3. Стратегия оптимизация автоматизации деятельности

ООО «Эстэл-Инфо»

Для перспективного развития ООО «Эстэл-Инфо» на рынке необходимо разработать и реализовать мероприятия по совершенствованию методической поддержки процедуры информационного менеджмента на ООО «Эстэл-Инфо». Актуальность проекта разработки пакета нормативно-методической документации (НМД), регламентирующей деятельность ИТ-подразделений ООО «Эстэл-Инфо» определена, с одной стороны задачами, которые ставит «Эстэл-Инфо» по повышению эффективности основной деятельности, совершенствованию корпоративного управления и повышению прозрачности финансово-хозяйственной деятельности, а с другой стороны, отсутствием в настоящий момент должной системы оценки потребностей «Эстэл-Инфо» в информационных технологиях, оценки вклада деятельности ИТ-подразделения в удовлетворение этих потребностей и достижение целей предприятия. Предпосылками к активизации работ по оптимизации и формализации деятельности ИТ-подразделений в ООО «Эстэл-Инфо» является, также, усиливающееся понимание того, что существующее положение дел в этой области и наблюдающиеся тенденции ее развития не могут считаться соответствующими интересам ООО «Эстэл-Инфо», которые связаны, прежде всего, с оптимизацией бизнес-процессов, с четким разделением обязанностей между сотрудниками, усилением рыночных позиций предприятия.

Компании следует привести бизнес-процессы, нуждающиеся в совершенствовании, в соответствие с основными стратегическими целями компании и особое внимание уделить

Таким образом, миссию ИТ можно сформулировать следующим образом:

Цели ИТ-подразделения можно определить следующим образом:

1.Улучшение качественных показателей деятельности функциональных подразделений «Эстэл-Инфо» - участников ключевых бизнес-процессов за счет предоставления им необходимой информационной поддержки.

2. Улучшение показателей собственной деятельности ИТ-подразделений по созданию и обеспечению функционирования ИТ-инфраструктуры, обеспечивающей необходимую информационную поддержку функциональным подразделениям «Эстэл-Инфо». ИТ-подразделение вносит свой вклад в решение задач «Эстэл-Инфо», повышая эффективность, надежность и прозрачность ее деятельности, обеспечивая необходимую информационную поддержку ключевых бизнес-процессов всех функциональных подразделений компании в соответствии с лучшими мировыми практиками. Реализация миссии ИТ неразрывно связана с созданием оптимальной ИТ-архитектуры (логике организации данных и информационных потоков), максимально полно соответствующей интересам организации. В настоящее время, используемые хранилища информации разных типов и на различных носителях находятся в ведении различных подразделений, что приводит к дублированию, снижению достоверности, необходимости синхронизации содержащейся в них информации и к усложнению и удорожанию организации информационного обмена между ними и пользователями из заинтересованных подразделений.

Совершенствование ИТ-архитектуры должно идти по пути оптимизации структур информационных хранилищ и связей между ними и источниками и потребителями информации в соответствии с интересами «Эстэл-Инфо», что может входить в противоречие с интересами нынешних владельцев информационных ресурсов и вызывать сопротивление изменениям с их стороны. Для преодоления этого сопротивление понадобится административная поддержка, как в форме официального подтверждения высокого статуса ИТ-подразделения и приоритетности осуществляемых им проектов, направленных на решение задач совершенствования деятельности «Эстэл-Инфо», так и в форме изменений подходов к мотивации руководителей, обеспечивающей их заинтересованность в поддержке ИТ-проектов. Основная цель в перспективе - улучшение бизнес-процессов в «Эстэл-Инфо» с целю достижения максимально возможной эффективности работы организации и в частности ее нового отдела. Предлагаемая концепция методической поддержки улучшения бизнес-процессов организации основывается на разработке пакета нормативно-методической документации, которая должна обеспечить практическое осуществление эффективного управления ИТ-подразделением и информационными системами ООО «Эстэл-Инфо», согласованное с целями основного бизнеса и позволить количественно и качественно оценивать и повышать результативность и эффективность управления. Настоящий документ обосновывает и описывает базовые принципы формирования состава, содержания и способов создания пакета нормативно-методической документации, необходимой для организации деятельности ИТ-подразделения ООО «Эстэл-Инфо» в соответствии с лучшими мировыми практиками и требованиями государственных, корпоративных и отраслевых стандартов с целью обеспечения максимального соответствия ИТ-процессов и их результатов актуальным целям и задачам ООО «Эстэл-Инфо»

Для подготовки данного документа и для последующей разработки пакета нормативно-методической документации, в качестве основополагающих используются следующие нормативные документы: CobiT 4.0, IT Governance Institute. IT Service Management. itSMF-International. Концепция информационной безопасности ООО «Эстэл-Инфо» Концепция информационной безопасности ООО «Эстэл-Инфо» ГОСТ 6.3890 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

При разработке отдельных нормативно-методических документов будут применяться нормативы, стандарты и практики из расширенного списка.

