся специальное подразделение, отвечающее за совершенство- жие форм и методов работы с документами, в том числе занима- щееся разработкой инструкции по ДОУ, положений о подразде- зниях, должностных инструкций, номенклатуры дел и др. доку- ентов. В организациях, не имеющих такого подразделения в со- _аве службы ДОУ, эту работу выполняют наиболее квалифициро- 1нные специалисты службы ДОУ. Разработка нормативных доку- ентов по ДОУ ведется на основе законодательных и иных норма- 1вных правовых актов Российской Федерации в сфере информа- л\л, документации, труда, трудовых отношений. Данные рекомендации предназначены для специалистов служб ОУ, занимающихся разработкой нормативных документов в сфе- э документационного обеспечения управления. Предлагаемое издание состоит из пяти разделов, введения и за- шчения. В 1 -ом разделе Рекомендаций дается анализ современ- э1х законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере нформации и документации. 2-й раздел содержит методические атериалы по разработке нормативных документов по ДОУ: поло- ения о службе ДОУ, должностных инструкций работников службы ОУ и инструкции по ДОУ. Разделы 3-й и 4-й Рекомендаций содер- ат примерное положение о службе ДОУ организации и пример- ые должностные инструкции работников службы ДОУ. В 5-ом раз- еле Рекомендаций дается примерная Инструкция по документа- ионному обеспечению организации, разработанная на основе со- ременных нормативных и методических документов в сфере ДОУ. Данное издание предназначено для специалистов по документаци- нному обеспечению организаций, независимо от их организацион- D-правовой формы и характера деятельности, специалистов в обла- ги информационных технологий, слушателей курсов повышения ква- ификации и переподготовки в области документационного обеспе- эния, учащихся образовательных учреждений, а также всех, кто инте- есуется вопросами документационного обеспечения управления.1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 6
УПРАВЛЕНИЯ 6
Порядок работы с документами ограниченного доступа, как пра- то, регулируется не Инструкцией по делопроизводству, а специ- |ьными нормативными документами - правилами, инструкциями, )ложениями. В крупных организациях за работу с документами раниченного доступа, как правило, отвечает специализирован- >е подразделение - служба информационной безопасности, в не- )льших организациях ответственность за организацию конфи- знциального документооборота может лежать на службе ДОУ.2. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ 54
Зам. руководителя организации, курирующий подразделение4. ПРИМЕРНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ 76