Положения и выводы данного документа не должны восприниматься как окончательные, но должны быть использованы в качестве основы, служащей для создания системы управления ИТ-подразделениями в соответствии с интересами ООО «Эстэл-Инфо», в которую закладываются принципы дальнейшего самосовершенствования в соответствии с результатами мониторинга и анализа изменений окружения и результатов собственной деятельности. Для определения наиболее срочных задач и наилучшего учета основных причинно-следственных связей между ними, обращаемся к методологии Сбалансированных показателей (BSC), предварительные результаты применения которой проиллюстрированы на Рисунке 1.

Рис. 1. Цели и процессы в свете подходов BSC

Как видно, непосредственное влияние на достижение Цели 1 оказывает наличие и должное функционирование двух групп ИТ-процессов:

- Согласование планов ИТ-развития с планами деятельности функциональных подразделений и организация работ по реализации этих планов.

- Организация эксплуатации и поддержки ИТ-решений и услуг.

При этом вторая группа в значительной мере зависит от результатов работы первой.

Наличие и качество остальных ИТ-процессов оказывает прямое влияние лишь на достижение Цели 2. Целью формирования пакета нормативно-методической документации (НМД) является установление общих правил деятельности ИТ-подразделения, обеспечивающих единую нормативную и методическую основу для эффективного взаимодействия специалистов ИТ-подразделения, функциональных подразделений ООО «Эстэл-Инфо» и внешних подрядчиков в процессе создания, внедрения, эксплуатации и сопровождения ИТ, как по организационным, так и техническим вопросам. Следование требованиям НМД позволит создавать информационные системы, отличающиеся высоким качеством информационной поддержки бизнес-процессов организации, хорошей сопровождаемостью, соответствием требованиям и интересам ООО «Эстэл-Инфо», а также, низкими эксплуатационными затратами.

Концепция пакета НМД, основанной на современных международных и отечественных стандартах, должна учитывать необходимость совместного рассмотрения жизненных циклов Компании и ее информационных систем с учетом отработки как управленческих, так и технических вопросов комплексных проектов, выполняемых совместно несколькими функциональными подразделениями.

Пакет НМД должен представлять собой комплекс документов, определяющих:

- Состав и структуру процессов выполнения задач ИТ-подразделения (см. Цели и задачи ИТ-подразделения);

-Принципы и методические основы, определяющие содержание и характеристики процессов ИТ-подразделений, а также, критерии и метрики их оценки;

- Средства, обеспечивающих реализацию принципов и методов в процессе выполнения задач ИТ-подразделения.

Пакет НМД логически состоит из двух групп документов:

1.Процессные регламенты - документы, регламентирующие реализацию каждого из бизнес-процессов ИТ-подразделения: положения о процессах и функциях.

2.Структурные регламенты – документы, описывающие организационную структуру ИТ-подразделения, обеспечивающую реализацию регламентированных бизнес-процессов и закрепляющую обязанности по их исполнению (фрагмента или целиком) за конкретными организационными единицами: положения об отделах, должностные инструкции.

Процессные регламенты ИТ-подразделения должны включать такие разделы, как:

1. Название регламентируемого ИТ-процесса;

2. Место и роль ИТ-процесса в структуре процессов ИТ-подразделения;

3. Взаимосвязи с бизнес и другими ИТ-процессам;

4. Цели и ожидаемые результаты исполнения ИТ-процесса;

5. Описание основных принципов функционирования ИТ-процесса;

6.Ссылки на первоисточники использованных при разработке ИТ-процесса методологий;

7.Референтная (текстовая и графическая, в принятой нотации, например IDEF3) модель ИТ-процесса;

8. Методы и метрики, используемые для оценки, результативности, эффективности, согласованности, безопасности, доступности, соответствия, надежности ИТ-процесса;

9. Средства реализации ИТ-процесса: тексты приказов, распоряжений руководств, описаний стандартов, инструкций, шаблонов подробно описывающие распределение обязанностей и порядок действий по исполнению ИТ-процесса или ссылки на документы, содержащие эти тексты и являющиеся неотъемлемой частью настоящего пакета НМД;

10. Описание инструментальных средств, применяемых для исполнения ИТ-процесса и порядка их использования;

11. Порядок внесения изменений в регламент данного ИТ-процесса.

Структурные регламенты должны включать разделы, описывающие:

1. Подчиненность описываемой структуры

2. Руководителей и ответственных за деятельность структуры

3. Ссылки на другие релевантные руководящие, регламентирующие и методические документы.

4. Состав функций, осуществляемых структурной единицей

5. Подробное описание функций

6. Описание порядка взаимодействия с другими структурными единицами

7. Референтная (текстовая и графическая, в принятой нотации, например IDEF0) модель функций структурной единицы.

8. Методы и метрики, используемые для оценки, результативности и эффективности деятельности.

9. Перечень ресурсов и инструментальных средств, применяемых в процессе деятельности структурной единицы.

10. Порядок внесения изменений в данный структурный регламент

В идеале, следует вначале создать описания всех ИТ-процессов, а затем, описания всех организационных структур, осуществляющих их. Но, по причине того, что высоки неопределенности и риски последствий внедрения новых или претерпевших сильные изменения существующих процессов, предлагается разрабатывать новые регламенты и создавать (вносить коррективы в ) должностные инструкции шаг за шагом, постепенно внедряя их в практику, анализируя результаты и внося коррективы как в уже внедренные элементы, так и во вновь разрабатываемые.

Процессные регламенты, в большей степени разрабатываются «с нуля». Структурные регламенты, в основном, инкрементно дорабатываются, путем внесения изменений, в соответствии с требованиями процессных регламентов и решениями о распределении обязанностей и ответственности. Предварительный перечень нормативно-методических документов, предлагаемых к разработке приводится в Таблице (Приложение 2). Принципы и методические основы, определяющие содержание и характеристики процессов ИТ-подразделений, а также, критерии и метрики их оценки могут быть разработаны в соответствии с потребностями задач ИТ-подразделения методом выбора наиболее адекватных практик, изложенных в нижеприведенных стандартах и их адаптации к реальным условиям деятельности ООО «Эстэл-Инфо» (Таблица). (Приложение 3)

Распределение обязанностей и ответственности участников разработки НМД со стороны предприятия должно быть произведено с учетом следующих факторов, выявленных в процессе предварительного исследования:

- Ограниченность человеческих ресурсов ИТ-подразделения и их высокая занятость текущими работами

-Высокий уровень квалификации персонала в областях специализированной деятельности ИТ-подразделения

- Недостаточная квалификация имеющегося персонала в сфере методических разработок

-Недостаточность формализованных коммуникаций между ИТ и функциональными подразделениями

-Недостаточный опыт управления деятельностью ИТ-подразделения «по целям», значимым для функциональных подразделений – клиентов

В таких условиях целесообразно:

- В качестве основного заказчика работ по разработке пакета НМД рассматривать руководителя ООО «Эстэл-Инфо», являющегося прямым начальником руководителя ИТ-подразделения (Главный инженер, а в идеале – совет директоров), что соответствует лучшим практикам (никто не должен определять цели и ставить задачи сам-себе)

- Поручить разработку пакета НМД внешней организации, имеющей опыт подобных работ

-Руководителю ИТ-подразделения принять на себя общую координацию работ, ответственность за приемку разработанного пакета НМД и внедрение положений документов НМД в подчиненных ему подразделениях

- Организацию взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами (в первую очередь функциональными подразделениями – клиентами) с целью максимального учета их интересов в процессе разработки пакета НМД, поручить компетентному сотруднику ИТ-подразделения, наделив его соответствующими полномочиями.

- Разработку пакета НМД вести поэтапно, группируя регламентируемые ИТ-процессы в логически-связанные структуры и начиная с методической проработки наиболее важных и основополагающих процессов (Процессы первой и второй очереди, но окончательный перечень и группировка требует отдельного согласования)

- Каждый этап работ по разработке пакета НМД должен завершатся апробацией на практике предлагаемых методик и оценкой полученных результатов всеми заинтересованными сторонами (в первую очередь функциональными подразделениями – клиентами и основным заказчиком работ)

- Переход к следующему этапу работ должен осуществляться только после получения позитивной оценки результатов предыдущего этапа всеми заинтересованными сторонами.

- Назначенные и заинтересованные сотрудники функциональных и ИТ-подразделений должны принимать активное участие в анализе и критике предоставляемых разработчиком пакета НМД промежуточных результатов работ и в дальнейшей апробации результатов на практике.